Förutsättningar för att ta ut kontrollavgift

Reglerna om personalliggare har utvidgats till att omfatta ytterligare branscher. Utöver byggbranschen omfattas från och med den 1 juli 2018:

• restaurangverksamhet
• fordonsserviceverksamhet
• livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet
• kropps- och skönhetsvårdsverksamhet
• tvätteriverksamhet.

Vidare har reglerna ändrats om vilka personer som ska antecknas som verksamma i personalliggaren.

När ska Skatteverket ta ut en kontrollavgift?

Företag ska föra en personalliggare om de bedriver restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet (39 kap. 11 § SFL). Detsamma gäller den som bedriver byggverksamhet på en byggarbetsplats där byggherren har tillhandahållit utrustning för att föra en elektronisk personalliggare (39 kap. 11 a § SFL). I personalliggaren ska företaget dokumentera identifikationsuppgifter för näringsidkaren och för de personer som är verksamma i näringsverksamheten. En byggherre ska tillhandahålla utrustning för elektronisk personalliggare till företag som bedriver byggverksamhet på en byggarbetsplats (39 kap 11 b § SFL). Byggherren kan ibland överlåta skyldigheten att tillhandahålla utrustning (39 kap. 11 c § SFL). Den som ska tillhandahålla utrustning, d.v.s. normalt byggherren, ska anmäla sig för registrering hos Skatteverket innan byggverksamheten påbörjas (7 kap. 2 a § SFL).

Det finns vissa undantag från skyldigheterna i föregående stycke. Bl.a. behöver personalliggare inte föras om bara ägaren eller dennes närstående är verksamma i restaurangverksamheten, fordonsserviceverksamheten, livsmedels- och tobaksgrossistverksamheten, kropps- och skönhetsvårdsverksamheten eller tvätteriverksamheten. Detta undantag gäller inte för personalliggare i byggbranschen. För personalliggare i byggbranschen finns undantag för mindre arbeten och för vissa fysiska personer.

I 9 kap. 5 § SFF finns bestämmelser om vilka uppgifter en personalliggare ska innehålla. Skatteverket har meddelat föreskrifter om hur personalliggaren ska föras (SKVFS 2015:06 och SKVFS 2018:6).

Skatteverket ska ta ut en kontrollavgift om verket vid ett kontrollbesök finner att den som är skyldig att dokumentera identifikationsuppgifter i en personalliggare eller tillhandahålla utrustning för elektronisk personalliggare

• inte fullgör sin skyldighet
• inte håller personalliggaren tillgänglig i verksamhetslokalen eller på byggarbetsplatsen
• inte har lämnat uppgift om när byggverksamheten ska påbörjas och var den ska bedrivas (50 kap. 3 § SFL).

Skatteverket har bevisbördan för att grundförutsättningarna för att ta ut en kontrollavgift är uppfyllda. Skatteverket ska alltså kunna visa att det är mycket sannolikt att företaget inte har fullgjort skyldigheten att föra personalliggare, tillhandahålla utrustning, hålla personalliggaren tillgänglig för Skatteverket eller lämna uppgifter om byggarbetsplatsen. Det finns inga krav på att dessa brister ska ha skett uppsåtligen eller av oaktsamhet för att Skatteverket ska kunna ta ut en kontrollavgift.

Skatteverket får bara ta ut kontrollavgifter för brister som verket konstaterar vid ett kontrollbesök. Det betyder att Skatteverket inte kan ta ut någon kontrollavgift för brister som framkommer vid en skatterevision eller en skrivbordsutredning.

Företag som saknar personalliggare

Om ett företag inte har någon personalliggare ska Skatteverket ta ut en kontrollavgift med 12 500 kr.

Den som bedriver byggverksamhet (entreprenören) är bara skyldig att föra personalliggare om byggherren har tillhandahållit utrustning för en elektronisk personalliggare. Om byggherren inte har gjort detta kan Skatteverket alltså inte ta ut kontrollavgift av entreprenören. Om byggherren har tillhandahållit utrustning ska entreprenören föra en elektronisk personalliggare i den av byggherren tillhandahållna utrustningen. Om liggaren förs på något annat sätt kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift med 12 500 kr.

Personalliggaren får inte vara bristfällig.

Skatteverket ska ta ut en kontrollavgift med 12 500 kr om personalliggaren är så bristfällig att den inte kan ligga till grund för en kontroll. Så är fallet om personalliggaren inte har fyllts i under dagen. Samma sak gäller om de angivna personerna är så bristfälligt antecknade att det inte går att kontrollera vilka de är eller om de antecknade personuppgifterna är felaktiga eller påhittade.

Skyldigheten att föra en personalliggare kan anses fullgjord även om personalliggaren innehåller vissa brister. Då ska Skatteverket inte ta ut någon kontrollavgift med 12 500 kr. Det avgörande är om personalliggaren kan ligga till grund för en kontroll eller inte. När det t.ex. saknas identifikationsuppgifter om näringsidkaren är det en brist. Om det i det enskilda fallet inte råder någon tvekan om att personalliggaren tillhör näringsidkaren ifråga saknar denna brist betydelse för kontrollen. Bristen ska då inte medföra någon kontrollavgift.

Om det i personalliggaren finns åtminstone en person antecknad på dagen för kontrollbesöket är det tillräckligt för att den ska kunna ligga till grund för kontroll. Skyldigheten att föra personalliggare får då anses fullgjord även om det finns verksamma personer som inte är antecknade i personalliggaren. Skatteverket ska då inte ta ut någon kontrollavgift med 12 500 kr. Skatteverket ska dock ta ut en kontrollavgift med 2 500 kr för varje person som vid kontrollen är verksam och inte är dokumenterad i en tillgänglig personalliggare. Kontrollavgiften på 2 500 kr förutsätter alltså inte att en kontrollavgift på 12 500 kr tas ut vid samma tillfälle.

Personalliggaren får föras manuellt eller elektroniskt i restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet. Om en manuell och en elektronisk personalliggare förs samtidigt och bara en av personalliggarna är så bristfällig att den inte kan ligga till grund för kontroll, är det inte tillräckligt för att ta ut en kontrollavgift på 12 500 kr.

Personalliggaren måste bevaras

Skyldigheten att föra en personalliggare innefattar ett krav på att bevara de dokumenterade uppgifterna under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret har gått ut (9 kap. 5 § SFF). Om uppgifterna inte bevarats ska Skatteverket ta ut en kontrollavgift (50 kap. 3 § 1 SFL).

Kontrollavgift för brister i bevarade uppgifter

I förarbetena sägs att skyldigheten att föra en personalliggare innefattar ett krav på att bevara de dokumenterade uppgifterna. Det står också att Skatteverket ska kontrollera de aktuella uppgifterna och ta ut en kontrollavgift om uppgifterna är så ofullständiga eller felaktiga att skyldigheten att föra personalliggare inte kan anses fullgjord (prop. 2010/11:165 s. 959).

Av uttalandet framgår det alltså att Skatteverket får kontrollera hela personalliggaren, d.v.s. även uppgifterna före den dag kontrollbesöket genomförs. Om Skatteverket då konstaterar så omfattande brister att personalliggaren inte är förd, kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift.

Personalliggaren ska hållas tillgänglig

Den som bedriver restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet ska hålla personalliggaren tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen. Det innebär bl.a. att om ett företag har två verksamhetslokaler som inte ligger i anslutning till varandra, så ska det finnas en personalliggare i varje lokal.

Byggherren ska hålla den samlade personalliggaren tillgänglig för Skatteverket på byggarbetsplatsen.

Den som bedriver byggverksamhet (entreprenören) ska hålla sin personalliggare tillgänglig för Skatteverket på byggarbetsplatsen.

Undantag vid vitesföreläggande

Skatteverket får inte ta ut någon kontrollavgift för en överträdelse som omfattas av ett vitesföreläggande (50 kap. 5 § SFL). Skatteverket ska alltså inte ta ut någon kontrollavgift om verket har vitesförelagt ett företag att t.ex. föra personalliggare, och Skatteverket vid ett kontrollbesök konstaterar att företaget inte har följt föreläggandet. Skatteverket kan däremot förelägga ett företag med vite att föra en personalliggare efter att företaget har fått en kontrollavgift för att det inte har fört en personalliggare (jfr prop. 2006/07:105 s. 60).

Kontrollavgiftens storlek

Kontrollavgiften är 12 500 kr för varje kontrolltillfälle och 2 500 kr för varje person som vid kontrollen är verksam utan att vara dokumenterad i en tillgänglig personalliggare. Vid underlåtenhet att lämna uppgifter till Skatteverket om en byggarbetsplats är kontrollavgiften 25 000 kr (50 kap. 4 § SFL ).

Även om Skatteverket vid ett kontrolltillfälle konstaterar flera brister hos samma företag kan bara en kontrollavgift om 12 500 kr tas ut. Skatteverket kan dock ta ut en kontrollavgift med 25 000 kr + 12 500 kr av en byggherre som inte har anmält byggarbetsplatsen och t.ex. inte har hållit den samlade personalliggaren tillgänglig. Skatteverket kan också ta ut en kontrollavgift med 12 500 kr av flera företag vid ett kontrolltillfälle, t.ex. om Skatteverket vid kontroll på en byggarbetsplats upptäcker brister hos flera entreprenörer.

Kontrollavgiften på 2 500 kr för varje verksam person som inte är dokumenterad ska tas ut även om det, på grund av att personalliggaren inte är tillgänglig, inte är möjligt att kontrollera om de är dokumenterade eller inte (prop. 2005/06:169 s. 51). På en byggarbetsplats är det dock bara den som bedriver byggverksamhet och som är ansvarig för en där verksam person som Skatteverket får ta ut kontrollavgift på 2 500 kr av.

Det finns huvudsakligen tre situationer när en kontrollavgift med 2 500 kr kan komma ifråga:

• En verksam person är överhuvudtaget inte antecknad i personalliggaren.
• En verksam person är antecknad i personalliggaren, men det saknas en angivelse för när personen påbörjade sitt arbetspass.
• En verksam person är antecknad i personalliggaren, men har enligt personalliggaren redan avslutat sitt arbetspass.

Förhöjd avgift

Om Skatteverket tidigare har tagit ut en kontrollavgift och en ny kontrollavgift ska tas ut för en överträdelse som har inträffat inom ett år från den dag då Skatteverket meddelade beslutet om kontrollavgift, ska avgiften vara 25 000 kr i stället för 12 500 kr (50 kap. 4 § andra stycket SFL). Det gäller oberoende av om överträdelsen avser samma brist eller om det är fråga om nya brister.

Den förhöjda avgiften förutsätter inte att Skatteverket tidigare har beslutat om en kontrollavgift på 12 500 kr enligt 50 kap. 4 § första stycket 1 SFL. Skatteverket ska således ta ut en förhöjd avgift även om den första kontrollavgiften är på 2 500 kr (50 kap 4 § första stycket 2 SFL) på grund av att en verksam person inte har varit dokumenterad i en tillgänglig personalliggare och Skatteverket vid ett senare kontrollbesök upptäcker att företaget inte har någon personalliggare. Däremot blir det aldrig en förhöjd avgift om den första kontrollavgiften gäller underlåtelse att anmäla en byggarbetsplats (50 kap. 3 § 3 SFL).

Det är bara avgiften på 12 500 kr som kan bli förhöjd. Det innebär att en förhöjd avgift inte kan komma ifråga om den första kontrollavgiften gäller att företaget saknar personalliggare (12 500 kr) och den andra kontrollavgiften gäller att en verksam person inte är dokumenterad i personalliggaren (2 500 kr) eller att en byggherre inte har anmält en byggarbetsplats (25 000 kr).

Kammarrätten har i en dom kommit fram till att en förhöjd kontrollavgift ska tas ut av ett aktiebolag när den första överträdelsen skedde i en restaurangverksamhet och den andra överträdelsen i en hotellverksamhet som bedrevs på en annan plats. Det var aktiebolaget som drev båda verksamheterna. Att de olika verksamheterna ska bedömas var för sig när det gäller skyldigheten att använda kassaregister saknar betydelse (KRNS 2016-12-07, mål nr 3067-16). Skatteverket delar kammarrättens bedömning. Om förhöjd kontrollavgift vid upprepade överträdelser ska tas ut beror alltså på om det är samma företag som bedrivit verksamheterna oavsett om det är olika verksamhetsgrenar eller olika verksamhetsplatser.

Skälig tid att avhjälpa en brist

Om Skatteverket har tagit ut en kontrollavgift får verket inte ta ut en ny kontrollavgift för samma brist innan företaget har fått skälig tid på sig att åtgärda bristen (50 kap. 6 § SFL). Företaget är givetvis skyldigt att följa reglerna även efter det att Skatteverket tagit ut en kontrollavgift, men ska ges skälig tid att åtgärda bristen.

Det innebär följande om Skatteverket upptäcker brister vid två olika kontrollbesök. Om det gäller samma brist kan kontrollavgift för båda bristerna bara tas ut om Skatteverket vid det andra kontrollbesöket har fattat beslut med anledning av det första kontrollbesöket och näringsidkaren haft skälig tid på sig att åtgärda felet. Gäller det olika brister finns det däremot enligt lagtexten inget hinder mot att ta ut en kontrollavgift för båda bristerna oavsett om det finns något beslut beträffande den först konstaterade bristen. Normalt fattar Skatteverket dock beslut med anledning av ett kontrollbesök innan ett nytt kontrollbesök görs.

När det gäller skyldigheten att föra personalliggare m.m. för byggverksamhet är den starkt kopplad till byggarbetsplatsen. Någon motsvarande koppling till verksamhetslokalen finns inte för restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet. Begränsningen för att ta ut ytterligare en kontrollavgift inom byggbranschen ska därför kopplas till den enskilda byggarbetsplatsen.

Det innebär att om Skatteverket vid två olika kontrollbesök på olika byggarbetsplatser upptäcker samma eller samma typ av fel hos samma näringsidkare kan två kontrollavgifter tas ut även om det andra felet upptäcks innan Skatteverket har fattat beslut om den första överträdelsen. Begränsningen att ta ut flera kontrollavgifter för samma typ av fel av samma näringsidkare gäller inom byggbranschen alltså endast för överträdelser på samma byggarbetsplats.

Hur lång tid som ska anses skälig beror på vilka åtgärder företaget ska vidta efter Skatteverkets beslut. En personalliggare för restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet kan beställas från Skatteverket, och skälig tid för att skaffa en personalliggare bör därför bedömas utifrån den tid det tar för Skatteverket att leverera en sådan.

Kravet att göra korrekta och fullständiga anteckningar för den som har en personalliggare, och att hålla denna tillgänglig kan i princip uppfyllas omgående efter Skatteverkets beslut. Om bristen är att företaget inte har bevarat uppgifterna behövs inte heller någon längre tid för att vidta rättelse. Det handlar ju om att för framtiden följa kravet på bevarande och inte att rekonstruera tidigare uppgifter.

När ska Skatteverket meddela beslut?

Skatteverket ska meddela ett beslut om kontrollavgift inom två år från den dag då verket meddelade beslutet om kontrollbesök (52 kap. 9 § SFL). Kontrollavgift får inte beslutas för en person som har avlidit (52 kap. 10 § SFL)