Dokumentation av uppgifter

Vad är Skatteverkets skyldighet?

Skatteverket är skyldigt att snarast dokumentera alla uppgifter som verket inte har fått skriftligt och som kan ha betydelse för ett beslut i ett ärende. Det är fråga om uppgifter som Skatteverket har fått ”på annat sätt än genom en handling” (27 § FL). Detta gäller oavsett om utgången i ärendet är till fördel eller inte för den enskilda och oavsett vad det handlar om för beslut – dvs. oavsett om det är ett beslut under handläggningen eller om det är fråga om ett slutligt beslut (prop. 2016/17:180 s. 176).

Bestämmelsen ska ses som ett komplement till reglerna i 9 § andra stycket FL om muntlig handläggning. Att uppgifterna dokumenteras är också nödvändigt för att trygga parters rätt att få del av uppgifter enligt 10 § FL (partsinsyn) och 25 § FL (kommunikation).

Omfattningen av skyldigheten att dokumentera

Skyldigheten att dokumentera omfattar inte bara uppgifter från parter utan även uppgifter från t.ex. personer som en enskild refererar till och uppgifter som Skatteverket självmant hämtar in från andra myndigheter vid telefonsamtal. Skatteverket är också skyldigt att dokumentera information som verket får på något annat sätt än genom muntligt eller skriftligt uppgiftslämnande, t.ex. genom att Skatteverket besiktigar en fastighet (se t.ex. JO 1992/93 s. 489).

JO har i sina beslut gått längre än lagtexten och funnit att också uppgifter som ”rör ärendets gång” bör omfattas. Detta möjliggör för andra berörda än parten att följa ärendet och medför också att domstolsprövning och JO:s tillsyn underlättas (se t.ex. JO:s beslut 2005-03-03 dnr 4922-2003 och JO 2005/06 s. 171).

Dokumentationens utformning

Det finns inget krav på att dokumentationen ordagrant ska återge de inhämtade uppgifterna. Det räcker med ett sammandrag av uppgifterna. Någon särskild handling behöver inte heller upprättas. Att göra en tjänsteanteckning på ett dagboksblad eller en befintlig handling i akten är ofta tillräckligt (prop. 2016/17:180 s. 177).

Dokumentationen ska dock upprättas snarast och det ska framgå av dokumentationen när den gjorts och av vem (27 § FL).

JO har framhållit att dokumentation enligt 27 § FL ska vara permanent utförd, daterad och det ska framgå vem som upprättat dokumentationen (JO:s beslut, 2009-03-25, dnr 1769-2008).

JO ansåg i ett fall att dokumentationen var bristfällig eftersom den inte var daterad och inte angav vilka personer som lämnat uppgifterna. Dokumentationen var upprättad av en dåvarande skattemyndighet med anledning av att muntliga upplysningar hämtats in från en förskola och en försäkringskassa (JO 1998/99: s. 214).

Dokumentationens kvalitet kan givetvis påverka bevisvärdet av lämnade uppgifter i senare prövning i domstol.

Skillnaden mellan minnesanteckningar och dokumentation enligt 27 § FL

Det är viktigt att skilja på om dokumentationen är en minnesanteckning eller dokumentation enligt 27 § FL (en tjänsteanteckning).

En anteckning eller dokumentation som har kommit till endast för ett ärendes föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet någon sakuppgift är en minnesanteckning enligt 2 kap. 9 § första stycket TF.

Dokumentation enligt 27 § FL kallas ofta för tjänsteanteckning och ska finnas för sakuppgifter som tillförs ärendet och som kan ha betydelse för ett beslut i ärendet.

Muntlig bekräftelse av lämnade uppgifter

Uppgifter som fås vid samtal med en enskild bör antecknas direkt och anteckningarna kan med fördel gås igenom med den enskilda innan samtalet avslutas.

Skriftlig bekräftelse av muntliga uppgifter

Skatteverket kan begära att den som lämnat en uppgift muntligen skriftligt bekräftar att uppgiften är korrekt. Detta kan behöva göras om det är oklart om handläggaren uppfattat uppgiftslämnaren korrekt, eller om det är oklart vem uppgiftslämnaren är. Detta görs lämpligen genom att tjänsteanteckningen skickas till den som lämnat uppgiften.

Muntlig återkallelse av överklagande bör bekräftas skriftligen

Ett exempel på fall där uppgiften bör bekräftas skriftligen är när någon återkallar ett ärende per telefon.

Upptagning för automatiserad behandling

En upptagning för automatiserad behandling ska tillföras handlingarna i ärendet i läsbar form om Skatteverket har använt sig av upptagningen vid handläggningen av ärendet och inte särskilda skäl föranleder annat (4 kap. 3 § OSL).