Lämna ut en allmän handling

I Skatteverkets lokaler – ”på stället”

Om en handling är allmän ska den genast eller så snart som möjligt på stället tillhandahållas utan avgift till den som begär det, så att handlingen kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Handlingen får skrivas av, avbildas eller tas i anspråk för ljudöverföring. Om handlingen inte kan tillhandahållas utan att sekretessbelagda delar röjs ska den göras tillgänglig i de offentliga delarna genom en avskrift eller kopia (2 kap. 15 § första stycket TF).

En myndighet är inte skyldig att lämna ut handlingar på stället om betydande hinder möter. I fråga om upptagningar för automatiserad behandling är myndigheten inte heller skyldig att lämna ut dem på stället om sökanden utan beaktansvärd olägenhet kan ta del av upptagningen hos en närbelägen myndighet (2 kap. 15 § andra stycket TF).

Genast eller så snart det är möjligt

TF kräver att allmänna handlingar ska lämnas ut på stället genast eller så snart det är möjligt. Det innebär att det inte får förekomma någon onödig tidsfördröjning vid utlämnandet. Myndigheten har dock rätt att ta tid för att göra sekretessprövningen. En tjänsteman som för tillfället använder en begärd handling i arbetet behöver inte avstå från den omedelbart. JO har uttalat att det måste finnas ”skäligt rådrum” för prövning av sekretessfrågan och att det är ett tillfälligt hinder om handlingen behövs för myndighetens ärendehandläggning (JO 1984/85 s. 273).

JO har i ett antal ärenden prövat hur långt skyndsamhetskravet sträcker sig. JO anser att en myndighet, om det inte finns betydande hinder, är skyldig att pröva en begäran om att få ta del av en allmän handling även om den inte lämnas in under expeditionstid (JO 1966 s. 357). Det finns däremot inte någon skyldighet för en tjänsteman att stå till förfogande utanför arbetstid, t.ex. under en lunchrast (JO 1983/84 s. 250).

Att en allmän handling finns på en myndighets webbplats påverkar inte skyndsamhetskravet (JO:s beslut den 31 oktober 2012, dnr 5862-2011).

Det är viktigt att hela tiden kommunicera med den som har begärt att få ta del av handlingen om utlämnandet drar ut på tiden.

Uttrycket ”på stället”

Med uttrycket ”på stället” menas myndighetens lokaler. Myndigheten har möjlighet att välja lämpligt utrymme där sökanden kan ta del av handlingarna. Sökanden får inte ta med handlingen från den anvisade platsen (prop. 1975/76:160 s. 189).

Om en myndighet har lokaler på flera ställen är den inte skyldig att lämna ut handlingen på annat ställe än där myndigheten förvarar den (RÅ 2007 ref. 68). Av serviceskäl bör handlingen eller kopia av den i vissa fall kunna skickas till den lokal där sökanden önskar ta del av den.

Uttrycket ”tillhandahållas”

I TF står det att myndigheter ska tillhandahålla allmänna handlingar till den som begär det. Det innebär att sökanden har rätt att kunna läsa, lyssna på eller på annat sätt uppfatta handlingen som han eller hon har begärt ut. Det innebär också att han eller hon har rätt att skriva av, avbilda eller spela in handlingen.

Närvaro av tjänsteman

Myndigheten som lämnar ut en allmän handling på stället har enligt TF inte rätt att ställa som villkor att en tjänsteman från myndigheten ska närvara vid utlämnandet. I undantagsfall kan ordnings- och säkerhetsskäl motivera att en tjänsteman är närvarande. En förutsättning är att myndigheten gör en bedömning i det enskilda fallet att det finns särskilda omständigheter som motiverar närvaron. Exempel på sådana särskilda omständigheter kan vara att myndigheten känner till sökandens person och bedömer att det finns en verklig eller påtaglig risk för att handlingen förs bort eller förstörs om sökanden lämnas ensam med den.

När en handling är delvis offentlig, delvis sekretessbelagd

Om en handling som ska lämnas ut på stället innehåller både offentliga och sekretessbelagda uppgifter ska sökanden få del av handlingens offentliga delar på en kopia eller avskrift. I praktiken innebär det att den ansvarige tjänstemannen mörkar de sekretessbelagda delarna på handlingen på lämpligt sätt. Det kan göras genom att kopiera originalhandlingen, mörka kopian och därefter lämna ut en kopia av den mörkade kopian. En handling som lämnas ut på stället är alltid avgiftsfri oavsett om det är originalhandlingen eller en mörkad kopia som den sökande tar del av. Det är först om den sökande tar med sig en kopia av handlingen som avgift ska tas ut (prop. 1975/76:160 s. 189).

Även om det skulle kräva en betydande arbetsinsats att mörka de sekretessbelagda delarna av en handling måste handlingen lämnas ut, så länge begäran är tillräckligt preciserad. Det kan däremot påverka tidpunkten och sättet att lämna ut de offentliga delarna om arbetet med att mörka handlingen är tidsödande (se RÅ 1979 Ab 6).

Sekretessbelagda handlingar

Om en handlings innehåll är sekretessbelagt i sin helhet finns det ingen skyldighet för myndigheten att lämna ut ett tomt papper. Det finns inte heller någon skyldighet att lämna ut ett papper med bara sidnummer, datum, myndighetens namn och adress eller liknande (RÅ 1989 ref. 111).

Betydande hinder

Det finns ett undantag från skyldigheten att lämna ut en allmän handling på stället. En myndighet är inte skyldig att göra det om det finns betydande hinder. Ett hinder anses vara betydande om det i princip omöjliggör ett utlämnade på stället.

Betydande hinder kan vara

• att handlingen när den begärs ut används i myndighetens arbete eller att den är utlånad till en annan myndighet (prop. 1975/76:160 s. 181)
• att handlingen är av så ömtålig beskaffenhet att den kan skadas eller förstöras om den lämnas ut (prop. 1973:33 s. 80)
• att berörd personal är upptagen av andra uppgifter som bedömts viktigare (JO 1966 s. 373)
• att sökanden begär att få ta del av handlingar i sådan omfattning att myndigheten hindrats att utföra andra arbetsuppgifter (JO 1972 s. 306).

Om det finns betydande hinder mot att handlingen lämnas ut på stället har sökanden rätt att i stället få en avgiftsbelagd kopia av handlingen.

Utlåning av originalhandlingar

Normalt lämnas bara kopior ut från Skatteverket. I undantagsfall kan Skatteverket låna ut originalhandlingar till en annan myndighet. I ett sådant fall får originalhandlingen begäras särskilt.

Ett exempel på när Skatteverket kan låna ut en originalhandling är när en brottsutredande myndighet vill låna en handling med en namnunderskrift för att den ska kunna analyseras av Nationellt forensiskt centrum (NFC). Den ansvarige handläggaren på Skatteverket får då ta en kopia på handlingen och lägga kopian i arkivet för bevakning att handlingen återlämnas. I ett följebrev till originalet ska det betonas att handlingen är till låns, vart den ska återsändas och om den ska skickas rekommenderat.

Om en originalhandling har lämnats från Skatteverket till åklagarmyndigheten ska den återlämnas till Skatteverket efter att domen har vunnit laga kraft. Det är viktigt att Skatteverket bevakar att handlingen återlämnas.

Kopia av allmän handling

Den som vill ta del av en allmän handling har också rätt att mot en fastställd avgift få en kopia eller avskrift av en handling till den del den är offentlig. En myndighet är inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift. En myndighet är inte heller skyldig att framställa kopia av karta, ritning, bild eller annan upptagning än upptagning för automatiserad behandling om det möter svårigheter och handlingen kan lämnas ut på stället (2 kap. 16 § första stycket TF).

Begäran att få ta del av en kopia eller avskrift av en allmän handling ska behandlas skyndsamt (2 kap. 16 § andra stycket TF).

Skyndsamt

Kravet på snabbhet är inte lika högt ställt i bestämmelsen om att lämna ut en kopia jämfört med i bestämmelsen om att lämna ut en handling på stället. Begäran ska behandlas ”skyndsamt” jämfört med ”genast eller så snart det är möjligt”.

Kravet på skyndsamhet innebär att begäran ska behandlas med förtur. I normala fall ska det inte ta längre tid att handlägga en begäran om kopia av allmän handling än en begäran om att lämna ut handlingar på stället. Besked i utlämnandefrågan bör normalt lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan godtas om det är nödvändigt för att göra sekretessprövningen. Om det är fråga om ett större material kan det vara nödvändigt för myndigheten att ta längre tid på sig än om materialet lämnas ut på stället (prop. 1981/82:37 s. 46).

Det är viktigt att löpande kommunicera med den som har begärt att få ta del av handlingen om utlämnandet drar ut på tiden.

Myndigheter måste organisera sin verksamhet på ett sådant sätt att begäran om att få ta del av handlingar kan tas om hand även under semesterperioder och enskilda personers bortavaro. Det innebär att en myndighet måste ha fungerande interna rutiner för bevakning av enskilda befattningshavares e-postbrevlådor när dessa är frånvarande. Det är dels för att uppfylla OSL:s regler om registrering av allmänna handlingar, dels för att uppfylla skyndsamhetskravet vid en prövning av en begäran om att få ta del av allmän handling (jfr JO:s beslut den 17 januari 2012, dnr 293-2011 och JO:s beslut den 4 februari 2014, dnr 2333-2013).

Avgift

Skatteverket ska ta ut en avgift vid utlämnande av kopia eller utskrift av en allmän handling om beställningen omfattar 10 sidor eller mer. De flesta avgifter Skatteverket tar ut regleras i AvgF. Det finns dock bestämmelser om avgifter även i bl.a. SdbF, FdbF och SparF. Avgift ska tas ut oavsett om kopian eller utskriften skickas, faxas eller lämnas ut över disk hos Skatteverket. Däremot får avgift inte tas ut om sökanden tar del av handlingen på stället utan att ta den med sig.

Avgift får inte tas ut när myndigheten lämnar ut uppgifter ur en allmän handling.

Avgift ska inte tas ut av andra statliga myndigheter (21 § AvgF). Det gäller även mellan Skatteverkets olika verksamhetsgrenar.

En myndighet får lämna ut handlingar i elektronisk form mot avgift om det är förenligt med myndighetens uppdrag enligt lag, instruktion eller annan förordning (4 § 8 AvgF).

Ibland är det tveksamt om en begäran avser en kopia av en allmän handling eller om den avser utfärdande av intyg eller bevis. Det är viktigt att klargöra det eftersom det har betydelse för bl.a. frågan om, och i så fall vilken, avgift som ska tas ut.

Avgift för kopior eller utskrifter av allmänna handlingar ska tas ut om uttaget omfattar 10 sidor eller mer (16 § AvgF). Avgiften för ett uttag av 10 sidor är för närvarande 50 kr. För varje sida därutöver är avgiften för närvarande 2 kr (16 § andra stycket AvgF). Bestämmelserna i AvgF innebär att det inte ska tas ut någon avgift för de första 9 sidorna.

Om dubbelsidiga handlingar lämnas ut ska avgift tas för 2 sidor per handling.

Myndigheten får besluta om undantag från hur avgift tas ut om det finns särskilda skäl (16 § tredje stycket AvgF).

Det är bara i uppenbara fall av systematiskt missbruk som undantagsbestämmelsen kan bli aktuell. Sådant missbruk kan dokumenteras av myndigheten, men det är inte ett krav (prop. 1989/90:138 s. 11 och ESV 2005:27 s. 16).

A- eller B-post

JO har uttalat att frågan om en myndighet ska skicka allmänna handlingar till en sökande med A- eller B-post ska göras utifrån allmänna lämplighetssynpunkter. Omständigheter som kan få betydelse är om handläggningen av framställningen dragit ut på tiden, om sökande har särskilda behov av att snabbt få den efterfrågade kopian eller om det behövs för att handlingen ska vara framme vid en utlovad tidpunkt (JO 1996/97 s. 495).

Skatteverket anser att allmänna handlingar som huvudregel bör skickas till sökande med A-post.

Karta, ritning, bild m.m.

Om det är svårt att ta kopia på en karta, ritning, bild eller liknande, får myndigheten i stället lämna ut den på stället.

Utlämnande i elektronisk form

En enskild har inte rätt att med stöd av 2 kap. 16 § TF ta del av allmänna handlingar i elektronisk form (prop. 2001/02:70 s. 39). För att en myndighet ska vara skyldig att lämna ut en allmän handling i elektronisk form krävs att det regleras i lag. Bestämmelser om att lämna ut uppgifter i elektronisk form finns exempelvis i 2 kap. 6 § SdbL och 9–15 §§ SdbF och i 2 kap. 6 § FdbL och 13–15 a §§ FdbF.

Bestämmelsen i TF innebär inte ett förbud mot att lämna ut handlingar i elektronisk form. Om myndigheten bedömer det lämpligt så får den lämnas ut i elektronisk form, förutsatt att det inte finns andra bestämmelser som hindrar det (prop. 2001/02:70 s. 28 f och 39). I de särskilda registerförfattningarna, t.ex. SdbL respektive SdbF och FdbL respektive FdbF, finns bestämmelser om när uppgifter får lämnas ut i elektronisk form. En viktig del i bedömningen av om en handling får lämnas ut i elektronisk form är säkerhetsbestämmelserna i dataskyddsregleringen.

En handling får lämnas ut i elektronisk form om det är lämpligt (10 § förordningen [2003:234] om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m.). Förordningen gäller inte om det finns avvikande bestämmelser i en annan författning. I bl.a. de särskilda registerförfattningarna finns sådana avvikande bestämmelser.

Skatteverket bestämmer hur utlämnandet av en allmän handling ska ske. Om enskilda begär att få ut en handling elektroniskt men Skatteverket lämnar ut handlingarna på annat sätt kan det inte överklagas. Ett beslut är överklagbart bara när det innebär att man inte får del av en handling, eller om man får ut en handling med förbehåll som inskränker möjligheten att röja uppgifterna i handlingen eller annars förfoga över den.

JO-beslut om sekretessbelagda uppgifter i e-post

JO har kritiserat Skatteverket för att i ett enskilt fall ha skickat sekretessbelagda uppgifter med e-post. JO konstaterade att sekretessbelagda uppgifter ska behandlas med stor omsorg och noggrannhet. När uppgifter som omfattas av sekretess skickas via e-post ställs därför som regel mycket höga krav på säkerhet. Skatteverket hade i en revision, på begäran av det reviderade bolaget, kommunicerat via okrypterad e-post. Uppgifterna omfattades av absolut sekretess. Sekretessen kunde inte garanteras när uppgifter skickades på ett sådant sätt. Detta borde Skatteverket enligt JO ha informerat bolaget om innan uppgifterna skickades. Den e-post som skickades innehöll även sekretesskyddade uppgifter om tredje man. I den delen var det inte korrekt att överföra uppgifterna med e-post, även om bolaget hade begärt det (JO 2015-12-03, dnr 1193-2014).

Om den enskilda vill att myndigheten ska kommunicera med hen per e-post bör detta enligt JO kunna göras under vissa förutsättningar. När e-posten innehåller känsliga uppgifter krävs särskilda säkerhetsåtgärder för att säkerställa att rätt person får åtkomst till uppgifterna och att de överförs på ett säkert sätt (t.ex. genom kryptering). Om det rör sig om personuppgifter som inte är känsliga ur integritetssynpunkt bör viss kommunikation kunna ske även utan kryptering eller liknande (JO 2015-12-29, dnr 1376-2013).

Kompletterande information

• JO har i ett antal ärenden bedömt dröjsmål med utlämnande av handling se t.ex. JO 1989/90 s. 373, JO 1995/96 s. 440, JO 2005/06 s. 470, JO:s beslut den 20 augusti 2009, dnr 6617-2008 och JO:s beslut den 12 april 2011, dnr 5440-2010.