Ansökan om godkännande som gåvomottagare görs hos Skatteverket. Ett beslut om godkännande som gåvomottagare gäller i tre år men kan förlängas.
Hur beslut om godkännande av gåvomottagare fattas finns att läsa under Förvaltningsrätt och förfarande.
Den som vill bli godkänd gåvomottagare ska ansöka om detta hos Skatteverket (9 § GML). Ansökan görs på fastställt formulär. Ansökningsblankett finns att ladda ner på Skatteverkets webbplats. Den sökande ska skicka med de handlingar som åberopas hänvisas till för att styrka att samtliga krav för ett godkännande är uppfyllda.
Ett godkännande som gåvomottagare är tidsbegränsat och gäller till utgången av tredje året efter ansökningsåret (10 § GML). Detta innebär att om ansökan görs år 2020 och beslut fattas under samma år gäller godkännandet till utgången av år 2023.
På Skatteverkets webbplats publiceras löpande en lista med de organisationer som är godkända som gåvomottagare. Av listan framgår från och med vilket datum godkännandet gäller. Det är bara under den tid godkännandet gäller som givaren har rätt till skattereduktion för sin gåva. Någon rätt till skattereduktion för gåvor som har skänkts innan godkännandet började gälla finns inte.
Ett godkännande som gåvomottagare kan förlängas. Om en ansökan om förlängning kommer in innan godkännandet har upphört att gälla, får godkännandet förlängas ytterligare tre år (10 § GML). Tidigare godkännande förlängs automatiskt till dess Skatteverket har hunnit pröva ansökan om förlängning. Om en ansökan om förlängning kommer in efter det att godkännandet har upphört ses detta som en ny ansökan om godkännande.
En ansökan om förlängning ska uppfylla samma kriterier som den ursprungliga ansökan i fråga om såväl form som innehåll (11 § GML och prop. 2018/19:92 s. 29). Det innebär att en ansökan om förlängning ska lämnas på ett fastställt formulär. Det innebär också att den som söker om förlängt godkännande bland annat ska uppfylla kraven på inskränkt skattskyldighet och att använda mottagna gåvor för social hjälpverksamhet eller vetenskaplig forskning.
Även om Skatteverkets verksamhet med godkännande av gåvomottagare inte är att se som ett skatteförfarande så är 27 kap. 1 § OSL tillämplig. Beslut om godkännande av gåvomottagare får anses utgöra sådana beslut varigenom underlag för bestämmande av skatt fastställs (prop. 2018/19:92 s. 33).
Den lista med godkända gåvomottagare som finns publicerad på Skatteverkets webbplats kräver inte någon särskild reglering utan har sin grund i beslutsoffentligheten.