Allmänna krav på handläggningen av ärenden

Handläggningen ska vara enkel, snabb och kostnadseffektiv

Skatteverket ska handlägga alla ärenden så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts (9 § FL).

Att ärendena ska handläggas så enkelt som möjligt innebär t.ex. att man ska undvika onödiga skriftväxlingar och utredningar. Handläggningen ska anpassas till ärendets art. Kravet på enkelhet bör bedömas i ljuset av vad som är möjligt (prop. 2016/17:180 s. 74).

Att ärendena ska handläggas så enkelt och snabbt som möjligt får dock inte påverka handläggningen så att man åsidosätter andra regler om opartiskhet, utredning, kommunikation, motivering etc. Besluten får inte fattas på bristfälligt eller felaktigt underlag (prop. 2016/17:180 s. 74–75).

När Skatteverket avvaktar ett domstolsavgörande i ett ärende, får ärendet inte bli liggande utan åtgärd efter det att domstolen har meddelat sitt avgörande. Skatteverket bör därför ha regelbundna kontakter med domstolen för att hålla sig informerad om hur dom­stolens handläggning fortskrider (JO:s beslut 2009-02-23, dnr 3241-2007).

Handläggningen ska normalt vara skriftlig

Handläggningen ska vara skriftlig. Skatteverket får dock besluta att handläggningen helt eller delvis ska vara muntlig, om det inte är olämpligt (9 § andra stycket FL).

Bestämmelsen är en befogenhetsregel som begränsar Skatteverkets bedömningsutrymme i och med att man måste överväga lämpligheten. Med en uttrycklig huvudregel om skriftlighet kan Skatteverket inte åberopa bekvämlighetsskäl för att tillämpa ett mera informellt förfarande och enskilda kan inte ställa krav på att handläggningen i deras ärenden ska vara genomgående muntlig (prop. 2016/17:180 s. 76).

Muntlig handläggning kan dock innebära många fördelar, och det är viktigt att ta tillvara på detta t.ex. i enklare ärenden. Även i ärenden som i grunden måste behandlas enligt en striktare och mer formaliserad ordning, kan man ofta ha muntliga inslag.

Den enskilda bör ges ett visst inflytande över valet av handläggningsform i ett ärende, även om det är Skatteverket som beslutar om i vilken utsträckning muntliga inslag ska förekomma i det annars skriftliga förfarandet. Om Skatteverket inte bifaller en begäran om att få använda muntlig form i ett ärende, måste verket kunna motivera varför (prop. 2016/17:180 s. 76).

Även om man använder muntliga inslag i ett ärende, gäller de allmänna kraven på skriftlig dokumentation.