OBS: Detta är utgåva 2020.4. Visa senaste utgåvan.
Handlingar kan endast bli allmänna handlingar hos en myndighet. Vad som är en myndighet är viktigt att veta vid tillämpningen av offentlighetsprincipen.
I TF anges inte vad som menas med begreppet myndighet, men tanken är att begreppet ska överensstämma med motsvarande begrepp i RF. Med myndighet förstås varje organ som ingår i den offentligrättsliga statliga och kommunala organisationen, inklusive regeringen och domstolarna (prop. 1979/80:2 Del A s. 125).
Följande organ är myndigheter i RF:s mening:
Med myndighet jämställs även riksdagen och de beslutande kommunala församlingarna när det gäller tillämpning av offentlighetsprincipen (2 kap. 5 § TF).
Verksamhet som är organiserad i privaträttslig form, dvs. bolag, föreningar, samfälligheter eller stiftelser, faller utanför myndighetsbegreppet även om de har hand om offentliga förvaltningsuppgifter. Detta gäller däremot inte när privaträttsliga organ har hand om myndighetsutövning mot enskilda. I dessa fall har man valt att utvidga offentlighetsprincipens tillämpning utanför myndighetsområdet (prop. 1986/87:151 s. 150). Reglerna i TF om rätt att ta del av handlingar hos myndighet ska i tillämpliga delar även gälla handlingar hos de organ som anges i bilagan till OSL, om handlingarna hör till den verksamhet som anges i bilagan (2 kap. 4 § OSL). Dessa organ ska vid tillämpningen av OSL jämställas med myndigheter. Bland de organ som räknas upp i bilagan till OSL finns exempelvis arbetslöshetskassorna, besiktningsorgan enligt fordonslagen, vissa högskolor, notarius publicus, Radiotjänst i Kiruna AB, Svenska filminstitutet, Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar m.fl.
När kommuner och landsting väljer att bedriva delar av sin verksamhet i privaträttslig form, ska TF:s bestämmelser om rätt att ta del av handlingar hos myndighet gälla i tillämpliga delar för handlingar hos aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommuner eller landsting utövar ett rättsligt bestämmande inflytande (2 kap. 3 § första stycket OSL). Sådana privaträttsliga organ ska jämställas med myndighet vid tillämpningen av OSL.