Vad är en personalliggare?

Syftet med reglerna om personalliggare

Personalliggare ska föras i restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedel- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet och i byggverksamhet.

Syftet med personalliggaren är att ge Skatteverket bättre möjligheter att upptäcka och bekämpa svartarbete (prop. 2005/06:169 s. 34). I lagförarbetena till bestämmelserna om personalliggare i byggbranschen anför regeringen att syftet också är att främja en sund konkurrens inom byggbranschen (prop. 2014/15:6 s. 38).

Uppgifterna i personalliggaren är i första hand av intresse för att ge Skatteverket underlag för beskattningsbeslut. Skatteverket har genom personalliggaren möjlighet att redan under det löpande beskattningsåret skaffa sig en uppfattning om företagaren fullgör sina skyldigheter när det gäller redovisning av innehållen skatt och arbetsgivaravgifter.

Personalliggaren ska också ge Skatteverket större möjligheter att bedöma vilka inkomster den skattskyldige har av sin verksamhet och om hon eller han redovisar mervärdesskatt med rätt belopp. Däremot ska uppgifter som finns eller som saknas i en personalliggare inte ensamma läggas till grund för ett beslut om skatt (prop. 2005/06:169 s. 45). Uppgifterna kan dock ge anledning till att starta en skatteutredning och får då användas i denna utredning.

Företagare i ovan nämnda branscher ska föra in nödvändiga identifikationsuppgifter i personalliggaren för sig själva och för sin personal. De ska också löpande dokumentera uppgifter om arbetspass i liggaren, såväl för sig själv som för personalen.

Personalliggaren ska finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen respektive på byggarbetsplatsen. Skatteverket får besluta om kontrollbesök i verksamhetslokalen eller på byggarbetsplatsen för att identifiera de personer som är verksamma. Vid kontrollbesöket får Skatteverket begära att dessa personer ska styrka sin identitet för att verket ska kunna stämma av sina iakttagelser mot uppgifterna i personalliggaren.

Det rättsliga begreppet personalliggare

Vad som menas med uttrycket personalliggare framgår av kraven på innehåll i 39 kap. 11 § och 11 a § SFL och 9 kap. 5 § första stycket SFF samt av Skatteverkets föreskrifter om personalliggare (SKVFS 2015:6 ändrad genom SKVFS 2018:6).

Begreppet personalliggare är alltså inte närmare definierat i lagen. Enligt Skatteverket avser uttrycket personalliggare i rättslig mening en handling (i pappersform eller elektronisk) som innehåller de uppgifter som har antecknats och bevarats enligt personalliggarreglerna. Det är alltså uppgiftssamlingen som utgör personalliggaren. Denna uppfattning stöds av Högsta förvaltningsdomstolens avgörande HFD 2016 ref. 70. Högsta förvaltningsdomstolen slår i domen fast att kravet i 39 kap 12 § SFL på att personalliggaren ska finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen inte kan förstås på annat sätt än att tillgänglighetskravet gäller för hela den tid som uppgifterna ska bevaras. Uppgiftssamlingen kan givetvis ändå finnas bevarad i exempelvis flera böcker eller på flera digitala minnesenheter.

Skatteverkets föreskrifter om personalliggare

Det finns regler i Skatteverkets föreskrifter om personalliggare (SKVFS 2015:6 ändrad genom SKVFS 2018:6) om bl.a. personalliggarens form och hur den ska föras.

I förskrifterna finns också några bestämmelser om personalliggarens innehåll. Andra uppgifter än de som ska föras in i en personalliggare får antecknas i personalliggaren om detta inte försvårar Skatteverkets kontroll av lämnade uppgifter (5 § SKVFS 2015:6).