Registrerades rättigheter

Rätten till information

Normalt får Skatteverket inte behandla personuppgifter elektroniskt utan att den registrerade, d.v.s. den som uppgifterna rör, känner till varför behandlingen sker och vem som är personuppgiftsansvarig för behandlingen. Det finns dock ett flertal situationer när informationen inte behöver lämnas.

I tabellen finns en översikt över den informationsskyldighet som Skatteverket har.

När ska information lämnas?	Vem ska information lämnas till?	Tillämplig bestämmelse i EU:s dataskyddsförordning
På Skatteverkets eget initiativ	Den registrerade personen	Artikel 13–14
Efter begäran från den registrerade	Den registrerade personen	Artikel 15
Vid en personuppgiftsincident	Den registrerade personen	Artikel 34

Information till den registrerade personen på Skatteverkets eget initiativ

Skatteverket ska i vissa fall självmant lämna information till den registrerade personen om behandling av dennes personuppgifter.

Uppgifter som Skatteverket samlar in från personen själv

När Skatteverket behandlar personuppgifter som Skatteverket samlar in från personen själv ska Skatteverket lämna information om behandlingen när personuppgifterna erhålls (artikel 13.1 i EU:s dataskyddsförordning).

Uppgifter som Skatteverket samlar in från någon annan källa

När Skatteverket behandlar personuppgifter som Skatteverket samlar in från någon annan källa än den registrerade personen själv, ska Skatteverket lämna information om behandlingen av uppgifterna till den registrerade personen när uppgifterna registreras. Om Skatteverket ska använda personuppgifterna för kommunikation med den registrerade ska information om behandlingen lämnas senast vid tidpunkten för den första kommunikationen med den registrerade. Om det är meningen att Skatteverket ska lämna ut uppgifterna till tredje man kan Skatteverket vänta med att lämna information till dess uppgifterna lämnas ut för första gången (artikel 14.3 i EU:s dataskyddsförordning). Med tredje man menas någon annan än den registrerade personen, den personuppgiftsansvariga, personuppgiftsombudet, personuppgiftsbiträdet eller sådana personer som behandlar personuppgifter för angivna personers räkning, t.ex. anställda inom Skatteverket.

Skatteverket behöver inte lämna information om behandling av personuppgifter som Skatteverket har samlat in från någon annan källa än den registrerade personen själv om det finns bestämmelser i lag eller annan författning om registrering av personuppgifterna eller om utlämnande av personuppgifterna. Skatteverket behöver till exempel inte lämna information till den registrerade om behandling av sådana personuppgifter som Skatteverket får från Bolagsverkets aktiebolagsregister och som Skatteverket behandlar i beskattningsdatabasen i enlighet med 2 § SdbF.

Vilken information ska Skatteverket lämna till den registrerade?

När Skatteverket samlat in personuppgifter direkt från den registrerade ska informationen bl.a. innehålla

• Skatteverkets identitet, exempelvis myndighetens namn, adress, telefonnummer och organisationsnummer
• kontaktuppgifter för dataskyddsombudet
• ändamålet för behandlingen, d.v.s. varför Skatteverket behandlar uppgifterna och den rättsliga grunden för behandlingen
• vilka mottagare Skatteverket kan komma att lämna ut uppgifterna till. Det är tillräckligt att ange kategorier av mottagare eller allmän information, t.ex. ”personuppgiftsbiträde” eller ”den som köper uppgifterna”. Med mottagare avses inte anställda inom Skatteverket.

Informationen ska även innehålla övriga uppgifter som den registrerade personen behöver för att kunna ta tillvara sina rättigheter i samband med behandlingen. Det kan vara t.ex. följande information:

• vilka typer av personuppgifter som Skatteverket behandlar, t.ex. namn, adress, personnummer och diarienummer
• hur länge Skatteverket kommer att behandla uppgifterna
• rätten att begära s.k. registerutdrag
• möjligheten att begära rättelse, radering eller begränsningar i behandling av personuppgifter samt rätten att göra invändningar och till dataportabilitet
• rätten att lämna klagomål till Datainspektionen
• den registrerade personens skyldighet att lämna uppgifter, t.ex. att lämna inkomstdeklaration (32 kap. 1 § SFL)
• förekomst av automatiserat beslutsfattande som innefattar profilering.
• förekomsten av överföring av uppgifter till tredje land

När Skatteverket har samlat in uppgifter från någon annan än den registrerade själv ska Skatteverket dessutom informera om

• de kategorier av personuppgifter som samlats in
• varifrån uppgifterna har samlats in.

Hur ska Skatteverket lämna information till den registrerade?

Informationen ska ges i skriftlig form. Om det är lämpligt får informationen lämnas elektroniskt. Om den registrerade begär det får informationen lämnas muntligen, förutsatt att den registrerades identitet är säkerställd. Informationen ska vara tydlig och lättbegriplig (artikel 12.1 i EU:s dataskyddsförordning).

När Skatteverket behandlar personuppgifter som Skatteverket samlar in från personen själv kan Skatteverket lämna information om behandlingen på samma sätt som insamlandet sker:

• Om Skatteverket samlar in personuppgifterna via telefonsamtal eller annan muntlig kontakt kan Skatteverket lämna informationen muntligen.
• Om Skatteverket samlar in personuppgifterna skriftligen kan Skatteverket lämna informationen i den blankett eller liknande som den registrerade fyller i eller i en informationsbroschyr som hör till blanketten.
• Om Skatteverket samlar in personuppgifterna genom att den registrerade personen använder en e-tjänst på Skatteverkets webbplats kan Skatteverket lämna information om personuppgiftsbehandlingen på webbplatsen, antingen på samma webbsida eller genom en länk till en annan webbsida.

När Skatteverket behandlar personuppgifter som Skatteverket samlar in från någon annan källa än personen själv bör Skatteverket lämna information till den registrerade personen om behandlingen skriftligen. Ett exempel på detta kan vara när en person anmäler både sig själv och någon annan till att delta vid en av Skatteverkets informationsträffar.

Information på begäran av den registrerade (s.k. registerutdrag)

Den som vill veta om Skatteverket behandlar personuppgifter om hen kan begära hos Skatteverket om att få besked om detta (artikel 15 i EU:s dataskyddsförordning).

Skatteverket ska lämna besked om huruvida Skatteverket behandlar personuppgifter som rör den sökande eller inte. Informationen ska lämnas inom en månad från det begäran gjordes. Inom denna tid ska Skatteverket även ta ställning till om det finns något undantag från informationsskyldigheten, t.ex. om sekretess hindrar att vissa uppgifter lämnas ut.

Vilken information ska Skatteverket lämna till den registrerade?

Skatteverket ska lämna besked om huruvida Skatteverket behandlar personuppgifter som rör den sökande eller inte.

Om Skatteverket behandlar uppgifter om den sökande ska Skatteverket även lämna bl.a. följande information till den sökande:

• ändamålet för behandlingen, d.v.s. varför Skatteverket behandlar uppgifterna och hur uppgifterna ska användas
• vilka uppgifter om den sökande som Skatteverket behandlar, t.ex. namn, adress, personnummer och diarienummer
• var Skatteverket har hämtat uppgifterna
• förekomsten av rätten att av Skatteverket begära rättelse eller radering av personuppgifterna eller begränsningar av behandling av personuppgifter som rör den registrerade eller att invända mot sådan behandling
• vilka mottagare Skatteverket har lämnat ut uppgifterna till eller kan komma att lämna ut uppgifterna till. Det är tillräckligt att ange kategorier av mottagare eller allmän information, t.ex. ”personuppgiftsbiträde” eller ”den som köper uppgifterna”. Med mottagare avses inte anställda inom Skatteverket.
• eventuella undantag från informationsskyldigheten.

Skatteverket behöver inte lämna information om följande (5 kap. 2 § första stycket kompletterande dataskyddslag):

• personuppgifter som finns i löpande text som vid tiden för begäran inte fått sin slutgiltiga form, t.ex. uppgifter i ett utkast till beslut
• personuppgifter som finns i minnesanteckningar eller liknande, t.ex. uppgifter i en föredragningspromemoria.

I följande fall ska dock Skatteverket ändå lämna ut ovanstående uppgifter (5 kap. 2 § andra stycket kompletterande dataskyddslag):

• om personuppgifterna lämnats ut till tredje part
• om personuppgifterna enbart behandlas för arkivändamål av allmänt intresse eller statistiska ändamål, eller
• om personuppgifterna har behandlats under längre tid än ett år i löpande text som inte har fått sin slutliga utformning.

Skatteverket ska inte heller lämna ut information som är sekretessbelagd mot den registrerade själv i registerutdragen (5 kap. 1 § första stycket kompletterande dataskyddslag). Detta innebär att om en registrerad person begär ut ett registerutdrag och utdraget innehåller uppgifter som är sekretessbelagda ska dessa tas bort från utdraget. Det räcker alltså inte att mörka uppgifterna. I förhållande till den registrerad ska Skatteverket inte avslöja att uppgifterna finns över huvud taget. Hanteringen av en begäran om registerutdrag skiljer sig således från en begäran om att få ut allmänna handlingar och en begäran om partsinsyn.

Hur ska Skatteverket lämna information till den registrerade?

Information om att Skatteverket inte behandlar personuppgifter som rör den sökande kan lämnas antingen muntligen eller på annat sätt.

Information om att Skatteverket behandlar personuppgifter som rör den sökande, och den närmare information om behandlingen som Skatteverket ska lämna, ska lämnas skriftligen till den sökande. Informationen ska vara lätt för den registrerade att förstå. Förkortningar och koder bör förklaras.

Det är viktigt att Skatteverket sänder informationen till rätt mottagare. Informationen bör därför skickas till den registrerade personens folkbokföringsadress. Innehåller informationen känsliga uppgifter bör försändelsen skickas rekommenderat.

Undantag från informationsskyldigheten

I vissa situationer behöver Skatteverket inte lämna information till den registrerade personen. Det gäller till exempel när Skatteverket samlar in eller lämnar ut uppgifter som föreskrivs i lag eller om informationen är sekretessbelagd.

Information som den registrerade redan känner till

Skatteverket behöver inte lämna information på eget initiativ om sådant som den registrerade personen redan känner till (artikel 13.4 och 14.5 a i EU:s dataskyddsförordning). Har den registrerade personen redan fått information om behandlingen i enlighet med någon annan lagstiftning behöver Skatteverket inte lämna information. Om Skatteverket avser att fortlöpande samla in uppgifter om den registrerade personen räcker det att Skatteverket lämnar information till den registrerade inledningsvis. Information behöver inte lämnas varje gång nya uppgifter samlas in.

Detta undantag gäller inte information som Skatteverket ska lämna till den registrerade personen efter begäran, s.k. registerutdrag.

Uppgifter som föreskrivs uttryckligen i lag

Informationskravet gäller inte för Skatteverket om det följer av unionsrätten eller nationell rätt att myndigheten är skyldig att samla in eller lämna ut personuppgifter (artikel 14.5 c i EU:s dataskyddsförordning).

Undantaget i artikel 14.5 c i EU:s dataskyddsförordning kan inte tillämpas om Skatteverket samlar in personuppgifter direkt från den registrerade.

Sekretessbelagd information

Skatteverket ska inte lämna information till den registrerade personen om det finns bestämmelser i lag eller annan författning om att uppgifterna inte får lämnas ut till den registrerade, t.ex. bestämmelser om sekretess i OSL. Skatteverket ska inte heller lämna information om det framgår av ett beslut som har meddelats med stöd av en författning att uppgifterna inte får lämnas ut till den registrerade personen. Bestämmelserna om information till den registrerade gäller alltså inte om det finns en bestämmelse som hindrar utlämnade av uppgifterna (artikel 14.5 d i EU:s dataskyddsförordning och 5 kap. 1 § kompletterande dataskyddslag).

Detta undantag från den registrerade personens rätt att få information om behandling av personuppgifter är i många fall nödvändigt för att myndigheter ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett ändamålsenligt sätt. Det är till exempel viktigt att Skatteverket har möjlighet att behandla personuppgifter inför en förestående revision utan att den skattskyldiga får reda på det.

Omöjligt eller medför en oproportionerligt stor arbetsinsats att lämna information

Skatteverket behöver inte lämna information om behandling av personuppgifter som Skatteverket har samlat in från någon annan källa än den registrerade personen själv, om det visar sig vara omöjligt att lämna informationen eller om det skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats att lämna informationen. I detta sammanhang kan Skatteverket ta hänsyn till t.ex. antal registrerade personer som är berörda och hur gamla uppgifterna är (artikel 14.5 b i EU:s dataskyddsförordning).

Detta undantag gäller inte information som Skatteverket ska lämna till den registrerade personen efter begäran, s.k. registerutdrag.

Informationen ska vara kostnadsfri

Den registrerade ska få informationen kostnadsfritt (artikel 12.5 i EU:s dataskyddsförordning). Om begäran om information skulle vara uppenbart ogrundad eller orimlig får Skatteverket

• ta ut en avgift för att täcka de administrativa kostnaderna, eller
• vägra att lämna ut informationen.

Skatteverket kan tillämpa undantaget t.ex. om en registrerad skulle göra samma begäran upprepade gånger. Det är Skatteverket som måste visa att begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig.

Rätten till rättelse

Skatteverket ska på den registrerade personens begäran rätta felaktiga personuppgifter (artikel 16 i EU:s dataskyddsförordning).

Med beaktande av ändamålet med behandlingen kan den registrerade även ha rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, bland annat genom att tillhandahålla ett kompletterande utlåtande (artikel 16 i EU:s dataskyddsförordning).

I sammanhanget ska även uppmärksammas att Skatteverket har en skyldighet att iaktta kravet på riktighet för de personuppgifter som myndigheten behandlar. Kravet på riktighet innebär att Skatteverket ska rätta felaktiga uppgifter på eget initiativ när dessa upptäcks. (artikel 5.1 d i EU:s dataskyddsförordning).

Rätten till radering (”rätten att bli bortglömd”)

Den registrerade har i vissa fall rätt till radering av personuppgifter (artikel 17 i EU:s dataskyddsförordning). Den registrerades begäran om radering omfattar även uppgifter som finns i säkerhetskopior eller liknande datamedium. En radering innebär med andra ord att personuppgifter förstörs eller utplånas på ett sätt som gör att de inte går att återskapas.

Rätten till radering, även kallad för ”rätten att bli bortglömd” i EU:s dataskyddsförordning, gäller inte om t.ex. uppgiften är nödvändig för behandling på de rättsliga grunderna uppgift av allmänt intresse, vid myndighetsutövning eller rättslig förpliktelse (artikel 17.3 b i EU:s dataskyddsförordning). Skatteverkets behandling av personuppgifter i myndighetens olika verksamheter regleras i särskilda registerförfattningar. Det innebär att Skatteverket inte får radera personuppgifter på begäran av den registrerade så länge myndigheten har stöd för behandlingen i författning. Skatteverket får bara radera/ta bort uppgifter om det finns stöd för det i en gallringsbestämmelse.

I de fall personuppgifter om den registrerade förekommer i en allmän handling behövs även här gallringsbeslut för att radera/ta bort sådan information, eftersom Skatteverket är skyldig att bevara allmänna handlingar.

Rätten till begränsning av behandling

Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att de i framtiden bara får behandlas för vissa avgränsade syften (artikel 4.3 i EU:s dataskyddsförordning). Registrerade personer kan i vissa fall kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas (artikel 18 i EU:s dataskyddsförordning). Det gäller bland annat när den registrerade anser att uppgifterna är felaktiga och begärt rättelse. I sådana fall kan den registrerade även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden uppgifternas riktighet utreds.

Om behandlingen har begränsats enligt ovan får sådana personuppgifter, med undantag för lagring, endast behandlas med den registrerades samtycke eller för att fastställ, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annan fysisk eller juridisk persons rättigheter eller för skäl som rör ett viktigt allmänintresse för unionen eller för en medlemsstat (artikel 18.2 i EU:s dataskyddsförordning).

När begränsningen upphör ska den enskilde informeras om detta (artikel 18.3 i EU:s dataskyddsförordning).

Anmälningsskyldighet avseende rättelse eller radering av personuppgifter och begränsning av behandling

Skatteverket ska på den registrerades begäran underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut om eventuella rättelser eller radering av personuppgifter eller begränsningar av behandling (artikel 19 i EU:s dataskyddsförordning). En begäran enligt artikeln får endast avse underrättelse om åtgärder med den registrerades egna personuppgifter.

Skatteverket behöver inte lämna information till tredje man om åtgärderna, om det visar sig vara omöjligt eller om det skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats.

Den registrerade har även rätt att på begäran få information om till vem uppgifterna har lämnats ut.

Skatteverket har ingen underrättelseskyldighet enligt artikeln vad gäller uppgifter som myndigheten självmant har rättat eller raderat enligt artikel 5.1 d i EU:s dataskyddsförordning.

Rätten till dataportabilitet

Den registrerade har rätt att få ut de personuppgifter som personen själv har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat format för att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. Förutsättningarna är att behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal (artikel 20 i EU:s dataskyddsförordning). Ett ytterligare krav är att behandlingen är automatiserad (artikel 20.1 b i EU:s dataskyddsförordning)

Rätten till dataportabilitet gäller inte om behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller om behandlingen är ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. De uppgifter som Skatteverket har mottagit i en e-tjänst för t.ex. deklarationsinlämning omfattas inte av rätten till dataportabilitet.

Rätten att göra invändningar

En registrerad har i vissa fall rätt att invända mot den personuppgiftsansvariges behandling av hens personuppgifter (artikel 21.1 i EU:s dataskyddsförordning). Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning.

Rätten att göra invändningar gäller inte vid behandling av personuppgifter som exempelvis är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige ska kunna uppfylla en rättslig förpliktelse t.ex. när en myndighet genom författning har ålagts att föra ett register (prop. 2017/18:105 s. 105). Skatteverkets behandling av personuppgifter i olika verksamhetsgrenar regleras i de flesta fall i särskilda registerförfattningar. Författningarna innehåller bestämmelser om att rätten att göra invändningar inte gäller sådan behandling som regleras av respektive lag.

Automatiserade beslut

Den enskilde har enligt huvudregeln rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på någon form av automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, om beslutet kan ha rättsliga följder för den enskilde eller på liknande sätt i betydande grad påverkar honom eller henne (artikel 22 i EU:s dataskyddsförordning).

Automatiserat beslutsfattande kan i vissa fall ändå vara tillåtet, bl.a. med stöd av nationella bestämmelser (artikel 22.2 b i EU:s dataskyddsförordning). Fr.o.m. den 1 juli 2018 möjliggör förvaltningslagen automatiserade beslut (28 § FL). Skatteverket kan därmed fatta automatiserade beslut, förutsatt att förvaltningslagens övriga bestämmelser följs, t.ex. bestämmelserna om underrättelse om beslut (33 § FL).

Automatiserat beslutsfattande som grundar sig på känsliga personuppgifter får endast behandlas efter den registrerades uttryckliga samtycke eller ett viktigt allmänt intresse och när lämpliga åtgärder som ska skydda den registrerades berättigade intresse har vidtagits (artikel 22.4 i EU:s dataskyddsförordning).

Skatteverket måste även informera den registrerade om att automatiserat beslutsfattande används enligt den generella informationsskyldigheten i förordningen. I informationen ska Skatteverket på ett enkelt sätt förklara logiken bakom behandlingen, eller kriterierna för att komma fram till, beslutet.

Rätten att klaga till Datainspektionen

En registrerad person som anser att Skatteverket behandlar personuppgifter i strid mot EU:s dataskyddsförordning har rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen. Detta gäller endast om de eventuellt felaktigt behandlade personuppgifterna avser den registrerade själv (artikel 77 i EU:s dataskyddsförordning).

Rätten att överklaga

Möjligheterna för en registrerad att överklaga en personuppgiftsansvarig myndighets beslut framgår av 7 kap. 2 § kompletterande dataskyddslag.

Registrerade personer har rätt att överklaga Skatteverkets beslut som gäller deras rättigheter som registrerade. Registrerade personer har rätt att överklaga även om de har inlett ett klagomålsförfarande hos Datainspektionen.

En registrerad kan överklaga Skatteverkets beslut om

• att ta ut en avgift för eller vägra att skicka information på begäran av den registrerade (artikel 12.5 i EU:s dataskyddsförordning)
• information på begäran av den registrerade (s.k. registerutdrag)
• rättelse
• radering
• begränsning av behandling
• att inte informera mottagare av uppgifter om rättelse, radering eller begränsning av behandling
• rätt till dataportabilitet
• rätten att göra invändningar.

Skatteverkets beslut överklagas till allmän förvaltningsdomstol.

Skadestånd – den registrerades rätt till ersättning

Om den registrerades rättigheter enligt EU:s dataskyddsförordning inte tillgodoses av Skatteverket kan den registrerade kräva skadestånd för den uppkomna skadan (artikel 82 i EU:s dataskyddsförordning).

Att handlägga en begäran enligt EU:s dataskyddsförordning

Rättigheterna i EU:s dataskyddsförordning innebär att registrerade personer kan begära att den personuppgiftsansvariga ska vidta åtgärder, exempelvis rätta felaktiga personuppgifter eller radera personuppgifter. En begäran kan göras både skriftligt och muntligt. Handläggningstiden för en begäran enligt EU:s dataskyddsförordning är en månad. Tiden räknas från det att begäran tas emot. Handläggningstiden får förlängas med maximalt två månader om Skatteverket har godtagbara skäl till förlängningen (art. 12 p. 3 och 4 EU:s dataskyddsförordning). Ett sådant skäl kan vara att en begäran är komplicerad och behöver utredas ytterligare eller om en begäran behöver kompletteras men den registrerade personen kommer inte in med nödvändig komplettering inom handläggningstiden.

Om handläggningstiden överskrider en månad har Skatteverket en skyldighet att utan dröjsmål informera den registrerade om orsaken till den förlängda handläggningstiden (art. 12 p. 3 EU:s dataskyddsförordning).

För att kunna handlägga en begäran enligt EU:s dataskyddsförordning har Skatteverket rätt att be att den registrerade personen bekräftar sin identitet (art. 12 p. 1 och 6 EU:s dataskyddsförordning).

En begäran enligt EU:s dataskyddsförordning ska i övrigt handläggas som ett förvaltningsärende enligt förvaltningslagen (2017:900).

Handläggningen av en begäran enligt EU:s dataskyddsförordning avslutas med att Skatteverket fattar ett beslut.

Ett beslut som går den registrerade personen emot kan överklagas.