Revisorns befogenheter

Räkenskapsmaterial och andra handlingar som rör verksamheten

Vid en revision får revisorn granska räkenskapsmaterial och andra handlingar som rör verksamheten (41 kap. 7 § 1 SFL).

Vad utgör räkenskapsmaterial?

Med räkenskapsmaterial avses sådant material som anges som räkenskapsinformation i 1 kap. 2 § 9 a-c BFL. Det avser bl.a. balansräkning, grundbokföring och huvudbokföring. Räkenskapsmaterial kan även bestå av verifikationer i form av fakturor eller kvitton som beskriver affärshändelser.

Räkenskapsmaterial utgör handlingar som belyser en verksamhets ekonomiska förhållanden och är därför av betydelse för att följa och förstå bokföringsposternas behandling i närings­verksamhetens bokföring.

Andra handlingar som rör verksamheten

Vid en revision får revisorn förutsätta att alla handlingar som finns i en verksamhetslokal tillhör verksamheten (prop. 1993/94:151 s. 93). Detta oavsett om de är elektroniska eller i pappersform. Det är revisorn som avgör vad som rör verksamheten och som behövs för revisionen. Ibland finns handlingar på andra ställen än i verksamhetslokalen; om revisorn vid granskningen saknar några handlingar eller uppgifter som rör den reviderades verksamhet så kan revisorn inom ramen för syftet med revisionen fråga eller förelägga den reviderade om dessa handlingar eller uppgifter. Om revisorn under revisionens gång upptäcker att utredningen för med sig att handlingar behöver hämtas in hos tredjeman så kan dessa hämtas in genom tredjemansföreläggande eller tredjemansrevison, det kan t.ex. vara avtal som har påverkat den reviderades internprissättning.

Privata handlingar har normalt inte samband med verksamheten.

Vad som menas med begreppet handling framgår av definitionen i 3 kap. 9 § SFL. Handlingar som rör verksamheten är t.ex. avtal som den den reviderade har ingått, kontrolluppgifter för anställda, uppgifter som lämnats i registreringsanmälan och uppgifter om andra näringsidkare som företaget haft kontakt med i sin näringsverksamhet.

Revisorns rätt att granska material omfattar även material som faller utanför arkiveringsskyldigheten i BFL. Till handlingar som får granskas hänförs även t.ex. orderböcker och andra orderhandlingar, leveransbesked, kassakontrollremsor samt almanacka, tidsbeställning, kundregister. E-post och andra elektroniska handlingar får efterfrågas. Något rättsligt hinder mot att i en revision kopiera eller spegla en dator finns inte. Vid kopiering väljer man normalt ut den information som ska kopieras. En spegling ger all information på det ursprungliga datamediet och även raderad eller gömd information kan hittas och återskapas. Skatteverket ska göra en proportionalitetsbedömning vid val av metod. Vid en revision i samverkan måste, innan kopiering eller spegling genomförs, den reviderade informeras om och samtycka till åtgärden. Utgångspunkten bör vara att i princip varje handling som kan belysa den skattskyldigas verksamhet kan omfattas av granskning. Även skriftlig avrapportering från en revisor som är anlitad av företaget utgör sådant material som ska hållas tillgängligt för revisorn (JO: s ämbetsberättelse 1978/79 s. 316).

Revisorn har även rätt att granska räkenskapsmaterial och andra handlingar som förvaras hos företagets revisor, redovisningsbyrå eller liknande. Handlingarna kan hållas tillgängliga för Skatteverkets revisor genom att den reviderade ser till att de kan granskas hos företagets revisor. Alternativt kan den reviderade se till att materialet förs över till den egna verksamhetslokalen eller direkt till Skatteverket för granskning.

Handlingar som kan undantas från revisionen

Vilka handlingar som Skatteverket inte får granska vid en revision finns angivna i 47 kap. 2 § SFL.

Vid en revision får Skatteverket inte granska en handling som inte får tas i beslag enligt 27 kap. 2 § rättegångsbalken (RB). Det gäller handlingar där det kan antas att dess innehåll är sådant att den som i sin yrkesutövning har tystnadsplikt, d.v.s. inte får höras som vittne om det uppgifterna i handlingen avser och handlingen innehas av denne eller av den till vars förmån tystnadsplikten gäller. Handlingar som inte får tas i beslag kan finnas hos t.ex. advokater, läkare, tandläkare, barnmorskor, sjuksköterskor, psykologer, psykoterapeuter och familjerådgivare.

Skatteverket får inte heller granska handling som inte omfattas av revisionen. Det kan vara fråga om handlingar som inte tillhör den reviderade, t.ex. att handlingen tillhör ett annat företag eller att det är fråga om privata handlingar. Presumtionen är dock att handlingar som finns i verksamhetslokalen tillhör verksamheten och därmed kan granskas.

Skatteverket får heller inte granska en handling med betydande skyddsintresse om det finns särskilda omständigheter som gör att handlingens innehåll inte bör komma till någon annans kännedom och handlingens skyddsintresse är större än dess betydelse för kontrollen.

Skatteverkets revisor får lov att utgå ifrån att de handlingar som finns i verksamhetslokalen rör verksamheten och därmed kan granskas. Det är den som revideras som får begära undantag från granskning enligt bestämmelserna i 47 kap. SFL.

Personer som handlingar får hållas tillgängliga för

Räkenskapsmaterial och andra handlingar som har överlämnats för revision får inte hållas tillgängliga för någon annan än revisorn, den som biträder revisorn, den tjänsteman som leder revisionsarbetet, granskningsledaren eller den som har förordnats enligt 10 kap. 4 § SFF (10 kap. 5 § SFF). En förordnad enligt 10 kap. 4 § SFF är en deltagare i utbytesprogram inom skatte- och avgiftsområdet.

Notera också att för den som ska utföra, biträda vid eller leda en revision, eller som förordnats som deltagare i utbytesprogram, finns en särskild regel om att myndigheten ska upplysa hen om gällande sekretessbestämmelser (10 kap. 3 § SFF).

Övriga kontroller som revisorn får göra

De övriga kontroller som revisorn får göra är kassainventering, granskning av lager, maskiner och inventarier samt besiktning av verksamhetslokaler och prov på varor och utrustning.

Skatteverkets revisor behöver inte lämna någon underrättelse i förväg till den reviderade om att en övrig åtgärd, t.ex. en kassainventering, ska genomföras. En förvarning skulle göra en sådan kontroll som t.ex. kassainventering i det närmaste verkningslös. Revisionen ska fortfarande ske i samverkan med den reviderade så om t.ex. kassainventering eller prov på varor inte godtas av den reviderade kan inte revisorn genomföra åtgärden. Om inte den reviderade fullgör sina skyldigheter kan tvångsåtgärder i form av vitesföreläggande eller bevissäkring användas.

Vissa av kontrollerna som anges nedan kan behöva göras flera gånger under en revision och utan att revisorn informerar innan. Det finns inget hinder för ytterligare kontroller, t.ex. flera kassainvente­ringar, under förutsättning att den reviderade samtycker till åtgärden.

Kassainventering

Vid en revision får en kassainventering ske (41 kap. 7 § 2 SFL).

En kassainventering vid en revision måste följa de syften som framgår av revisionsbeslutet och får inte förväxlas med kontrollbesök för kassaregister som kräver ett beslut enligt 42 kap. 6 § SFL.

Granska lager, maskiner, inventarier

Vid en revision får revisorn granska lager, maskiner och inventarier (41 kap. 7 § 3 SFL).

Granskningen av inventarier är en del av revisionen, även korttidsinventarier får granskas, t.ex. genom inventering. På så vis kan Skatteverket skaffa sig en helhetsbild av verksamheten. En inventariegranskning kan ha stor betydelse för att få underlag för en riktig beskattning (prop. 1974:117 s. 19). En sådan kontroll kan vara aktuell för att till exempel kontrollera att inköpta maskiner faktiskt finns och används i verksamheten.

Besiktning av verksamhetslokaler

Vid en revision får revisorn besikta verksamhetslokaler (41 kap. 7 § 4 SFL). Det kan behövas t.ex. för att kunna göra en bedömning av om de omfattande arbeten som gjorts på fastigheten kan räknas som reparation eller som ombyggnation.

Definitionen av begreppet verksamhetslokal finns i 3 kap. 18 § SFL.

Ta prov på varor och prova teknisk utrustning

Revisorn får ta prov på varor som används, säljs eller tillhandahålls på annat sätt i verksamheten (41 kap. 7 § 5 SFL). Revisorn får även prova teknisk utrustning som används i verksamheten (41 kap. 7 § 6 SFL).

Det kan vid exempelvis bruttovinstberäkningar uppkomma behov av att ta prov på varor. Ett exempel på provtagning kan vara att Skatteverket vid granskning av en restaurang behöver kontrollera hur mycket öl som ryms i glasen, eller vikten på pizzadegen (prop. 1996/97:100 s. 485). Vid en revision kan också uppkomma behov av att t.ex. kontrollera hur kassaapparater och annan apparatur, som exempelvis vågar, är inställda.