OBS: Detta är utgåva 2020.9. Visa senaste utgåvan.

Meny

En personalliggare ska innehålla vissa uppgifter om näringsidkaren och om dem som är verksamma i näringsverksamheten, och uppgifterna ska bevaras.

På denna sida beskrivs reglerna för restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet samt tvätteriverksamhet. Särskilda regler gäller för personalliggare på byggarbetsplatser.

Vilka uppgifter ska föras in i personalliggaren?

Personalliggare ska föras i restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet samt tvätteriverksamhet.

Personalliggaren ska innehålla nödvändiga identifikationsuppgifter för näringsidkaren och för de personer som är verksamma i en sådan näringsverksamhet eller i en annan verksamhet som näringsidkaren bedriver i samma verksamhetslokal (39 kap. 11 § tredje stycket SFL). Dessutom ska tidpunkten då respektive persons arbetspass påbörjas och avslutas framgå av personalliggaren.

Särskilda regler finns om vad som ska föras in i en personalliggare som förs av den som bedriver byggverksamhet. De reglerna behandlas inte här.

Identifikationsuppgifter och uppgifter om arbetspass

De uppgifter som ska antecknas i personalliggaren i verksamheterna enligt ovan är följande:

  • näringsidkarens namn och personnummer, samordningsnummer, organisationsnummer eller motsvarande utländska nummer,
  • namn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer för personer som är verksamma i näringsverksamheten, samt
  • tidpunkten då respektive persons arbetspass påbörjas och avslutas (9 kap. 5 § första stycket SFF).

Uppgifterna om de som är verksamma och om arbetspassen ska avse varje verksamhetsdag (9 kap. 5 § andra stycket SFF).

Skatteverket har föreskrivit bl.a. att andra uppgifter än de obligatoriska får finnas i en personalliggare om detta inte försvårar Skatteverkets kontroll (5 § SKVFS 2015:06 och SKVFS 2018:6).

Uppgifter om verksamma personer ska föras in i personalliggaren

Personalliggaren ska innehålla uppgifter om de som är verksamma i näringsverksamheten.

Vilka omständigheter som är avgörande för om en person ska anses verksam eller inte får avgöras i det enskilda fallet, och blir ytterst en fråga för rättstillämpningen (prop. 2005/06:169 s. 44 f).

Något krav på att personen ska vara anställd, eller ens få ersättning, finns dock inte. Uttrycket verksamma omfattar alltså alla personer som på grund av någon form av överenskommelse mellan den som bedriver verksamheten och den verksamma personen deltar i bedrivandet.

För att omfattas måste det dock finnas någon höjd på den verksamma personens aktivitet. En person som i en bricklunchservering efter avslutad måltid ställer ut sin lunchbricka i diskvagnen eller en person som på eget initiativ, helt utan överenskommelse – uttrycklig eller tyst – mellan näringsidkaren och personen själv, röjer några bord som använts av andra gäster ska inte antecknas i personalliggaren.

Vid bedömningen av om en person är verksam eller inte ska hänsyn också tas till i vilken utsträckning arbetsinsatsen bidrar till näringsverksamhetens bedrivande och är av betydelse för verksamhetens arbetskraftsbehov. Är arbetsinsatsen obetydlig för verksamheten ska personen inte anses vara verksam.

En ytterligare omständighet att ta hänsyn till är var arbetet utförs. En person betraktas som verksam i detta sammanhang till den del arbetsuppgifterna utförs i den verksamhetslokal där den personalliggarpliktiga verksamheten bedrivs.

Även omständigheter såsom t.ex. klädsel, att personen har tillträde till delar av lokalen som inte är tillgängliga för allmänheten och befogenhet att ta upp beställningar och betalning är av betydelse vid bedömningen av om en person är verksam eller inte.

Läs mer om begreppet verksam i Skatteverkets ställningstagande Personalliggare i verksamhetslokaler – begreppet verksam.

Exempel 1: Ej verksam – korta inhopp i verksamheten

Anna driver en restaurang med fem anställda. På eftermiddagarna sitter hennes 12-årige son Leo ofta i restauranglokalen och gör läxor. Det händer att han hjälper till med att duka av bord eller plocka disk.

I de fall då barn gör korta inhopp i en verksamhet rör det sig oftast om insatser som är av obetydlig betydelse för verksamheten. Leo är i det här fallet inte verksam och uppgifter för honom ska inte dokumenteras i personalliggaren.

Exempel 2: Verksam – regelbundna eller mer varaktiga inhopp i verksamheten

Lilian är frisör och driver en salong med två anställda. Hennes dotter My, som är 15 år, arbetar tre timmar varje lördag med att bl.a. plocka upp varor i salongen.

I det här fallet får Mys arbetsinsats anses vara av betydelse för verk­samheten. Hon utför regelbundet ett arbete som annars hade behövt utföras av någon annan. My är verksam vid de tillfällen då hon bl.a. plockar upp varor i salongen och uppgifter för henne ska dokumenteras i personalliggaren.

Exempel 3: Ej verksam – näringsidkaren administrerar verksamheten hemifrån

Karin driver en bilverkstad med fyra anställda. På förmiddagarna väljer hon ofta att arbeta hemifrån med företagets affärskorrespondens och bokföring. När hon är klar med det går hon ner till verkstadslokalen för att arbeta där.

För att en person ska anses verksam i detta sammanhang krävs att arbetsuppgifterna utförs i den verksamhetslokal där den personalliggarpliktiga verksamheten bedrivs, i det här fallet där fordonsservicen bedrivs. Karin är inte verksam den tid då hon sköter företagets administration i hemmet. När hon kommer till verkstadslokalen ska upp­gifter för henne dokumenteras i personalliggaren.

Näringsidkaren själv och närstående

Under vissa förutsättningar behöver enskilda näringsidkare och fåmansföretag inte föra personalliggare. Om en sådan näringsidkare har personal måste personalliggare föras. I en sådan situation ska näringsidkaren anteckna eventuella närvarouppgifter i personalliggaren även om sig själv och sina närstående. Motsvarande gäller i fåmansföretaget för företagsledaren, dennas make och barn (se 39 kap. 11 § fjärde stycket SFL). Även verksamma delägare i handelsbolag och kommanditdelägare ska antecknas. Om det finns en skyldighet att föra personalliggare finns det inga undantag för någon kategori verksamma när det gäller skyldigheten att anteckna närvarouppgifter för dem som utför arbetsuppgifter i verksamheten.

Uttrycket ”i näringsverksamheten”

Det är de som är verksamma i näringsverksamheten som ska antecknas i personalliggaren. Det är dock inte enbart den faktiskt anställda personalen utan alla som på något sätt är verksamma i näringsverksamheten i fråga som ska antecknas. Detta innebär bl.a. att även personal från bemanningsföretag och personer som arbetar oavlönat ska antecknas (prop. 2005/06:169 s. 44). Om någon annan än näringsidkaren bedriver självständig verksamhet i verksamhetslokalen omfattas denne däremot inte av näringsidkarens skyldighet att föra personalliggare.

Om exempelvis en annan näringsidkare än den som har en restaurang självständigt bedriver garderobsverksamheten i restaurangen behöver garderobspersonal inte antecknas i den personalliggare som förs för restaurangen. Den som bedriver garderobsverksamheten och dennes personal ska då anses vara verksamma i garderobsverksamheten.

Rättsfall: ordningsvakter var inte integrerade i verksamheten

Kammarrätten har i ett fall ansett att en näringsidkare inte behövde ta med uppgifter om anlitade ordningsvakter i personalliggaren (KRNS 2010-12-22, mål nr 3876-10). Näringsidkaren invände i målet att ordningsvakterna tillhörde ett vaktbolag som var registrerat för mervärdesskatt och innehade F-skattebevis. Vaktbolaget fakturerade restaurangen för sina tjänster. Ordningsvakterna kom inte från ett bemanningsföretag utan från ett företag med egen anställd personal som utförde en tjänst som fakturerades.

Skatteverket ansåg att ordningsvakter inte har ett sådant mått av självständighet i förhållande till en restaurang som till exempel en självständigt bedriven garderobsverksamhet, utan arbetar mer integrerat i verksamheten och att det därmed förelåg en skyldighet att anteckna ordningsvakter i personalliggaren.

Kammarrätten kom i sin dom fram till att det inte är möjligt att slå fast vare sig en generell regel som innebär en skyldighet för näringsidkare att anteckna ordningsvakter i personalliggaren eller en generell regel som innebär motsatsen. Beroende på omständigheterna kan det vara så att den verksamhet som ordningsvakterna bedriver är integrerad i näringsidkarens verksamhet eller att ordningsvakternas verksamhet får anses vara en självständigt bedriven verksamhet. Det går enligt kammarrätten inte heller att generellt jämställa inhyrda ordningsvakter med personal från bemanningsföretag. En bedömning måste ske i det enskilda fallet.

Kammarrätten ansåg att inget hade framkommit i målet som gav stöd för att ordningsvakternas verksamhet hade varit integrerad med restaurangverksamheten. Vakterna behövde därför inte antecknas i personalliggaren.

Var arbetet utförs spelar roll

Utgångspunkten är att en person ska dokumenteras i personalliggaren i den verksamhetslokal där hen är verksam under det aktuella arbetspasset. Personer som under ett arbetspass gör kortare avvikelser från näringsverksamhetens ordinarie verksamhetslokal, t.ex. för att åka och inhandla något till verksamheten eller för att provköra en bil som har servats, behöver inte skriva ut sig ur personalliggaren.

En person som varaktigt arbetar på annan plats än näringsverksamhetens ordinarie verksamhetslokal, t.ex. vid fordonsserviceverksamhet som bedrivs från en servicebil, ska ha med sig en personalliggare där arbetet utförs.

En näringsidkare som är verksam i sin näringsverksamhet och påbörjar ett arbetspass på en plats för att sedan förflytta sig mellan olika verksamhetslokaler, behöver inte skriva in sig i respektive ut sig ur personalliggaren under arbetets gång. Det räcker i dessa situationer att skriva in sig i personalliggaren i den lokal där arbetspasset påbörjas och skriva ut sig i personalliggaren i den sista lokalen när arbetspasset avslutas där.

Exempel: Näringsidkare med verksamhet i anslutning till bostaden

Kalle driver en restaurangverksamhet, med två anställda, i anslutning till sin bostad. Kalle själv arbetar med alla delar av verksamheten. En vanlig dag kan se ut så här – på förmiddagen arbetar han i restaurangen med att göra iordning och sälja frukosträtter. När morgonrusningen är över varvar han arbetet i restaurangen med administrativa uppgifter, som att besvara mail och sköta bokföring. Dessa uppgifter utför han oftast i sin bostad. Det är också vanligt att han får åka iväg för att göra mindre inköp till verksamheten. När lunchrusningen börjar arbetar han återigen i restaurangen med matlagning och servering. Restaurangen stänger klockan 15 och efter det städar Kalle upp i lokalerna.

I det här fallet räcker det med att Kalle skriver in sig i personalliggaren som finns i restauranglokalen när han påbörjar arbetet på morgonen i restaurangen och skriver ut sig ur samma liggare när restaurangen har stängt och han har avslutat sitt arbete där.

Läs mer om hur dokumentationen i personalliggaren ska göras i de här fallen i Skatteverkets ställningstagande Personalliggare i verksamhetslokaler – arbete på annan plats än i den ordinarie verksamhetslokalen.

Blandad verksamhet

En näringsidkare kan bedriva både sådan verksamhet som medför skyldighet att föra personalliggare och annan verksamhet (här kallad blandad verksamhet). Om den noteringspliktiga delen av verksamheterna överstiger 25 procent av den totala verksamheten ska näringsidkaren föra personalliggare över personer som arbetar i sådana verksamheter som anges i 39 kap. 11 § första stycket SFL.

Om en näringsidkare bedriver blandad verksamhet i en verksamhetslokal ska alla verksamma i verksamhetslokalen antecknas i samma personalliggare (se 39 kap. 11 § tredje stycket SFL). I denna personalliggare ska inte antecknas personer i verksamhetslokalen som är verksamma hos en annan självständig näringsidkare.

Exempel 1: blandad verksamhet

Företaget B AB driver en bilverkstad. Företagsledarens dotter, Adrina, börjar arbeta i bolaget. Adrina är en duktig cykelreparatör och bolaget utökar verksamheten med cykelreparationer. Adrina får sköta den verksamheten i en liten del av bilverkstaden. Skatteverket konstaterar vid kontrollbesök att Adrina är verksam med cykelreparationer, men inte inskriven i någon personalliggare. Bolagets samtliga bilmekaniker hade däremot antecknats i bolagets personalliggare.

Adrinas arbete med cykelreparationer avser inte sådan verksamhet som medför skyldighet för bolaget att föra in uppgifter om hennes närvaro i personalliggaren. Eftersom denna verksamhet dock bedrivs i samma verksamhetslokal som fordonsserviceverksamheten föreligger ändå en sådan skyldighet.

Exempel 2: annan självständig näringsidkare i verksamhetslokalen

I detta exempel är förutsättningarna desamma som i föregående exempel om Adrina. Nu finns dock ytterligare en näringsidkare i verksamhetslokalen: Beata och hennes anställda Conny. Beata är enskild näringsidkare och verksamheten består i att laga stenskott på bilglas och med kemisk behandling och polering behandla fordonsbelysningar. B AB låter Beata komma till verkstaden en gång i veckan för att utföra sådana arbeten åt bolagets kunder. Vid kontrollbesöket håller Beata och Conny på att laga ett stenskott på en personbil. De finns inte antecknade i någon personalliggare.

Beatas verksamhet utgör fordonsserviceverksamhet (SNI 45.202). Hon är en självständig näringsidkare som bedriver sin näringsverksamhet i verkstaden. B AB ska därför inte anteckna Beatas och Connys närvaro i sin personalliggare. Genom att bolaget upplåter plats i verkstaden åt Beatas verksamhet är verkstaden även Beatas verksamhetslokal. Skatteverket får därmed kontrollera Beata vid ett kontrollbesök.

Beata bedriver fordonsserviceverksamhet i verksamhetslokalen. Hon har en anställd som är verksam vid besöket och är därför skyldig att föra en egen personalliggare. I den skulle både Beatas och Connys närvaro m.m. ha antecknats.

Vad utgör en verksamhetslokal vid blandad verksamhet?

Vid bedömningen av vad som utgör en och samma verksamhetslokal ska hänsyn tas till hur lokalen avgränsats. Vid bedömningen ska bl.a. beaktas utrymmenas fysiska utformning och hur utrymmena används.

Det är av betydelse hur tydligt det framgår om personer som är verksamma i de olika verksamheterna befinner sig i samma utrymme. Om det tydligt framgår att personer som är verksamma i den verksamhet som ligger till grund för skyldigheten att föra personalliggare befinner sig i vissa utrymmen, medan personer som är verksamma i den andra verksamheten befinner sig i andra utrymmen talar det för att det rör sig om olika verksamhetslokaler. Om det däremot inte enkelt går att avgöra om personer som är verksamma i de olika verksamheterna befinner sig i olika utrymmen, talar det för att utrymmena bör anses utgöra en och samma verksamhetslokal.

Exempel 1: Vad utgör en verksamhetslokal vid blandad verksamhet?

Näringsidkaren Yngve bedriver hotellverksamhet och restaurangverksamhet i en byggnad. Restaurangverksamheten utgör mer än 25 procent av den totala näringsverksamheten. Det innebär att näringsverksamheten inte huvudsakligen avser annan verksamhet än bl.a. restaurangverksamhet. Yngve ska alltså föra personalliggare. Under punkterna a och b nedan redogörs för hur en bedömning kan göras.

a) En öppen planlösning inrymmer hotellreception och restaurang. Restaurangdelen består dels av sittplatser för restauranggästerna i direkt anslutning till hotellobbyn och dels av intilliggande köksutrymmen. Personer som är verksamma i restaurangverksamheten vistas enbart i restaurangdelen och har kläder som skiljer sig från klädseln hos personer som är verksamma i hotellverksamheten.

I en kontrollsituation går det enkelt att avgöra vilka personer som är verksamma i restaurangverksamheten, både genom deras klädsel och genom att det går att urskilja var personer som är verksamma befinner sig. Det är därför av underordnad betydelse att det är enkelt att röra sig mellan receptionen och restaurangen. Restaurangverksamheten och hotellverksamheten anses i en sådan situation inte bedriven i en och samma verksamhetslokal. Yngve behöver därför bara dokumentera uppgifter för personer som är verksamma i restaurangverksamheten i personalliggaren.

b) En öppen planlösning inrymmer restaurang och en för verksamheterna gemensam bardisk. Bardisken fungerar även som hotellets reception. Personer som är verksamma har en enhetlig klädsel. Hotellrummen där hotellgästerna övernattar är belägna på våningsplanen ovanför restaurangen och receptionen.

I en kontrollsituation, är det under dessa förutsättningar, svårt att avgöra vilka personer som är verksamma i restaurangverksamheten, eftersom båda verksamheterna använder sig av bardisken och de verksamma personerna har likadan klädsel. I en sådan här situation får hela rummet med den öppna planlösningen och övriga restaurangutrymmen anses utgör en verksamhetslokal. Yngve ska därför dokumentera uppgifter för alla personer som är verksamma i rummet med den öppna planlösningen och övriga restaurangutrymmen i personalliggaren. Uppgifter för personer som exempelvis städar hotellrummen behöver endast dokumenteras i personalliggaren när personerna utför städning i rummet med den öppna planlösningen och i övriga restaurangutrymmen.

Exempel 2: Vad utgör en verksamhetslokal vid blandad verksamhet?

Näringsidkaren Greta bedriver fordonsserviceverksamhet och bilförsäljningsverksamhet i en byggnad. Fordonsserviceverksamheten utgör mer än 25 procent av den totala näringsverk­samheten. Greta ska alltså föra personalliggare.

Verkstaden, där underhåll och reparation av motordrivna fordon utförs, är avgränsad med en vägg med dörr in till en reception där kundmottagning sker för både bilförsäljningsverk­samheten och fordonsserviceverksamheten.

Underhålls- och reparationsarbetet utförs i ett tydligt avgränsat utrymme och det är i en kontrollsituation enkelt att skilja ut de personer som är verksamma i fordonsserviceverksamheten. Verkstaden får anses utgöra en egen verksamhetslokal. Att receptionen är gemensam för de båda verksamheterna måste anses vara av underordnad betydelse i detta sammanhang. Greta behöver därför bara dokumentera uppgifter för personer som är verksamma i fordonsserviceverksamheten i verkstadsutrymmena i personalliggaren.

Läs mer i Skatteverkets ställningstagande Personalliggare i verksamhetslokaler – vad utgör en verksamhetslokal vid blandad verksamhet?

Hur ska personalliggaren föras?

En personalliggare i restaurang-, fordonsservice-, livsmedels- och tobaksgrossist-, kropps- och skönhetsvårds- eller tvätteriverksamheter får föras manuellt eller elektroniskt (7 § SKVFS 2015:6 och SKVFS 2018:6). En manuellt förd personalliggare ska vara bunden till sin form och dess sidor ska vara förnumrerade. I en sådan personalliggare ska alla uppgifter antecknas med beständig skrift (8 § SKVFS 2015:6 och SKVFS 2018:6). Uppgifter som har förts in ska alltså inte kunna suddas ut. Sifferuppgifter ska anges med användande av tecknen 0–9. Annan text än namn och sifferuppgifter ska avfattas på svenska (4 § SKVFS 2015:6 och SKVFS 2018:6).

Andra uppgifter än de som ska föras in i personalliggaren enligt 9 kap. 5 § första stycket SFF får antecknas i personalliggaren om detta inte försvårar Skatteverkets kontroll (5 § andra stycket SKVFS 2015:6 och SKVFS 2018:6). Frågan om vilka andra uppgifter eller mängden uppgifter som kan försvåra kontrollen kan inte besvaras generellt utan får enligt Skatteverket bedömas i det enskilda fallet.

Ändring i en personalliggare får inte göras genom att en uppgift utplånas eller på annat sätt görs oläslig utan ska göras genom tillägg. Av ett tillägg ska det framgå vad som har lagts till, vem som har gjort tillägget och när. Vid komplettering genom införande av uppgift ska framgå vem som gjort kompletteringen och när den gjorts (6 § SKVFS 2015:6 och SKVFS 2018:6). Uppgifterna om de verksammas arbetspass ska dokumenteras i omedelbar anslutning till att arbetspasset påbörjas och avslutas (9 kap. 5 § andra stycket SFF). En person kan ha flera arbetspass under en verksamhetsdag. Uppgift om varje arbetspass ska då antecknas.

Det är inte godtagbart att föra in uppgifterna i förväg eller först vid dagens slut.

Att det är näringsidkaren som är skyldig att föra personalliggaren innebär förstås inte att det är denne som i praktiken måste ha hand om personalliggaren och själv föra in uppgifterna. Däremot är det näringsidkaren som har ansvaret för att verksamheten är organiserad så att en personalliggare förs på ett korrekt sätt. Vid eventuella överträdelser av de krav som ställs på en personalliggare är det näringsidkaren som riskerar att få betala kontrollavgift.

Uppgifterna i personalliggaren ska bevaras

Uppgifterna i personalliggaren är i första hand av intresse för att ge Skatteverket underlag för beskattningsbeslut. Uppgifterna ska bevaras under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret (se om beskattningsår 3 kap. 4 och 5 §§ SFL) har gått ut (9 kap. 5 § tredje stycket SFF). Den som är skyldig att föra personalliggare måste spara uppgifterna under den föreskrivna tiden och det på ett sådant sätt att de går att läsa.

Exempel: bevarandetid (1)

Om en näringsidkare har kalenderår som beskattningsår (1 januari–31 december år 1) ska uppgifter om verksamma som registrerats i personalliggaren år 1 bevaras till och med utgången av år 3. Därefter får alla uppgifter om verksamma personer i personalliggaren som förts in under år 1 gallras.

Exempel: bevarandetid (2)

Anta att näringsidkarens beskattningsår går ut den 31 mars kalenderår 1. Beskattningsår är i exemplet 1 april år 0 till 31 mars år 1. Uppgifter om verksamma som registrerats i personalliggaren under beskattningsåret ska bevaras till och med utgången av kalenderår 3. Det innebär att en uppgift i exemplet som registrerats den 1 april år 0 ska bevaras under 45 månader. Hade företaget i stället tillämpat ett förlängt räkenskapsår skulle bevarandetiden i exemplet ha blivit ännu längre.

Föreläggande

Om den som är skyldig att föra personalliggare inte gör det alls eller gör det på ett bristfälligt sätt, får Skatteverket förelägga näringsidkaren om att fullgöra sina skyldigheter (39 kap. 17 § 2 SFL). Det finns formella krav på hur ett sådant föreläggande ska utformas. Föreläggandet får förenas med vite.

Referenser på sidan

Domar & beslut

  • KRNS 2010-12-22, mål nr 3876-10 [1]

Föreskrifter

  • Skatteverkets föreskrifter om personalliggare [1] [2] [3] [4] [5] [6]
  • Skatteverkets föreskrifter om ändring i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2015:6) om personalliggare; [1] [2] [3] [4] [5] [6]

Lagar & förordningar

Propositioner

  • Proposition 2005/06:169 Effektivare skattekontroll m.m. [1] [2]

Ställningstaganden

  • Personalliggare i verksamhetslokaler – arbete på annan plats än i den ordinarie verksamhetslokalen [1]
  • Personalliggare i verksamhetslokaler – begreppet verksam [1]
  • Personalliggare i verksamhetslokaler – vad utgör en verksamhetslokal vid blandad verksamhet? [1]