Vad är räkenskapsinformation?

Tre kategorier räkenskapsinformation

Begreppet räkenskapsinformation är centralt för att förstå vad ett företags bokföringsskyldighet innebär. Begreppet är inriktat på vissa slag av information eller sammanställningar av information. Det syftar däremot inte på informationsbäraren (pappersdokumentet, mikroskrift eller det elektroniska mediet). I stället finns det i 7 kap. 1 § BFL regler om på vilka medier som räkenskapsinformation får bevaras (prop. 1998/99:130, del 1, s. 374).

Ett företags räkenskapsinformation kan delas in i tre kategorier: primär räkenskapsinformation, avtal och andra viktiga handlingar samt övrig räkenskapsinformation.

Primär räkenskapsinformation

Den primära räkenskapsinformationen består enligt 1 kap. 2 § första stycket 9 a BFL av

• öppningsbalansräkning
• grundbokföring och huvudbokföring
• sidoordnad bokföring
• verifikationer och handlingar m.m. som verifikationer hänvisar till
• systemdokumentation och behandlingshistorik
• årsredovisning, årsbokslut respektive förenklat årsbokslut
• specifikation av balansräkningsposter.

Avtal och andra handlingar som är av särskild betydelse för företaget

Avtal och andra viktiga handlingar utgör också räkenskapsinformation (1 kap. 2 § första stycket 9 b BFL). För att handlingarna ska utgöra räkenskapsinformation ska de ha en särskild betydelse för företaget. Vid bedömningen beaktas både handlingens innehåll och företagets verksamhet. Handlingar som ofta utgör räkenskapsinformation är t.ex. beslutsprotokoll, tillståndsbevis, företagsinteckningsbrev, aktiebrev, betalningsförelägganden och skuldebrev (BFNAR 2013:2 kommentaren i 7 kap. till 1 kap. 2 § första stycket 9 b BFL).

Avtal kan utgöra räkenskapsinformation på annan grund än att de har särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Så kan t.ex. vara fallet när det i en verifikation hänvisas till avtalad månadshyra i ett avtal. Avtalet utgör då en del av verifikationen och blir därmed räkenskapsinformation(BFNAR 2013:2 kommentaren i 7 kap. till 1 kap. 2 § första stycket 9 b BFL).

Övriga handlingar som har betydelse för att förstå bokföringen

Även sådana uppgifter som i övrigt är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå hur de enskilda bokföringsposterna har behandlats i bokföringen utgör räkenskapsinformation (1 kap. 2 § första stycket 9 c BFL). Det kan vara instruktioner om redovisningsprinciper, krypteringsnycklar, kontoutdrag och inventeringslistor. En del av dessa handlingar kan dock utgöra räkenskapsinformation även på annan grund, t.ex. därför att de är en del av företagets systemdokumentation (BFNAR 2013:2 kommentaren i 7 kap. till 1 kap. 2 § första stycket 9 c BFL).

Kompletterande information

• Arkivering av räkenskapsinformation.