Underlag för bokföring av affärshändelser

Vad är en verifikation?

En verifikation innehåller uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en justering i bokföringen (5 kap. 6 och 10 §§ BFL). Verifikationen ska säkerställa att det finns bevis för att affärshändelsen har inträffat och ska dokumentera dess innebörd. Verifikationer ska även finnas för andra bokföringsposter, t.ex. rättelser och bokslutstransaktioner (5 kap. 10 § BFL).

Kan inte samtidigt utgöra löpande bokföring

En verifikation kan inte både dokumentera en affärshändelse eller en justering i bokföringen och samtidigt utgöra bokföring för presentation i registreringsordning eller systematisk ordning. Ett tömningskvitto och en kontrollremsa eller ett journalminne från ett kassaregister som ingår i en gemensam verifikation kan inte samtidigt utgöra bokföring i registreringsordning. Det hindrar dock inte att uppgifterna i verifikationen används i bokföringen för presentation både i registreringsordning och i systematisk ordning. Ett bokföringsprogram kan t.ex. vara utformat så att uppgifter bara behöver registreras en gång. Programmet sammanställer sedan uppgifterna på olika sätt t.ex. som en verifikation eller för presentation i registreringsordning (BFNAR 2013:2 punkt 5.1 med kommentar).

Vad kan användas som verifikation?

En verifikation kan vara uppgifter som finns i en faktura, följesedel eller andra handlingar som upprättas i samband med en affärshändelse. En verifikation kan antingen tas emot av företaget eller upprättas inom företaget.

Mottagna uppgifter om affärshändelser

Om företaget har tagit emot en uppgift om affärshändelsen i form av ett dokument, mikroskrift eller något annat maskinläsbart medium, ska den användas som verifikation (5 kap. 6 § BFL). Uppgifter som företaget tar emot ska alltid användas som verifikation, även om företaget bara tar emot ett fåtal uppgifter och man själv måste komplettera uppgifterna i verifikationen. Om uppgifterna tas emot vid flera tillfällen ingår samtliga uppgifter i verifikationen (BFNAR 2013:2 kommentaren till 5 kap. 6 § BFL).

Även uppgifter som företaget laddar ner från ett annat företags webbplats anses vara uppgifter som företaget har tagit emot från någon annan. Så är fallet när företaget laddar ner en leverantörsfaktura från en leverantörs webbplats eller laddar ner uppgifter om inbetalningar till företagets bankkonto från internetbanken (BFNAR 2013:2 kommentaren till 5 kap. 6 § BFL).

Egenupprättade uppgifter om affärshändelser

Om företaget inte har tagit emot några uppgifter om affärshändelsen får företaget själv sammanställa verifikationen. Så kan t.ex. vara fallet om en enskild näringsidkare tar ut varor ur verksamheten. Även vid bokslutsarbetet behöver företaget upprätta egna verifikationer (BFNAR 2013:2 punkt 5.2 med kommentar).

Vilka uppgifter ska en verifikation innehålla?

De uppgifter som en verifikation ska innehålla ska vara varaktiga och får inte raderas eller på annat sätt göras oläsliga (BFNAR 2013:2 punkt 5.4). Det gäller oavsett om det är en mottagen eller egenupprättad verifikation.

En verifikation ska enligt 5 kap. 7 § BFL innehålla uppgifter om

• när verifikationen har sammanställts
• när affärshändelsen har inträffat
• vad affärshändelsen avser
• belopp
• vem som är motpart
• verifikationsnummer
• övrigt som behövs för att fastställa sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen.

Kraven gäller även för verifikationer till andra bokföringsposter än sådana som avser affärshändelser, t.ex. underlag som upprättas i samband med bokslutshändelser (5 kap. 10 § BFL).

Informationen om vad affärshändelsen avser ska vara så specifik att det är möjligt att identifiera affärshändelsen och förstå dess innebörd, såväl för en extern part som för företaget. Det ska framgå vilken sorts vara eller typ av tjänst som avses samt dess kvantitet. Vid försäljning av t.ex. bilar ska det framgå vilken bil som har sålts, t.ex. genom registreringsnummer (BFNAR 2013:2 punkt 5.5 med kommentar).

Uppgifterna om motparten ska vara så specifika att det är möjligt att identifiera denna. Det kan göras t.ex. genom att namn och adress alternativt namn och organisationsnummer eller registreringsnummer för mervärdesskatt anges. Även kundnummer i t.ex. partihandel kan vara ett sätt att identifiera motparten (BFNAR 2013:2 punkt 5.6 med kommentar).

Utelämna uppgifter om motparten

Det finns en möjlighet att utelämna uppgifter som egentligen ska ingå i en verifikation, om det är förenat med svårigheter att låta uppgiften ingå i verifikationen och om ett utelämnande är förenligt med god redovisningssed (5 kap. 8 § BFL).

Bokföringsnämnden har i BFNAR 2013:2 punkt 5.7 med kommentar förtydligat att det är förenat med svårigheter att låta uppgiften om motpart ingå i verifikationen om företaget får betalt direkt i samband med att varan levereras eller tjänsten utförs, och om någon av nedanstående två förutsättningar är uppfyllda:

• Kundkretsen är i huvudsak anonym och motparten identifieras normalt inte. Detta kan vara aktuellt vid kontantförsäljning som registreras i ett kassaregister eller vid internethandel.
• Kundkretsen är i huvudsak inte anonym, men uppgiften om motparten registreras inte i företagets kassaregister eller ingår inte i företagets kassarapporter. Om företaget har uppgifter om motparten, t.ex. i ett bonusregister eller i ett kundregister i en partihandel, och dessa uppgifter registreras i kassaregistret, kan det inte anses vara svårt att låta uppgifterna ingå i verifikationen. Det räcker att registrera kundnummer som motpart i kassaregistret om det finns fullständiga uppgifter om kunden i kundregistret. Om uppgifterna inte registrerats i kassaregistret kan de däremot utelämnas i verifikationen.

Det är endast uppgiften om motpart som får utelämnas.

När ska följesedlar och uppgifter som finns i andra handlingar ingå i verifikationen?

Alla handlingar som utgör underlag för en affärshändelse behöver inte alltid ingå i verifikationen och därmed utgöra räkenskapsinformation.

En följesedel eller en handling som är underlag för utbetalning av lön eller ersättning (tidssedel) till en arbetstagare, eller en annan sammanställning av uppgifter med liknande funktioner, ska endast ingå i en verifikation om handlingen innehåller obligatoriska uppgifter för en verifikation, och om de obligatoriska uppgifterna inte ersätts av en fullständig sammanställning som innehåller dessa uppgifter (BFNAR 2013:2 punkt 5.3).

Om en följesedel eller liknande handling innehåller uppgifter som inte är obligatoriska för en verifikation, och dessa uppgifter inte tas med i t.ex. fakturan, utgör följesedeln inte räkenskapsinformation.

Kompletteringar av uppgifterna i mottagen verifikation

Om företaget har tagit emot en uppgift om en affärshändelse i ett dokument, mikroskrift eller ett maskinläsbart medium och alla uppgifter som en verifikation ska innehålla inte framgår ska företaget komplettera med uppgifterna (5 kap. 6 § BFL). En komplettering får inte medföra att de mottagna uppgifterna förändras. Om företaget kompletterar ska det även framgå när kompletteringen gjordes, vem som gjorde den och vilka uppgifter verifikationen kompletterades med (BFNAR 2013:2 punkt 5.8).

Verifikationsnummer

I en verifikation ska det alltid ingå ett verifikationsnummer eller något annat identifieringstecken samt andra uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen utan svårighet kan fastställas (5 kap. 7 § andra stycket BFL).

Verifikationerna identifieras oftast genom nummer. En verifikationsnummerserie ska vara obruten för en tidsperiod. Ett företag kan ha flera verifikationsnummer under förutsättning att bokföringen fortfarande är överskådlig och i god ordning. Företaget kan alltså ha en nummerserie för kundfordringar och en för leverantörsskulder. Olika nummerserier kan också användas för olika organisatoriska delar av företaget (BFNAR 2013:2 punkt 5.10 med kommentar).

Gemensam verifikationsnummerserie för avkastningsstiftelser

Avkastningsstiftelser som har en gemensam bokföring med andra avkastningsstiftelser för gemensamt placerade förmögenheter, får ha en gemensam verifikationsnummerserie för förmögenhetsförvaltningens bokföring och den egna verksamhetens bokföring (BFNAR 2013:2 punkt 5.11).

Kontering på verifikationen

Kontering ska göras på verifikationen om det behövs för att säkerhetsställa sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten. En kontering innebär att företaget på verifikationen anger vilka konton affärshändelsen ska bokföras på. Om sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten ändå kan säkerställas behöver man inte göra någon kontering. Genom konteringen klassificeras affärshändelsen. Hur detaljerad kontoangivelsen behöver vara får bedömas från fall till fall (BFNAR 2013:2 punkt 5.12 med kommentar).

När får man använda hänvisningsverifikationer?

Ibland kan det förekomma att uppgifterna som dokumenterar en affärshändelse är av sådan art att det inte är lämpligt att de ingår bland verifikationerna, t.ex. avtal, skuldebrev eller liknande. Med hänsyn till arten av de mottagna uppgifterna får en hänvisningsverifikation i stället upprättas som underlag för bokföringen (5 kap. 6 § andra stycket BFL).

En hänvisningsverifikation kan också användas vid återkommande affärshändelser som helt eller delvis verifieras av samma ursprungliga uppgifter om affärshändelsen. Ett exempel på detta är en avi om hyresbetalning på vilken man hänvisar till ett hyreskontrakt (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkterna 5.13 och 5.14).

Om företaget använder en hänvisningsverifikation ska det framgå av verifikationen eller av företagets systemdokumentation var den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen förvaras (BFNAR 2013:2 punkt 5.14).

Rättelse av en verifikation

Om uppgifterna i en verifikation behöver rättas ska det framgå när rättelsen gjordes och av vem (5 kap. 9 § BFL). Rättelsen ska göras på ett sådant sätt att den ursprungliga uppgiften tydligt framgår även efter rättelsen (BFNAR 2013:2 punkt 5.15).

En rättelse av en verifikation kan även göras genom att den felaktiga verifikationen ersätts med en ny verifikation. Om rättelsen görs på det sättet ska det utan svårighet framgå av den första verifikationen att den har blivit ersatt med en ny verifikation. Den ersatta verifikationen utgör räkenskapsinformation även efter rättelsen (BFNAR 2013:2 punkt 5.16 med kommentar).

Kompletterande information

• Vilka uppgifter som ska framgå av den löpande bokföringen beskrivs under Presentation i registerordning och systematisk ordning.
• Vilka uppgifter en faktura ska innehålla enligt mervärdesskattelagen.
• Avstämningar och rättelser.