Meny

Det finns bestämmelser för hur länge personuppgifter får bevaras och när de ska gallras. För uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet gäller olika gallringstider beroende på om uppgifterna finns i eller utanför beskattningsdatabasen.

Bestämmelser för hur Skatteverket ska bevara och gallra uppgifter

EU:s dataskyddsförordning innehåller en bestämmelse om lagringsminimering. De grundläggande bestämmelserna om bevarande och gallring finns i arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) och Riksarkivets föreskrifter, RA-FS och RA-MS. Förutom de grundläggande bestämmelserna om bevarande och gallring av personuppgifter finns det särskilda bestämmelser för Skatteverkets beskattningsverksamhet i SdbL och SdbF. Det finns även bestämmelser om gallring i SFF och FTF. I 20 kap. 2–3 §§ SFF finns bestämmelser om gallring och undantag från gallring av deklarationer och övriga uppgifter. Vidare har Riksarkivet meddelat föreskrifter om bevarande och gallring i beskattningsverksamheten och bouppteckningsverksamheten.

Uppgifter i beskattningsdatabasen

Huvudregeln är att uppgifter och handlingar i beskattningsdatabasen ska gallras senast 7 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som uppgifterna eller handlingarna hänför sig till gick ut (2 kap. 11 § SdbL). Det finns flera undantag från denna huvudregel. Vissa uppgifter och handlingar ska bevaras under längre tid än 7 år medan andra inte ska gallras över huvud taget.

Uppgifter som ska eller får bevaras längre tid än sju år enligt SdbL och SdbF

Tabellen visar vilka uppgifter och handlingar som ska eller får bevaras under längre tid än vad huvudregeln anger. Riksarkivet får meddela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar ska bevaras under längre tid än vad som anges i tabellen (2 kap. 13 § SdbL och 21 § SdbF).

Verksamhet

Föremål för gallring

Gallringstid

Revision

Uppgifter och handlingar som avser revision.

Gallras 10 år efter utgången av det kalenderår då revisionen avslutades (2 kap. 12 § första stycket 1 SdbL).

Revision

Uppgifter och handlingar som har registrerats vid en revision och som omfattas av gallringsskyldighet enligt 2 kap. 11 § och 12 § 1 SdbL.

Får bevaras under den längre tid som behövs för att Skatteverket ska kunna fullgöra sin verksamhet (19 § fjärde stycket SdbF).

Fastighetstaxering

Uppgifter och handlingar som avser fastighetstaxering.

Gallras 12 år efter utgången av det taxeringsår som uppgifterna eller handlingarna kan hänföras till (2 kap. 12 § första stycket 2 SdbL).

Fastighetstaxering

Representativa överlåtelser och förteckningar av uppgifter som avses i 2 § 8 SdbF och som är till för att bestämma värdenivåerna vid allmän fastighetstaxering och vid omräkning.

Gallras enligt

1 A kap. 1–5 §§ FTF (23 § SdbF).

Punktskatter i form av tobaksskatt, alkoholskatt och energiskatt

Uppgifter och handlingar om godkända upplagshavare, registrerade varumottagare, tillfälligt registrerade varumottagare, registrerade avsändare eller godkända skatteupplag enligt LTS, LAS OCH LSE.

Gallras 7 år efter utgången av det kalenderår då aktören avregistrerades (2 kap. 12 § andra stycket SdbL).

Punktskatter i form av tobaksskatt, energiskatt, skatt på kemikalier i viss elektronik och skatt på plastbärkassar

Uppgifter och handlingar om godkända lagerhållare enligt LTS, LSE, lagen (2016:1067) om skatt på kemikalier i viss elektronik, lagen (2018:696) om skatt på vissa nikotinhaltiga produkter och lagen (2020:32) om skatt på plastbärkassar samt uppgifter och handlingar om registrerade mottagare enligt lagen (2016:1067) om skatt på kemikalier i viss elektronik

Gallras 7 år efter utgången av det kalenderår då godkännandet blev återkallat (2 kap. 12 § tredje stycket SdbL)

Punktskatter som hanteras i EMCS-systemet

Uppgifter och handlingar om förflyttningar och kontroller av punktskattepliktiga varor som ingår i EMCS-systemet.

Gallras 10 år efter utgången av det kalenderår då de meddelanden som är kopplade till den administrativa referenskoden enligt 22 b § andra stycket LTS, 21 b § andra stycket LAS eller 6 kap. 4 § andra stycket LSE senast ändrades (2 kap. 12 § fjärde stycket och 2 kap. 4 a § SdbL).

Detsamma gäller de meddelanden som är kopplade till annan sammanhållande identifikationsuppgift.

Beskattning av aktiebolag eller ekonomiska föreningar

Inkomstdeklarationer och andra handlingar som har lämnats för att bestämma underlaget för skatter och avgifter. Inkomstdeklarationer och andra handlingar som har upprättats eller omhändertagits för granskning av Skatteverket för kontroll enligt bestämmelserna i SFL.

Gallras 11 år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gått ut (19 § första stycket SdbF).

Beskattning av aktiebolag eller ekonomiska föreningar

Skattedeklarationer och andra handlingar som innehåller uppgifter som avses i 42 a kap. SFL.

Gallras 11 år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gått ut (19 § tredje stycket SdbF).

Tredjemans­revisioner och tredjemans­föreläggande

Uppgifter som behandlas i beskattningsdatabasen angående kontrollprojekt vid tredjemansrevision eller tredjemans­föreläggande i form av elektroniska handlingar.

Uppgifterna får bevaras tills uppgifterna inte längre behövs för verksamheten. Uppgifterna får dock bevaras längst till ett projekt avslutas (RA-MS 2019:33).

Uppgifter som inte ska gallras

Följande uppgifter i beskattningsdatabasen ska för varje år undantas från gallring (18 § SdbF):

  • namn, personnummer, organisationsnummer och särskilt registrerings- och redovisningsnummer
  • hemortskommun och församling
  • personnummer för en make eller någon annan som en skattskyldig sambeskattas med
  • kontrolluppgifter och uppgifter per betalningsmottagare i en arbetsgivardeklaration för inkomstslagen tjänst och kapital, pensionsförsäkringar, pensionssparkonton och tjänstepensionsavtal
  • intäkts- och kostnadsposter i varje inkomstslag i beslut om slutlig skatt för statlig och kommunal inkomstskatt
  • allmänna avdrag
  • antal dagar som en skattskyldig fått sjöinkomst för
  • tillgångar och skulder
  • beslut om beskattning när det gäller sådan skatt eller avgift som avses i 56 kap. 3 § SFL (dock inte skälen för beslutet)
  • beslut om fastighetstaxering (dock inte skälen för beslutet).
  • bouppteckningar

Uppgifter som omfattas av gallringsskyldighet enligt 2 kap. 11 § och 12 § 1 SdbL ska inte gallras om de avser ett aktiebolag eller en ekonomisk förening vars styrelse hade sitt säte i Göteborgs kommun eller en kommun som ligger i Östergötlands, Gotlands eller Västernorrlands län den 1 november året före det år då beslut om slutlig skatt enligt 56 kap. 2 § SFL fattades (20 § SdbF). Detsamma gäller uppgifter som avser ett bolag eller en förening vars styrelse saknar säte men där bolaget eller föreningen utövade förvaltning i någon av dessa kommuner.

Uppgifter utanför beskattningsdatabasen

Huvudregeln är att uppgifter som behandlas i ett ärende utanför beskattningsdatabasen ska gallras senast ett år efter det att ärendet har avslutats (1 kap. 8 § SdbL). Det kan till exempel vara sparade Word-dokument och Excel-filer.

Uppgifter som får bevaras under längre tid

Uppgifter som behandlas utanför beskattningsdatabasen får bevaras under längre tid än ett år under vissa förutsättningar (prop. 2000/01:33 s. 199 f). Tabellen visar vilka förutsättningar som gäller och när uppgifterna i stället ska gallras.

Förutsättning

Ny gallringstid

De behandlade uppgifterna tillförs ett annat ärende som är pågående.

Uppgifterna får bevaras efter ettårsfristen som en del av det nya ärendet.

Ett nytt ärende öppnas med anledning av informationen.

Uppgifterna ska gallras senast ett år efter det att det nya ärendet har avslutats.

Uppgifterna förs över till beskattningsdatabasen (förutsätter att uppgifterna får behandlas i databasen).

Uppgifterna ska gallras enligt de bestämmelser som gäller för gallring av uppgifter i beskattningsdatabasen.

Uppgifter angående kontrollprojekt vid tredjemansrevision eller tredjemansföreläggande i form av elektroniska handlingar.

Uppgifterna får bevaras tills uppgifterna inte längre behövs för verksamheten. Uppgifterna får dock bevaras längst till ett projekt avslutas (RA-MS 2019:33).

Att uppgifterna ska gallras innebär att de kan föras över på papper och den elektroniska informationen raderas. De uppgifter som finns kvar endast på papper omfattas då inte av den ettåriga gallringsfristen.

Regeringen eller Riksarkivet kan meddela föreskrifter om att uppgifter ska gallras vid en annan tidpunkt eller att uppgifter ska bevaras (1 kap. 8 § SdbL och 21 § SdbF). Uppgifter och handlingar kan behöva bevaras under längre tid t.ex. om Skatteverket har inlett ett urvalsprojekt eller kontrollprojekt som kan antas bli mycket omfattande (prop. 2000/01:33 s. 117 f.).

Riksarkivets föreskrifter om att bevara, återlämna och gallra uppgifter

Riksarkivet har meddelat föreskrifter om hur Skatteverket ska bevara, återlämna och gallra handlingar från beskattningsverksamheten (RA-MS 2019:33). I en bilaga till föreskrifterna ges detaljerade bestämmelser för bevarande och gallring av pappershandlingar och elektroniska handlingar från beskattningsverksamheten.

Föreskrifter för uppgifter och handlingar som rör brottsanmälan

Riksarkivet har meddelat föreskrifter om hur Skatteverket ska bevara och gallra elektroniska handlingar rörande brottsanmälan (RA-MS 2019:33). Enligt föreskrifterna får uppgifterna och handlingarna i en brottsanmälan bevaras 6 månader efter det att det finns ett åklagarbeslut eller en lagakraftvunnen dom avseende de misstankar som brottsanmälan avser.

Föreskrifter för uppgifter i register om spärr för skattetillägg

Riksarkivet har meddelat föreskrifter om hur Skatteverket ska bevara och gallra uppgifter i register om spärr för skattetillägg (spärregister SPS) i RA-MS 2019:33. Enligt föreskrifterna får uppgifterna bevaras 6 år efter utgången av det kalenderår då spärren skapades.

Referenser på sidan

Lagar & förordningar

  • Fastighetstaxeringsförordning (1993:1199) [1]
  • Förordning (2001:588) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8]
  • Lag (1994:1563) om tobaksskatt [1] [2] [3]
  • Lag (1994:1564) om alkoholskatt [1] [2]
  • Lag (1994:1776) om skatt på energi [1] [2] [3]
  • Lag (2001:181) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10]
  • Lag (2016:1067) om skatt på kemikalier i viss elektronik [1]
  • Lag (2018:696) om skatt på vissa nikotinhaltiga produkter [1]
  • Lag (2020:32) om skatt på plastbärkassar [1]
  • Skatteförfarandeförordning (2011:1261) [1]
  • Skatteförfarandelag (2011:1244) [1]

Propositioner

  • Proposition 2000/01:33 Behandling av personuppgifter inom skatt, tull och exekution [1] [2]