Förvarad hos en myndighet

När är en handling förvarad hos en myndighet?

En handling i form av en framställning anses förvarad hos en myndighet om den finns i myndighetens lokaler (2 kap. 4 § TF). En handling anses förvarad hos en myndighet oavsett om det är originalhandlingen eller en kopia som finns hos myndigheten. Handlingar med identiskt innehåll kan anses förvarade hos flera myndigheter samtidigt.

Handlingen måste inte alltid befinna sig i myndighetens egna lokaler för att anses förvarad där (prop. 1975/76:160 s.122). En handling anses förvarad hos myndigheten även när en tjänsteman har den i sin bostad för att arbeta med den där.

Upptagningar

En upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel anses förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas (2 kap. 6 § TF).

Rättsfall: Förvarad när myndighet anlitar externt företag

Ansökningar till en kommunal befattning ansågs som allmänna handlingar när de förvarades hos ett enskilt företag som haft i uppdrag att medverka vid rekryteringen (RÅ 1989 ref. 29).

Intresseanmälningar i ett tjänstetillsättningsärende ansågs vara inkomna till en kommun och förvarade där även när de faktiskt fanns hos ett enskilt företag som medverkat vid rekryteringen (RÅ 1996 ref. 25). Om en kommun tar hjälp från en extern konsult/konsultbyrå med rekrytering av kommunala tjänster, så får det inte påverka allmänhetens möjlighet till insyn (JO 2003/04:JO1 s. 442).

Upptagningar i form av automatiserad behandling

Upptagningar i form av automatiserad behandling anses förvarade hos en myndighet om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med ett tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas (2 kap. 6 § TF).

Med tekniskt hjälpmedel avses datorer som en myndighet själv utnyttjar (prop. 1990/91:60 s. 74). Det är därför inte tillåtet för en enskild att med hjälp av egen dator ta del av en upptagning i form av automatiserad behandling hos en myndighet.

En upptagning för automatiserad behandling är förvarad både hos den myndighet där upptagningen finns och hos en myndighet som genom direktåtkomst har tillgång till upptagningen.

Potentiella handlingar

En potentiell handling är en sammanställning av uppgifter ur en eller flera upptagningar för automatiserad behandling. Det finns två krav som samtidigt ska vara uppfyllda för att en potentiell handling ska anses förvarad hos en myndighet:

• sammanställningen ska kunna tas fram med s.k. rutinbetonade åtgärder
• myndigheten ska ha rättslig befogenhet att göra sammanställningen tillgänglig (den s.k. begränsningsregeln).

Potentiella handlingar och rutinbetonade åtgärder

Det första kravet för att en potentiell handling ska anses förvarad hos en myndighet är att en sammanställning av uppgifterna kan göras tillgänglig för myndigheten med rutinbetonade åtgärder (2 kap. 6 § andra stycket TF). Begreppet ”rutinbetonade åtgärder” syftar till en prövning av myndighetens nödvändiga arbetsinsatser, kostnader och de komplikationer i övrigt som en åtgärd för att sammanställa de uppgifter som begärs utlämnande kan föranleda (prop. 1975/76:160 s. 90).

Frågan om en åtgärd är rutinbetonad ska avgöras utifrån dels den allmänna tekniska utvecklingen, dels den tekniska nivån och kompetensen hos den aktuella myndigheten (SOU 2012:90 s. 67).

Hur lång tid det skulle ta att ta fram en sammanställning beaktas också. Sammanställningen ska kunna göras med de befintliga dataprogram som myndigheten förfogar över och det kan inte krävas nyskrivning av datorprogram (prop. 1975/76:160 s. 90). Observera att tiden för själva datorbearbetningen inte ingår i den tid som räknas vid bedömningen om sammanställningen är att betrakta som förvarad hos myndigheten och därmed allmän handling.

Skatteverket har olika typer av datasystem inom olika verksamhetsgrenar. Detta medför bl.a. att det finns större möjligheter att ta fram potentiella handlingar inom beskattningsverksamheten än inom folkbokföringsverksamheten.

Rättsfall: Rutinbetonade åtgärder eller inte

Två timmars utredning och specialprogrammering

En person hade begärt hos Statistiska Centralbyrån, SCB, att få vissa statistiska uppgifter från en undersökning om levnadsförhållanden. SCB uppgav att ett framtagande av uppgifterna skulle kräva dels en utredningsinsats på omkring två timmar, dels specialprogrammering av ett befintligt datorprogram samt efterkontroll. Högsta förvaltningsdomstolen konstaterade att uppgifterna endast kunde tas fram ”genom en bearbetning av vissa ADB-registrerade uppgifter med begagnande av ett för ändamålet särskilt framställt datorprogram”. Domstolen ansåg att en bearbetning av detta slag gick utöver sådana rutinbetonade åtgärder för visst urval eller viss sammanställning av data som en myndighet är skyldig att vidta för att tillgodose kraven på offentlighet. Uppgifterna ansågs därför inte vara tillgängliga för SCB på ett sådant sätt att de utgjorde allmänna handlingar enligt TF (RÅ 1988 ref. 84).

Programmering, leveranskontroll och kvalitetsgranskning

En person begärde ut uppgifter från SCB, vilket skulle kräva en programmeringsinsats, leveranskontroll och kvalitetsgranskning. Tidsåtgången uppskattades till cirka en och en halv timme. Kammarrätten ansåg att den bearbetning som krävdes för att göra sammanställningen tillgänglig inte var rutinbetonade åtgärder (KRNS 2009-01-14, mål nr 7324-08).

Nya program och manuell genomgång

En förteckning över samtliga offentliga omprövningsbeslut som Skatteverket hade fattat en angiven dag ansågs inte förvarad hos Skatteverket, bl.a. för att det krävdes nya program och manuell genomgång av inkomstdeklarationer (KRNS 2011-09-27, mål nr 3768-11).

Programmering och kvalitetskontroll i minst 4 timmar

Det krävdes 4-6 timmars arbete avseende programmering och kvalitetskontroller för att få fram en läsbar sammanställning över begärda personnummer. Högsta förvaltningsdomstolen ansåg inte att detta utgjorde rutinbetonade åtgärder och sammanställningen ansågs därför inte förvarad hos Skatteverket (HFD 2015 ref. 25).

Potentiella handlingar och begränsningsregeln

Även om en potentiell handling kan tas fram med rutinbetonade åtgärder anses den inte förvarad hos myndigheten om den innehåller personuppgifter och myndigheten enligt lag eller förordning saknar befogenhet att göra sammanställningen tillgänglig (2 kap. 7 § TF). Bestämmelsen avser t.ex. förbud i s.k. registerförfattningar för en myndighet att använda vissa sökbegrepp eller att ta fram sammanställningar genom att samköra olika register (SOU 2012:90 s. 68). Sökbegränsningar är utformade så att vissa sökbegrepp inte får användas eller att endast vissa tillåtna begrepp får användas för sökning.

Färdiga elektroniska handlingar

Färdiga elektroniska handlingar omfattas inte av någon av de begränsningar som gäller för att potentiella handlingar ska anses förvarade hos en myndighet. En färdig elektronisk handling anses förvarad hos en myndighet om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med ett tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas (2 kap. 6 § TF). Detta gäller även om det krävs mer än rutinbetonade åtgärder för att göra handlingen tillgänglig (prop. 2001/02:70 s. 38). Inte heller den s.k. begränsningsregeln har någon betydelse för om färdiga elektroniska handlingar anses förvarade hos en myndighet.

Cookie-fil

En cookie-fil anses som regel vara förvarad hos den myndighet i vars dator den finns (RÅ 1999 ref. 18).

Kompletterande information

• Allmänna handlingar i elektronisk form (SOU 2010:4).