Inhämta yttrande över uppgifter tillförda av annan

Den som ärendet gäller ska känna till de underlag beslutet grundas på

Inom förvaltningsrätten är det en grundläggande princip att den som ärendet gäller ska känna till vilket underlag den beslutande myndigheten har tillgång till.

Om ett ärende har tillförts uppgifter av någon annan än den som ärendet gäller, får det inte avgöras utan att den som ärendet gäller har underrättats om uppgifterna och fått tillfälle att yttra sig över dem (40 kap. 3 § första stycket SFL). Bestämmelsen är tillämplig på alla beslut som fattas enligt SFL. Motsvarande bestämmelse om myndigheters kommunikationsplikt finns även i 25 § FL.

Det ska anmärkas att bestämmelsen gäller avgöranden och alltså inte tillämpas på beslut under handläggningen, så kallade beredningsbeslut. Kommunikation av uppgifter inför ett beredningsbeslut kan dock i vissa fall behöva ske med stöd av kommunikationsbestämmelsen i 25 § FL.

Med annan förstås även Skatteverket. Även uppgifter som Skatteverket själv inhämtat exempelvis genom slagningar i register och som tillförs ärendet ska kommuniceras. Detsamma gäller uppgifter som sänts in av den enskilda själv i ett annat ärende men som av Skatteverket tillförs det aktuella ärendet.

Uppgifter som har tillförts ärendet av någon annan än den ärendet gäller kallas ofta tredjemansuppgifter.

Exempel på uppgifter som måste kommuniceras

Exempel på tillförda uppgifter som måste kommuniceras är kontrolluppgifter som inte stämmer överens med vad som deklarerats, uppgifter från skattekontot, inhämtade myndighetsuppgifter samt sakkunnigutlåtanden.

En handling som endast innehåller en sammanställning av befintligt utredningsmaterial och inte ger utredningen något nytt material, utgör endast arbetsmaterial och hör inte till det som tillförts ärendet. Det gör inte heller utkast till beslut eller annat liknande arbetsmaterial hos myndigheten. Detsamma gäller dokumentation enligt 27 § FL avseende muntliga upplysningar, iakttagelser vid syn och dylikt.

Utgångspunkten är att också uppgifter i inkomna brev eller skrivelser från andra vilka har tillförts ärendet ska kommuniceras, även om de är anonyma.

Viktigast att hålla i minnet är att den enskilda ska känna till och ha fått möjlighet att yttra sig över sådana uppgifter som av någon annan har tillförts ärendet och som ligger till grund för beslutet.

Sekretess hindrar aldrig helt

Att kommunikationsskyldigheten gäller med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § OSL framgår av 40 kap. 3 § tredje stycket SFL. Vissa inskränkningar enligt OSL påverkar alltså skyldigheten. Handling eller material får inte lämnas ut till parten om det är av synnerlig vikt att uppgift i materialet inte röjs. Skulle så vara fallet ska Skatteverket efter sekretessavvägning i stället upplysa om vad materialet innehåller. Läs mer på sidan Sekretess i förhållande till parter.

När kan kommunikation underlåtas?

Kommunikation behöver inte ske om

• avgörandet inte är till nackdel för den som ärendet gäller
• uppgiften saknar betydelse eller om det av någon annan anledning är uppenbart obehövligt att den som ärendet gäller underrättas och får tillfälle att yttra sig
• det finns risk att en underrättelse skulle göra det avsevärt svårare att genomföra beslutet i ärendet
• avgörandet inte kan skjutas upp (40 kap. 3 § andra stycket SFL).

Om avgörandet inte är till nackdel för den som ärendet gäller

Även om uttrycket ”till nackdel” inte är helt konsekvent behandlat i lagstiftningen så ska bestämmelsen tolkas så att Skatteverket inte bör avstå från kommunikation av tredjemansuppgifter annat än i fall av helt bifall till den enskildas yrkanden eller begäran. Detta också med hänsyn till att kommunikationsskyldigheten gällande uppgifter från annan än den enskilda är en princip som anses gälla för alla myndigheter även utan föreskrift i lag.

Om det är uppenbart obehövligt med yttrande

I lagtexten sägs uttryckligt att det får anses uppenbart obehövligt att kommunicera om den tillförda uppgiften saknar betydelse (underförstått för ärendets avgörande). Också sådant som har en viss men liten betydelse för ärendets avgörande täcks av undantaget.

Kommunikation kan också vara uppenbart obehövlig av någon annan anledning. Skulle det material som tillförts ett ärende genom annan enbart bestå av uppgifter om sådana faktiska förhållanden som den enskilda kan förväntas ha kännedom om, t.ex. upplysningar om den enskildas egen födelsetid, civilstånd etc., är det i allmänhet uppenbart obehövligt att kommunicera dessa uppgifter (jfr prop. 1971:30 s. 468). Rättssäkerhetsskäl talar för en försiktig bedömning av den krets av uppgifter som den enskilda kan anses känna till, särskilt om det är fråga om omfattande uppgifter som innehåller belopp eller andra sifferuppgifter (jämför KRNS dom den 30 april 2015 mål nummer 7613-7618-13).

Också då den tillförda uppgiften bara är en bekräftelse av en uppgift som den enskilda själv tidigare lämnat i ärendet kan kommunikation ses som uppenbart obehövlig.

Om det är avsevärt svårare att genomföra beslutet

Om det finns risk för att verkställigheten av beslutet skulle bli avsevärt svårare genom kommunikation behöver sådan inte ske, exempelvis i ärenden där beslutet för att få avsedd effekt måste komma överraskande.

Om avgörandet inte kan skjutas upp

I de ursprungliga motiven till bestämmelsen, som hämtats från FL, nämns att undantaget bl.a. bör kunna tillämpas i fall där myndigheten är bunden av bestämda beslutsfrister som inte lämnar utrymme för kommunikation. Skatteverket ska fatta ett beslut om slutlig skatt för varje beskattningsår. Verket måste besluta om slutlig skatt i sådan tid att besked om slutlig skatt kan skickas inom de tider som anges i 56 kap. 10 § SFL. Denna bestämmelse om när slutskattebesked senast ska skickas ut reglerar alltså indirekt när Skatteverket senast ska besluta om slutlig skatt (prop. 2010/11:165 s. 867 med hänvisning till prop. 1971:30 s. 454 och 471).

I förarbetena till undantagspunkten anges att undantaget att underrättelse inte behöver ske om ärendet inte kan skjutas upp är tillämpligt i ärenden om slutlig skatt. Om Skatteverket i ett sådant ärende har misslyckats med att underrätta den enskilda eller inte hinner underrätta denne om en sent inkommen uppgift får alltså verket ändå fatta beslut om slutlig skatt.

Däremot är undantaget inte tillämpligt i ärenden om särskilda avgifter och omprövning till den enskildas nackdel. De beslutsfrister som gäller för nämnda ärenden är nämligen av en annan karaktär än den frist som indirekt gäller för beslut om slutlig skatt. Skatteverket är inte skyldigt att fatta beslut inom viss tid, utan fristerna för beslut om särskilda avgifter och omprövning till nackdel innebär att verket inte får fatta beslut efter en viss tidpunkt (prop. 2010/11:165 s. 868).

Det kan inträffa att något beslut om slutlig skatt inte har fattats. Om det först efter den indirekta tidsfristen för beslut om slutlig skatt visar sig att Skatteverket borde ha fattat ett sådant beslut får verket besluta om slutlig skatt genom omprövning (66 kap. 2 § andra stycket SFL). I sådana fall gäller beslutsfristerna för omprövning och undantaget att ”avgörandet inte kan skjutas upp” är inte tillämpligt.

Undantagen är delvis verkningslösa

Observera att så länge någon av de båda bestämmelserna om kommunikation i SFL (40 kap. 2 § SFL och 40 kap. 3 § SFL) är tillämpliga ska kommunikation ske.

Lagtekniskt utgör 40 kap. 2 § SFL en reglering av skyldigheten att kommunicera Skatteverkets bedömning innan beslut fattas. I 40 kap. 3 § SFL regleras något annat, nämligen skyldigheten att kommunicera uppgifter från annan än den enskilda. Om nu den senare bestämmelsen inte förutsätter kommunikation men väl den första måste således Skatteverkets beslut ändå föregås av kommunikation. När uppgifter från annan än den enskilda är relevanta för ärendet och därför har tillförts detta, grundas Skatteverkets bedömning på dessa uppgifter. Då blir de undantag som anges i 40 kap. 3 § SFL delvis verkningslösa, eftersom 40 kap. 2 § SFL endast innehåller undantag för det fallet att kommunikation i fråga om nackdelsbeslut är uppenbart obehövlig.