Tidpunkten för bokföring

Faktureringsmetoden och kontantmetoden – två metoder för löpande bokföring

Den löpande bokföringen under året kan ske enligt två metoder: faktureringsmetoden och kontantmetoden. Kontantmetoden ger utrymme för ett förenklat slag av bokföring där alla affärshändelser inte bokförs löpande under året.

Faktureringsmetoden

Bokföringslagen utgår från att alla affärshändelser i företaget ska bokföras löpande. Faktureringsmetoden innebär att företaget bokför affärshändelser när de uppstår, oavsett när betalning faktiskt sker. Detta innebär till exempel att företaget bokför sin försäljning mot faktura redan när fakturan skickas. Även betalningen från kunden är en affärshändelse som ska bokföras.

Kontantmetoden

Kontantmetoden får tillämpas av alla företag som har en årlig nettoomsättning som normalt uppgår till högst tre miljoner kronor. Finansiella företag får inte tillämpa kontantmetoden (5 kap. 2 § tredje stycket BFL).

Metoden innebär att företaget får dröja med att bokföra affärshändelserna tills betalningen görs. Vid en försäljning mot faktura bokför företaget alltså inte försäljningen när fakturan skickas, utan först när betalningen från kunden kommer. Uppkomna fordringar och skulder behöver inte bokföras löpande under året. Vid räkenskapsårets slut ska dock samtliga då obetalda fordringar och skulder förtecknas och bokföras (5 kap. 2 § tredje stycket BFL).

I avvaktan på bokföringen ska företaget hålla ordning på sina verifikationer. De ska ordnas i takt med att de tas emot eller sammanställs (BFNAR 2013:2 punkt 3.14).

Bokföra kontanta in- och utbetalningar

Huvudregeln är att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag (5 kap. 2 § första stycket BFL). För att en affärshändelse ska anses vara bokförd krävs att den kan presenteras både i registreringsordning och i systematisk ordning.

Vad är kontanta in- och utbetalningar?

Med kontanta in- och utbetalningar avses i det allmänna rådet punkterna 1.9 och 1.10 betalningar i form av

• sedlar och mynt
• postväxlar
• mottagna checkar och andra betalningsanvisningar som omedelbart kan omsättas i pengar
• mottagna betalningsanvisningar i pappersform som det mottagande företaget får ersättning för genom inlösen eller liknande, t.ex. rabattkuponger, presentkort, måltidskuponger.

Måltidskuponger som företaget själv ställer ut och tar emot betalning för vid ett tidigare tillfälle omfattas inte av definitionen av kontanta in- och utbetalningar i det allmänna rådet. Inte heller betalningsanvisningar som tas emot i elektronisk form omfattas av definitionen, t.ex. sms, elektroniska rabattkuponger eller elektroniska presentkort.

När infaller påföljande arbetsdag?

När den senaste tidpunkten för att bokföra infaller beror på när påföljande arbetsdag inträffar. Påföljande arbetsdag är nästa dag som arbete utförs i verksamheten (BFNAR 2013:2 punkt 3.1). En butik som har öppet alla dagar utom söndagar ska bokföra lördagens kontanta in- och utbetalningar senast på måndagen.

Om det är mer än några dagar mellan den dag då affärshändelsen inträffade och den påföljande arbetsdagen, t.ex. när man deltar i mässor, ska de kontanta in- och utbetalningarna bokföras senast dagen efter den dag då affärshändelsen inträffade (BFNAR 2013:2 punkt 3.2).

Bokföring av andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar

Andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar ska som huvudregel bokföras så snart det kan ske (5 kap. 2 § första stycket BFL). För att en affärshändelse ska anses vara bokförd krävs att den kan presenteras både i registreringsordning och i systematisk ordning.

Att bokföringen ska göras så snart det kan ske innebär att bokföring ska ske så snart företaget har tillräckligt med uppgifter för att kunna bokföra affärshändelsen på ett godtagbart sätt. Om företaget har tillräckliga uppgifter för att kunna bokföra affärshändelsen får bedömas med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet (BFNAR 2013:2 punkt 3.3). Det ska t.ex. finnas tid för en normal attestrunda.

Skyldigheten att bokföra en försäljning eller ett inköp inträder när det civilrättsligt har uppkommit en fordran eller skuld, vilket i allmänhet har skett när en part har fullgjort sin prestation genom leverans. Ofta har företaget vid den tidpunkten inte tillgång till samtliga uppgifter som behövs för att kunna bokföra affärshändelsen på ett godtagbart sätt. Bokföringen av fordringar och skulder får vänta till dess att en faktura eller motsvarande handling har utfärdats eller mottagits, eller till dess att en sådan handling enligt god affärssed borde ha utfärdats eller mottagits (BFNAR 2013:2 punkt 3.4). Bokföringen får vänta tills dess även om företaget vid en tidigare tidpunkt hade tillräckligt med underlag för att kunna bokföra affärshändelsen. Detta ska tillämpas konsekvent under räkenskapsåret och gälla både utfärdade och mottagna fakturor.

Senareläggning av bokföringen

Bokföringslagen ger en möjlighet att bokföra affärshändelser senare än huvudregeln i 5 kap. 2 § första stycket BFL om det finns skäl och om det är förenligt med god redovisningssed (5 kap. 2 § andra stycket BFL). Inom god redovisningssed finns ett flertal möjligheter att senarelägga delar av bokföringen.

God redovisningssed ger alla företag en möjlighet att senarelägga bokföringen till 50 dagar efter utgången av den månad som affärshändelsen inträffade. Bokföring av kontanta in- och utbetalningar för presentation i registreringsordning får inte senareläggas. Det innebär att senareläggningen av bokföringen bara kan ske av kontanta in- och utbetalningar för presentation i systematisk ordning och av övriga affärshändelser för presentation i registreringsordning och i systematisk ordning (BFNAR 2013:2 punkt 3.6). Möjligheten till senareläggning får utnyttjas även om företaget har alla uppgifter för att kunna bokföra affärshändelsen.

Även ett företag som tillämpar kontantmetoden får senarelägga bokföringen. När man bedömer tidpunkten för när en affärshändelse inträffat ska tiden räknas från betalningstillfället (BFNAR 2013:2 punkt 3.15).

Tidigare kunde företagen senarelägga bokföringen till utgången av månaden efter den månad då affärshändelsen inträffade. De regler om ytterligare senareläggning som nu införts i BFNAR 2013:2 har tillkommit för att underlätta samordningen med redovisningen av mervärdesskatt (prop. 2009/10:235 s. 82f) men får tillämpas även av företag som inte är skyldiga att redovisa mervärdesskatt. Det finns dock inget krav på företaget att bokföra löpande enligt samma periodicitet som företaget redovisar sin mervärdesskatt. Företaget kan alltså t.ex. bokföra kvartalsvis men ändå redovisa mervärdesskatt en gång om året, eller bokföra en gång i månaden även om mervärdesskatten redovisas kvartalsvis. Den valda periodiciteten ska dock tillämpas konsekvent.

För företag med låg nettoomsättning

Det finns två möjligheter för företag med låg nettoomsättning att senarelägga bokföringen:

• Företag som har en normal årlig nettoomsättning som uppgår till högst tre miljoner kronor får senarelägga bokföringen till 50 dagar efter utgången av det kvartal som affärshändelsen inträffade (BFNAR 2013:2 punkt 3.7).
• Företag som har en normal årlig nettoomsättning som uppgår till högst en miljon kronor och normalt högst 50 verifikationer som avser sammanlagt högst 250 affärshändelser per räkenskapsår får senarelägga bokföringen till 60 dagar efter utgången av det räkenskapsår som affärshändelsen inträffade (BFNAR 2013:2 punkt 3.8).

Man får inte senarelägga bokföringen av kontanta in- och utbetalningar för presentation i registreringsordning.

Med nettoomsättning avses intäkter från sålda varor och utförda tjänster som ingår i företagets normala verksamhet med avdrag för bl.a. lämnade rabatter och mervärdesskatt (1 kap. 2 § första stycket 9 BFL). Ideella föreningar och stiftelser m.fl. ska vid denna gränsdragning lägga till bl.a. gåvor och medlemsavgifter till nettoomsättningen.

Att nettoomsättningen och antalet verifikationer normalt högst får uppgå till en viss nivå innebär att företaget något enstaka år kan överskrida gränserna utan att förlora möjligheten till senareläggning av bokföringen enligt ovanstående regler.

För enskilda näringsidkare

Enskilda näringsidkare får senarelägga bokföringen till den dag som inkomstdeklarationen för det räkenskapsår då affärshändelsen inträffade ska lämnas enligt bestämmelserna i SFL (BFNAR 2013:2 punkt 3.9). Samtliga tre nedanstående förutsättningar ska vara uppfyllda:

• Den enskilda näringsidkaren utför inte sådana gränsöverskridande transaktioner inom EU som avses i 26 kap. 33 a § andra stycket SFL.
• Den årliga nettoomsättningen uppgår normalt till högst en miljon kronor.
• Det förekommer normalt högst 50 verifikationer som avser sammanlagt högst 250 affärshändelser per räkenskapsår.

Att nettoomsättningen och antalet verifikationer normalt högst får uppgå till en viss nivå innebär att företaget något enstaka år kan överskrida gränserna utan att förlora denna möjlighet till senareläggning av bokföringen.

En begränsning för att få senarelägga bokföringen är antalet verifikationer. Kravet på antal affärshändelser har tillkommit eftersom en verifikation i vissa fall kan dokumentera flera affärshändelser, s.k. gemensam verifikation.

Man får inte senarelägga bokföringen av kontanta in- och utbetalningar för presentation i registreringsordning. Det innebär att senareläggningen av bokföringen bara kan ske av kontanta in- och utbetalningar för presentation i systematisk ordning och av övriga affärshändelser för presentation i registreringsordning och i systematisk ordning.

Om företaget använder ett certifierat kassaregister

Ett företag får senarelägga bokföringen av kontanta in- och utbetalningar som har registrerats i ett certifierat kassaregister till 50 dagar efter utgången av den månad som affärshändelsen inträffade. Senareläggningen får ske av bokföring för presentation i registreringsordning (BFNAR 2013:2 punkt 3.10).

Med certifierade kassaregister likställs kassaregister som är tillverkardeklarerade och uppfyller Skatteverkets krav på kassaregister (BFNAR 2013:2 punkt 1.12).

Kontanta in- och utbetalningar som inte registreras i ett certifierat kassaregister omfattas inte av möjligheten till senareläggning, utan ska bokföras enligt huvudregeln senast påföljande arbetsdag. Det kan t.ex. handla om uttag för insättning på företagets bankkonto (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 3.10).

Bokföring av de kontanta in- och utbetalningarna för presentation i systematisk ordning kan senareläggas ytterligare enligt någon av de möjligheter som ges i punkterna 3.6–3.9 och som redogjorts för ovan.

För ideella föreningar och stiftelser m.fl.

Ideella föreningar, stiftelser, registrerade trossamfund m.fl. som är bokföringsskyldiga enligt 2 kap. 2 § BFL eller 2 kap. 3 § BFL får senarelägga bokföringen av kontanta in- och utbetalningar för presentation i registreringsordning till högst fyra veckor efter den dag då affärshändelsen inträffade. Förutsättningen är att de kontanta inbetalningarna under året normalt understiger ett prisbasbelopp (BFNAR 2013:2 punkt 3.11).

Vid försäljning från myntautomat

Vid försäljning från myntautomat får bokföringen av de kontanta inbetalningarna för presentation i registreringsordning senareläggas till dagen efter att automaten tömts eller till dagen efter att uppgifter har tagits emot från ett företag som sköter tömningarna. Myntautomaten ska alltid tömmas i nära anslutning till räkenskapsårets utgång (BFNAR 2013:2 punkt 3.12).

Om företaget som har försäljning från myntautomat även utnyttjar möjligheten till senareläggning enligt punkterna 3.6–3.9 och 3.11 får tidpunkten för bokföring av de kontanta inbetalningarna räknas från den dag då automaten tömts eller från den dag då uppgifter mottagits från företaget som anlitats för att tömma automaten (BFNAR 2013:2 punkt 3.12).

Om det finns särskilda hinder av tillfällig natur

Bokföringen får göras vid en senare tidpunkt än vad som framgår av punkterna 3.6–3.12 om det finns särskilda hinder av tillfällig natur. Om sådana hinder finns bedöms med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet (BFNAR 2013:2 punkt 3.13). Särskilda hinder av tillfällig natur kan enligt kommentaren till punkten 3.13 t.ex. vara akut sjukdom. Bokföringen kan då senareläggas ytterligare någon eller några dagar. Företaget måste dock aktivt arbeta för att affärshändelserna ska bokföras inom föreskriven tid.

Även oförutsedd hög arbetsbelastning hos redovisningskonsulter kan undantagsvis utgöra särskilda hinder som innebär att bokföringen kan senareläggas ytterligare någon eller några dagar. Den höga arbetsbelastningen ska vara tillfällig och oförutsedd (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 3.13).

Verifikationerna ska ordnas i avvaktan på bokföring

Ett företag får senarelägga bokföringen enligt punkterna 3.6–3.11 endast om verifikationerna i avvaktan på att bokföringen ska göras, hålls ordnade i den takt som de mottas eller sammanställs av företaget (BFNAR 2013:2 punkt 3.5). Hur ordningen upprätthålls beror på hur redovisningssystemet är uppbyggt och hur bokföringen hanteras. Utifrån de ordnade verifikationerna ska det, utan alltför mycket ytterligare arbete, vara möjligt att bokföra händelserna så att de kan presenteras i registreringsordning och i systematisk ordning. Verifikationerna ska ordnas i en pärm eller på liknande sätt i den ordning som de tas emot eller sammanställs av företaget. Verifikationerna bör ordnas så att det framgår vilken redovisningsperiod som affärshändelsen tillhör. Ur den löpande bokföringen ska redovisningsperioden för varje affärshändelse framgå (BFNAR 2013:2 punkt 2.3 b). Samma ordning bör därför upprätthållas i t.ex. pärmen i avvaktan på bokföringen.

Av kommentaren till punkten 3.5 kan man även utläsa att de mottagna verifikationerna ska kompletteras om några uppgifter saknas. BFL utgår från att en verifikation upprättas i nära anslutning till affärshändelsen (BFNAR 2013:2 punkt 3.5).

Bokslutstransaktioner

I samband med att den löpande bokföringen avslutas ska man även bokföra de poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen (5 kap. 3 § BFL). Bestämmelsen omfattar både bokföringsskyldigheten och tidpunkten för bokföringen av bokslutstransaktioner.

Med bokslutstransaktioner avses fördelning av inkomster och utgifter som helt eller delvis hänför sig till ett annat räkenskapsår än det räkenskapsår då de uppstår (periodiseringar) och andra typer av transaktioner som ska bokföras när den löpande bokföringen avslutas (BFNAR 2013:2 punkt 2.19).

Gåvor behöver inte bokföras när de tas emot

En affärshändelse som innebär ett mottagande av en gåva behöver inte bokföras när den tas emot enligt 5 kap. 1 § andra stycket BFL, om följande två villkor är uppfyllda:

• gåvans marknadsvärde är svårbestämbart men kan antas vara lågt
• det är förenligt med god redovisningssed.

De gåvor som avses är begagnade kläder, möbler och liknande som mottagaren avser att sälja vidare, skänka bort eller utrangera (BFNAR 2013:2 punkt 2.14). Om gåvan finns kvar på balansdagen ska den redovisas i enlighet med den normgivning som företaget tillämpar när det upprättar sitt årsbokslut eller årsredovisning.

Kompletterande information

• Vad som menas med bokföring i registeringsordning och systematisk ordning.
• Vad som utgör verifikationer och underlag för affärshändelser.
• När inkomstdeklarationen ska lämnas.