Kreditnota

Vad är en kreditnota?

Kreditnotan beskrivs i ML som en handling eller ett meddelande med en ändring av den ursprungliga fakturan och med en särskild och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan (11 kap. 10 § första stycket ML). En kreditnota är alltså en handling som återspeglar en ändring av en tidigare inträffad affärshändelse. Kreditnotan medför därför i regel att säljaren av en vara eller en tjänst i sin redovisning ska minska den tidigare redovisade utgående skatten för den ursprungliga affärshändelsen. På motsvarande sätt medför kreditnotan att köparen ska minska det i sin redovisning tidigare bokförda avdraget för ingående skatt.

När ska en kreditnota utfärdas?

En kreditnota ska utfärdas om säljaren lämnar en prisnedsättning

• vid betalning före förfallodagen (s.k. kassarabatt)
• efter tillhandahållandet. En kreditnota ska dock inte utfärdas vid prisnedsättning som lämnas efter tillhandahållandet om säljaren och köparen avtalat om att mervärdesskattebeloppet som svarar mot prisnedsättningen ska ingå i beskattningsunderlaget, d.v.s. de har avtalat om att mervärdesskatten inte ska justeras (11 kap. 10 § första stycket ML).

En kreditnota ska också utfärdas om säljaren lämnar en prisnedsättning eller rabatt

• vid tidpunkten för tillhandahållandet om nedsättningen inte framgår av tidigare upprättad faktura (11 kap. 10 § första stycket ML).

Säljaren ska också utfärda en kreditnota

• vid kundkreditering av annat slag (11 kap. 10 § andra stycket ML).

Säljaren ska alltså utfärda en kreditnota när en faktura av andra skäl än kassarabatter eller andra prisnedsättningar inte längre ska gälla. Det gäller exempelvis när en faktura ska ersättas av en ny faktura utan skattedebitering eller med debitering efter en lägre skattesats, d.v.s. när mervärdesskatt har debiterats felaktigt i en faktura. Jämför prop. 2003/04:26 s. 82.

Enligt Skatteverkets uppfattning gäller skyldigheten att utfärda en kreditnota om en faktureringsskyldighet enligt 11 kap. ML funnits när ursprungsfakturan utfärdades. Säljaren kan alltså bli skyldig att utfärda en kreditnota även om mervärdesskatt inte debiterats i ursprungsfakturan som exempelvis vid export och unionsintern försäljning av varor till andra EU-länder.

Om faktureringsskyldighet inte funnits för den ursprungliga transaktionen anser Skatteverket att reglerna om kreditnota i ML inte behöver följas. För den som är bokföringsskyldig finns dock en skyldighet att dokumentera en affärshändelse eller en justering i bokföringen med en verifikation enligt bestämmelserna i 5 kap. 6 § BFL. En kreditnota faller definitionsmässigt in under begreppet verifikation. Vilka uppgifter en verifikation ska innehålla framgår av 5 kap. 7–8 §§ BFL.

Vid felaktigt debiterad mervärdesskatt gäller särskilda regler om skyldigheten att utfärda en kreditnota.

Vad som förstås med begreppet utfärda framgår av sidan Faktureringsskyldighet.

Prisnedsättning vid kassarabatt

Den ena situationen då en kreditnota ska utfärdas är när en prisnedsättning sker på grund av betalning före förfallodagen, d.v.s. när köparen utnyttjar en kassarabatt. Skatteverket anser att en kreditnota för utnyttjad kassarabatt inte behöver utfärdas om följande tre kriterier är uppfyllda:

1. den tid inom vilken kassarabatten medges framgår av fakturan
2. uppgift om ändringen av beskattningsunderlaget och mervärdesskatten om kassarabatten utnyttjas framgår av fakturan
3. en kopia av betalningshandlingen som visar att betalning skett inom föreskriven tid kompletterar fakturan.

Om samtliga tre ovannämnda kriterier inte är uppfyllda anser Skatteverket att en separat kreditnota måste utfärdas i samband med utnyttjad kassarabatt.

Exempel: kassarabatt

En säljare utfärdar en faktura på 800 kr och 25 procent mervärdesskatt, d.v.s. 200 kr. Fakturan innehåller också i övrigt de uppgifter som krävs enligt 11 kap. 8 § ML. Dessutom anger företaget att kunden kan få en kassarabatt om 3 procent om betalning sker inom viss tid. Om säljaren också anger följande: ”Vid utnyttjad kassarabatt ska beskattningsunderlaget sänkas med 24 kr och mervärdesskatten om 25 procent sänkas med 6 kr” bör fakturan vara tillräcklig för att nedsättningen ska kunna göras utan en separat kreditnota. Detta under förutsättning att en betalningshandling som visar att den i fakturan angivna kassarabatten utnyttjats kompletterar fakturan.

Prisnedsättning efter tillhandahållandet

Även andra prisnedsättningar i efterhand än kassarabatter medför krav på att en kreditnota ska utfärdas. Skillnaden jämfört med kassarabatter är att säljaren och kunden kan avtala om att prisnedsättningen ska ingå i beskattningsunderlaget. De kan alltså avtala om att prisnedsättningen eller rabatten inte ska ändra (minska) mervärdesskattebeloppet och i så fall finns inget krav på kreditnota enligt ML. Denna bestämmelse gäller för prisnedsättningar som t.ex. bonus, återbäring, kvantitetsrabatter och andra rabatter som ges i efterhand.

Felaktigt debiterad mervärdesskatt

Ett belopp som felaktigt betecknats som mervärdesskatt i en faktura eller liknande handling ska betalas in till staten.

För att en ändring av den felaktigt debiterade mervärdesskatten ska ske krävs normalt att en kreditnota utfärdas (13 kap. 28 § första stycket ML). Det gäller även om faktureringsskyldighet enligt ML inte fanns för den aktuella fakturan.

Om det finns särskilda skäl ska Skatteverket efterge kravet på kreditnota (13 kap. 28 § tredje stycket ML). Särskilda skäl kan föreligga om

• köparen är okänd för säljaren, t.ex. vid betalningar av varor och tjänster i automater
• köparen har avlidit
• företaget (köparen) har upplösts på grund av konkurs eller likvidation (prop. 2007/08:25 s. 95).

Skatteverket anser att särskilda skäl också kan föreligga om köparen är ett dödsbo som har upplösts.

Ett generellt krav för eftergift är att det inte finns någon risk för skattebortfall. Det föreligger alltså inte automatiskt särskilda skäl när det är omöjligt att utfärda en kreditnota på grund av att köparen är okänd, avliden eller företaget har upplösts. Det måste alltid ske en bedömning av risken för skattebortfall och då bör det godtas att ett mindre skattebortfall kan uppkomma (prop. 2007/08:25 s. 95).

Rättelse ska enligt EU-domstolens praxis kunna ske oberoende av om den som utfärdat handlingen med den felaktiga mervärdesskatten varit i god tro eller inte, under förutsättning att risken för förlust av skatteintäkter har undanröjts (C-454/98, Schmeink & Cofreth, punkterna 60–61). Syftet med direktivets regel om att den mervärdesskatt som anges i en faktura ska betalas även om den är felaktigt debiterad, är att undanröja den risk för skattebortfall som avdragsrätten kan ge upphov till. Trots att avdragsrätten inte omfattar en felaktigt debiterad mervärdesskatt är risken för skattebortfall inte fullständigt undanröjd, så länge mottagaren av en faktura med felaktigt debiterad mervärdesskatt fortfarande kan använda den för sådana ändamål (C-566/07, Stadeco, punkterna 28 och 29).

EU-domstolen har ansett att principen om skatteneutralitet i princip inte utgör något hinder mot att kräva rättelsefaktura. Det kravet kan inte heller anses gå utöver vad som är nödvändigt för att uppnå syftet med att helt undanröja risken för skattebortfall. Domstolen gjorde den bedömningen trots att det i målet hade angetts att mottagaren av de felaktiga fakturorna inte hade avdragsrätt (C-566/07, Stadeco, punkterna 45–47 och 51).

Högsta förvaltningsdomstolen har ansett att det inte finns stöd i 13 kap. 28 § första stycket ML för att kräva en särskild överenskommelse om återbetalning, eller att beloppet faktiskt återbetalas till köparen, för att få sätta ned ett belopp som i en handling felaktigt betecknats som mervärdesskatt. I målet var det ostridigt att de handlingar som bolaget har skickat ut uppfyller kraven enligt 11 kap. 10 § första stycket ML. Då en kreditnota enligt 9 § första stycket 3 får utfärdas som förenklad faktura krävs inte att den innehåller uppgift om köparens adress. Den omständigheten att adressuppgifterna i vissa av de utskickade handlingarna eventuellt är felaktiga var således utan betydelse vid bedömningen av om handlingarna utgjorde kreditnotor. Bolaget har skickat kreditnotorna till de adresser som de ursprungliga fakturorna skickades till. Detta måste enligt Högsta förvaltningsdomstolens mening som utgångspunkt vara tillräckligt för att tillgodose kravet på utfärdande av kreditnota i 13 kap. 28 § första stycket ML. I målet framkom inte heller att bolaget fått några sådana konkreta indikationer på att adressändring har skett, som gör att bolaget borde ha vidtagit åtgärder för att undersöka om adresserna fortfarande var riktiga (HFD 2020 ref. 59).

Högsta förvaltningsdomstolen har ansett att eftergift bör kunna komma ifråga om det i det enskilda fallet visserligen inte är omöjligt men ändå bedöms vara orimligt svårt att utfärda en kreditnota. En förutsättning för att kravet på kreditnota ska kunna frångås är dock i princip att detta inte bedöms medföra någon risk för skattebortfall. I det aktuella målet hade angetts att de aktuella försäljningarna avsåg mindre belopp och att det därför skulle medföra en betydande arbetsinsats att utfärda kreditnotor till samtliga köpare. Vidare hade angetts att mottagarna av de felaktiga fakturorna är privatpersoner som saknar avdragsrätt. Högsta förvaltningsdomstolen fann att det inte fanns särskilda skäl att frångå kravet på kreditnota (HFD 2013 ref. 78).

För att det ska finnas särskilda skäl att frångå kravet på kreditnota ska alltså två krav vara uppfyllda:

• Det ska vara omöjligt eller orimligt svårt att utfärda en kreditnota.
• Det får inte finnas någon risk för skattebortfall. Det bör dock godtas att det finns risk för ett mindre skattebortfall.

Debiteringar och krediteringar i samma handling

Inom vissa branscher är det vanligt med fakturering i förskott, exempelvis kvartalsvis. Därefter kan det ske krediteringar, såsom vid slutavstämning mot preliminärt debiterade belopp, prisreduktioner m.m. Skatteverket har inga invändningar mot att det inom dessa branscher sker debiteringar och krediteringar i samma handling. Det har heller ingen betydelse vad handlingen kallas för. Det avgörande är i stället att handlingen innehåller samtliga de uppgifter som krävs enligt ML. Samtliga uppgiftskrav i 11 kap. 8, 9 eller 10 § ML ska alltså vara uppfyllda för att det ska vara fråga om en faktura, en förenklad faktura respektive en kreditnota.

Vem kan utfärda en kreditnota

En kreditnota ska enligt 11 kap. 10 § ML likställas med en faktura. Det innebär att en kreditnota i likhet med en faktura kan utfärdas

• av säljaren själv
• i säljarens namn och för dennes räkning av köparen (självfakturering)
• i säljarens namn och för dennes räkning av en tredje person (utläggning).

En konkursförvaltare kan betraktas som en tredje person som har rätt att utfärda en kreditnota för den ursprungliga utställarens räkning.

En överföring av uppgiften att utfärda en kreditnota till någon annan än säljaren innebär inte att ansvaret för kreditnotan har övergått från säljaren till någon annan.

Innehåll i en kreditnota

En kreditnota ska innehålla den ändring som gjorts av den ursprungliga fakturan. Den ska också innehålla en särskild och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan (11 kap. 10 § ML). Bestämmelsen motsvarar artikel 219 i mervärdesskattedirektivet.

I övrigt ska en kreditnota innehålla de uppgifter som krävs för en faktura enligt 11 kap. 8 § ML eller en förenklad faktura enligt 11 kap. 9 § ML. En kreditnota får utfärdas som en förenklad faktura även om den ursprungliga fakturan uppfyller kraven i 11 kap. 8 § ML.

Krav på en särskild och otvetydig hänvisning

En kreditnota är en handling som återspeglar en ändring av en tidigare inträffad affärshändelse. En kreditnota krediterar alltså en tidigare utfärdad faktura. Det finns därför ett starkt och ofrånkomligt samband mellan kreditnotan och den ursprungliga fakturan. Det är de båda handlingarna tillsammans som visar vad den ursprungliga affärshändelsen kommit att innebära efter de ändringar som skett. Kravet i 11 kap. 10 § ML på att en särskild och otvetydig hänvisning ska ske till ursprungsfakturan är därför viktigt såväl för företagets egen redovisning som för Skatteverkets kontrollverksamhet.

Skatteverket anser att kravet på en särskild och otvetydig hänvisning till ursprungsfakturan innebär att det är ursprungsfakturans löpnummer som ska uppges. Hänvisningen måste i normalfallet ske till löpnumret för varje enskild ursprungsfaktura när krediteringen avser flera fakturor.

Undantag från kravet på en särskild och otvetydig hänvisning

Skatteverket anser att kravet på en särskild och otvetydig hänvisning genom angivande av ursprungsfakturans löpnummer under vissa förutsättningar får efterges. I kreditnotan anges då i stället den tidsperiod under vilken de krediterade varorna fakturerats. Detta kan gälla när det är

• praktiskt omöjligt att hänvisa till en speciell ursprungsfaktura
• fråga om ett mycket stort antal ursprungsfakturor.

Det kan förekomma att en kreditering avser vissa varor som tidigare fakturerats tillsammans med andra varor av samma slag, men där de krediterade varorna inte är identifierade på sådant sätt att de med hjälp av företagets redovisningssystem kan härledas till en speciell ursprungsfaktura. I sådana situationer kan det vara praktiskt omöjligt att ange ursprungsfakturans löpnummer. Motsvarande gäller även vid kreditering av backar, tomglas och liknande. Under dessa förutsättningar anser Skatteverket att kravet på en särskild och otvetydig hänvisning till ursprungsfakturan är uppfyllt om hänvisning i kreditnotan sker till den tidsperiod under vilken de krediterade varorna fakturerats. Det gäller dock endast om krediteringarna inte sker senare än vad som är normalt inom den aktuella branschen, såvida inte parterna särskilt har avtalat annat.

Skatteverket anser att avsteg från kravet på en särskild och otvetydig hänvisning till varje enskild faktura också kan ske när det är fråga om ett mycket stort antal ursprungsfakturor och där det skulle vara förenat med onormalt stora kostnader att ta fram de uppgifter som krävs. I dessa fall kan det räcka med att hänvisa till utfärdade fakturor under berörd tidsperiod. Detta kan gälla när rabatter och liknande ges ut i efterhand och baseras på inköp som gjorts under en viss tidsperiod, exempelvis årsrabatter. Även om det enbart rör sig om en stor mängd ursprungsfakturor kan det vara tillräckligt att hänvisa till tidsperioden om det skulle medföra betydande olägenheter att hänvisa till samtliga enskilda löpnummer. Detta förutsätter dock att den direkta kopplingen mellan kreditnotan och ursprungsfakturorna otvetydigt framgår av företagets redovisningssystem. Som betydande olägenhet anses exempelvis att en kreditnota skulle behöva hänvisa till ett så stort antal ursprungsfakturor att det skulle krävas utrymme i form av bilagor till kreditnotan.

Kompletterande information

• Redovisning av kreditnotor