Faktura enligt mervärdesskattelagen

Begreppet faktura

I mervärdesskattelagen används begreppet faktura. Med faktura avses ett dokument eller meddelande i pappersform eller i elektronisk form som uppfyller villkoren för fakturor i

• 11 kap. ML
• ett annat EU-land, om faktureringsreglerna i det landet är tillämpliga enligt artikel 219a i mervärdesskattedirektivet (1 kap. 17 § ML).

Bestämmelsen motsvarar artikel 218 i mervärdesskattedirektivet.

Krav på visst innehåll

Med faktura avses dokument eller meddelande som uppfyller vissa angivna villkor. Om de angivna villkoren inte är uppfyllda föreligger ingen faktura. Vad som utgör en faktura är därför inte handlingen i sig utan innehållet i fakturan (prop. 2003/04:26 s. 69).

En faktura som ska utfärdas enligt faktureringsreglerna i ML ska uppfylla de krav på innehåll som uppställs i 11 kap. 8 § ML. I annat fall är det ingen faktura enligt ML. I vissa fall får dock en förenklad faktura utfärdas, som måste uppfylla de krav på innehåll som uppställs i 11 kap. 9 § ML.

Om faktureringsreglerna i ett annat EU-land är tillämpliga ska fakturan uppfylla de krav på innehåll som det landet uppställer.

Mervärdesskattelagen anger alltså vilka uppgifter som krävs för att en handling ska kunna betecknas som en faktura, när den lagens faktureringsregler gäller. Det innebär att det avgörande inte är namnet på handlingen utan i stället själva innehållet. Skatteverket anser att det saknar betydelse om handlingen exempelvis kallas faktura, kvitto, räkning eller inköpsnota. Det avgörande är i stället att handlingen innehåller samtliga uppgifter som krävs enligt ML.

Det förekommer att en faktura inte uppfyller ML:s krav på innehåll, d.v.s. fakturan brister i formellt hänseende. Läs om bristfälliga fakturor.

Purchasing Card

Banker som är anslutna till ett Purchasing Card–system kan ställa ut purchasingkort till vissa utvalda anställda i ett företag. Med hjälp av kortet kan dessa anställda därefter göra inköp för företagets räkning hos leverantörer som är anslutna till systemet. Inköpen faktureras månadsvis via en purchasingavräkning som ställs ut av den bank som tillhandahållit kortet. Leverantören ställer alltså inte ut någon faktura, utan den enda handling som kortinnehavaren får är en periodisk rapport. Skatteverket anser att en sådan periodisk rapport kan utgöra en faktura i ML:s mening under förutsättning att den innehåller samtliga uppgifter som framgår av 11 kap. 8 § ML.

Hyresavi

Den som är frivilligt skattskyldig för uthyrning av verksamhetslokaler fakturerar inte alltid sitt hyreskrav i form av en faktura i vanlig mening. Hyreskravet kan i stället utgöras av plusgiro- eller bankgiroavier. Skatteverket anser att en hyresavi utgör en faktura om avin innehåller de uppgifter som framgår av 11 kap. 8 § ML.

Pappersform eller elektronisk form

En faktura kan vara i pappersform eller i elektronisk form.

En eller flera handlingar

Skatteverket anser att en faktura kan bestå av flera separata handlingar som tillsammans uppfyller kraven på innehållet i en faktura enligt 11 kap. ML (Skatteverkets ställningstagande Brister i en faktura, jfr också prop. 2003/04:26 s. 69). För att flera handlingar tillsammans ska kunna bilda en fullständig faktura ska dokumenten eller meddelandena hanteras och länkas samman genom hänvisningar. Det ska göras på ett sådant sätt att det utan svårighet går att fastställa sambandet mellan handlingarna. Exempelvis kan i en faktura hänvisning alltid ske till andra handlingar såsom följesedlar, avtal och dylikt där kompletterande nödvändiga uppgifter finns. För att en faktura ska kunna fullgöra sin funktion är det väsentligt att både säljaren och köparen har tillgång till samtliga handlingar som i mervärdesskattesammanhang tillsammans bildar en faktura. Det innebär att en av parterna inte ensidigt kan ändra uppgifter i fakturan, d.v.s. båda parter ska inneha även de ändrade uppgifterna. Att flera handlingar tillsammans kan utgöra en faktura gäller oavsett om uppgifterna finns i pappersform eller i elektronisk form eller som en kombination av dessa båda former.

Elektronisk faktura

Med elektronisk faktura avses en faktura enligt 1 kap. 17 § ML som utfärdas och tas emot i ett elektroniskt format (1 kap. 17 a § ML). Bestämmelsen motsvarar artikel 217 i mervärdesskattedirektivet.

För att det ska vara fråga om en elektronisk faktura måste alltså följande två förutsättningar vara uppfyllda:

• Det ska vara en faktura enligt 1 kap. 17 § ML. Det innebär att det även för en elektronisk faktura finns krav på att den ska innehålla vissa angivna uppgifter.
• Fakturan ska utfärdas och tas emot i ett elektroniskt format.

Det saknar betydelse vilken typ av elektroniskt format fakturan har. En faktura kan skapas i ett elektroniskt format, men om fakturan inte både utfärdas och tas emot i ett sådant format utgör denna inte en elektronisk faktura. ”Elektroniskt format” är ett vitt begrepp som i princip omfattar alla typer av elektroniska format (prop. 2011/12:94 s. 70). Jämför avsnitt A-2 i Europeiska kommissionens förklarande anmärkningar om fakturering.

En elektronisk faktura får utfärdas endast om mottagaren godkänner det (11 kap. 6 § ML). Bestämmelsen motsvarar artikel 232 i mervärdesskattedirektivet.

Denna bestämmelse är främst motiverad av de tekniska förutsättningar som krävs för att kunna ta emot en elektronisk faktura och för att mottagaren ska kunna säkerställa fakturans ursprung, integritet och läsbarhet. Mottagarens godkännande av en elektronisk faktura kan bekräftas på ett liknande sätt som när mottagaren godkänner en pappersfaktura. Bekräftelsen kan ha formen av ett skriftligt godkännande, vare sig det är formellt eller informellt, eller genom ett underförstått godkännande, till exempel genom hantering eller betalning av den mottagna fakturan. Men detta är en fråga som de två handelsparterna får komma överens om (se avsnitt A-3 i Europeiska kommissionens förklarande anmärkningar om fakturering).

För upphandlande myndigheter och enheter är det dock obligatoriskt att acceptera elektroniska fakturor (11 kap. 6 § andra stycket ML). Det innebär att de fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska och överensstämma med den europeiska standarden för elektronisk fakturering, om inte någon annan standard för elektronisk fakturering har avtalats (prop. 2017/18:153 s. 31 f.).

Vad som förstås med begreppet utfärda framgår av sidan Faktureringsskyldighet.

Samlingsfaktura

En samlingsfaktura får utfärdas för flera särskilda leveranser av varor eller tillhandahållanden av tjänster (11 kap. 7 § första stycket ML). Bestämmelsen motsvarar artikel 223 i mervärdesskattedirektivet.

Syftet med bestämmelsen är att förenkla hanteringen så att den som är skyldig att fakturera kan ta med flera egna omsättningar i en enda faktura i stället för att utfärda flera separata fakturor.

Om flera elektroniska fakturor överförs samlat till samma köpare eller ställs till köparens förfogande, är det tillräckligt att gemensamma uppgifter i fakturorna endast anges en gång. Det förutsätter dock att alla uppgifter är åtkomliga för varje faktura (11 kap. 7 § andra stycket ML). Bestämmelsen motsvarar artikel 236 i mervärdesskattedirektivet. Med att ställas till förfogande avses t.ex. de fall när fakturor placeras på en säker webbplats eller webbportal där köparen kan hämta fakturorna (prop. 2011/12:94 s. 92).

Vid utfärdandet av en samlingsfaktura ska tidsfristerna för utfärdande av fakturor i 11 kap. 3 a § ML beaktas (11 kap. 7 § tredje stycket ML).