Språket i redovisningen

Vilka språk får användas i räkenskapsinformation?

Räkenskapsinformation som ett företag självt upprättar, s.k. egenupprättad räkenskapsinformation, ska vara skriven på svenska, danska, norska eller engelska (1 kap. 4 § BFL). Exempel på räkenskapsinformation är verifikationer och sådana sammanställningar av uppgifter som finns i en bokföring för presentation i registreringsordning och i systematisk ordning. Även årsbokslutet ska upprättas på något av ovanstående språk. Läs mer om vad som är räkenskapsinformation.

Årsredovisningen ska alltid vara upprättad på svenska (2 kap. 5 § ÅRL, 2 kap. 2 § ÅRKL respektive 2 kap.  2 § ÅRFL). Detsamma gäller koncernredovisning och delårsrapporter (7 kap. 7 § ÅRL respektive 9 kap. 1 § ÅRL).

Kundfakturor – vilket språk?

Huvudregeln är att språket i kundfakturor ska vara på svenska, danska, norska eller engelska. Ett företag kan ha kommit överens med sina kunder att fakturorna ska upprättas på ett annat språk än något av dessa. Detta är tillåtet om företaget kompletterar sin kopia av en kundfaktura med de uppgifter som ska finnas i en verifikation enligt 5 kap. 7 § BFL och att dessa uppgifter är på något av de godkända bokföringsspråken.

Handlingar som tas emot utifrån omfattas inte av språkregeln

Handlingar som företaget har tagit emot från någon annan omfattas inte av bestämmelsen, exempelvis leverantörsfakturor.

Annat språk kräver särskilda skäl och tillstånd

Om det finns särskilda skäl får Skatteverket ge tillstånd (dispens) till att ett företag upprättar sin räkenskapsinformation på ett annat språk än svenska, danska, norska eller engelska (1 kap. 4 § andra stycket BFL). Med företag avses både fysisk och och juridisk person som är bokföringsskyldig enligt BFL (1 kap. 2 § BFL). I förarbetena till bestämmelsen (prop. 2005/06:116 s. 156) ges exempel på följande situationer där särskilda skäl kan finnas för att ett företag ska få använda ett annat språk:

• naturlig anknytning till utlandet – gränsöverskridande koncern
• företagaren tillhör en svensk minoritet
• företagaren har utländsk bakgrund.

Skatteverket har gett ut ett allmänt råd om denna dispensregel (SKV 2016:27).

Tillstånd för företag som står under Finansinspektionens tillsyn ges av Finansinspektionen (1 kap. 4 § tredje stycket BFL).

Naturlig anknytning till utlandet - gränsöverskridande koncern

Enligt förarbetena är möjligheten att få dispens främst avsedd för situationen då ett företag har en naturlig anknytning till det land i vilket det språk används som dispensansöken avser. Dispens bör därför kunna komma ifråga för företag som ingår i en gränsöverskridande koncern och som därför har koncerngemensamma ekonomisystem eller koncerngemensam administration (prop. 2005/06:116 s. 156).

Företagaren tillhör en svensk minoritet

Företag som har hemvist inom ett geografiskt område som utgör ett sådant förvaltningsområde där ett minoritetsspråk får användas i kontakter med myndigheter och domstolar bör regelmässigt medges dispens för att få använda detta minoritetsspråk. Dispens kan då medges för att få använda finska, samiska och meänkieli. De förvaltningsområden för svenska minoriteter som omfattas av dispensregeln är de kommuner som anges i 6 § i lag (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk.

Företagaren har utländsk bakgrund

Av förarbetena framgår att dispens även bör kunna medges om företagaren har utländsk bakgrund och det skulle innebära oproportionerliga svårigheter att upprätta bokföringen på svenska i förhållande till verksamhetens omfattning.

Skatteverket bör endast ge tillstånd när det står klart att något missbruk inte kan förväntas och då det inte är till påtaglig nackdel för det allmänna. Skatteverkets tillståndsgivning ska av naturliga skäl vara restriktiv när det är fråga om språk där en översättning är svår att göra. När det är fråga om ett språk som enkelt kan översättas utan stora kostnader bör tillståndsgivningen däremot vara mer generös (prop. 2005/06:116 s. 156).

Företaget ska hantera och bekosta en översättning

Om Skatteverket begär det är företaget som har fått dispens skyldigt att översätta räkenskapsinformationen till något av de språk som är tillåtna enligt huvudregeln, d.v.s. till svenska, danska, norska eller engelska. Företaget får självt bekosta översättningen (1 kap. 4 § andra stycket BFL).

För att ett företag ska få tillstånd att använda ett annat språk än svenska, danska, norska eller engelska ska företaget göra sannolikt att det har resurser att på ett godtagbart sätt göra en översättning av räkenskapsinformationen och att översättningen kan ske inom rimligt tid (SKV A 2016:27).

Ansöka om tillstånd

Ansökan om tillstånd enligt 1 kap. 4 § andra stycket BFL att använda ett annat språk än svenska, danska, norska eller engelska ska sändas till Skatteverket, Skatteenhet 53, Box 2825, 403 20 Göteborg.

Ansökan ska undertecknas av behörig firmatecknare. Det företag som har sin hemvist inom ett förvaltningsområde för finska, meänkieli eller samiska får lämna sin ansökan på minoritetsspråket.

En ansökan bör enligt SKV M 2008:1 innehålla följande uppgifter:

• allmänna uppgifter om företaget,
• specificerade uppgifter om vilken räkenskapsinformation som ansökan avser,
• företagets skäl för ansökan, samt
• uppgifter om hur företaget avser att uppfylla ett eventuellt krav på översättning.

Kompletterande information

• Omprövning av dispensärenden inom bokföring.

• Överklagande av dispensärenden inom bokföring.