Kontrollbesök för personalliggare på byggarbetsplatser

Syftet med kontrollbesök

Syftet med kontrollbesöket är att kontrollera att byggherrar och entreprenörer fullgör sina skyldigheter när det gäller personalliggare.

Byggherren är skyldig att:

• anmäla byggarbetsplatsen till Skatteverket
• anmäla ändrade förhållanden till Skatteverket
• tillhandahålla utrustning för personalliggare på byggarbetsplatsen
• hålla den samlade personalliggaren tillgänglig för Skatteverket.

Den som bedriver byggverksamhet (entreprenören) är skyldig att:

• föra personalliggare
• hålla personalliggaren tillgänglig för Skatteverket och byggherren
• bevara uppgifterna.

Var får kontrollbesök göras?

Kontrollbesök som avser personalliggare i byggbranschen får bara göras på byggarbetsplatser. Kontrollbesök på en byggarbetsplats får inte genomföras i en lägenhet som är avsedd att helt eller till en inte oväsentlig del användas som bostad (42 kap. 8 § andra stycket SFL).

Vem och vad får kontrolleras?

Skatteverket får besluta om kontrollbesök hos den som är eller kan antas vara skyldig att föra personalliggare eller tillhandahålla utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras (42 kap. 8 § första stycket SFL). Uttrycket ”kan antas” innebär enligt Skatteverket inte något högt krav på bevisning.

Skatteverket ska alltid ta hänsyn till de grundläggande rättssäkerhetsprinciperna. Skatteverket får inte använda kontrollbesöket för att få tillgång till andra uppgifter än de som behövs för att kontrollera dokumentationsskyldigheten:

Om Skatteverket tror att det finns uppgifter i en personalliggare som behövs i en skatteutredning ska verket använda de generella utredningsbefogenheterna för att få del av uppgifterna. Kontrollbesöket kan därmed inte användas för att på ett enklare sätt få tillgång till uppgifter om syftet är ett annat än att kontrollera dokumentationsskyldigheten som sådan (prop. 2010/11:165 s. 877).

Personalliggaren ska finnas tillgänglig på byggarbetsplatsen

Byggherren ska hålla personalliggaren tillgänglig för Skatteverket på byggarbetsplatsen. Entreprenören ska hålla personalliggaren tillgänglig för Skatteverket och byggherren på byggarbetsplatsen (39 kap. 12 § andra stycket SFL).

En personalliggare i byggbranschen ska föras i elektronisk form. Uttrycket ”hålla personalliggaren tillgänglig” definieras i förarbetena som ”att Skatteverket vid kontrollbesök omedelbart ska kunna se personalliggarens innehåll. Detta kan ske antingen genom att verket får tillgång till den elektroniskt i läsbar form eller att personalliggaren skrivs ut” (prop. 2014/15:6 s. 93).

Enligt Skatteverket omfattar personalliggaren i rättslig mening alla uppgifter som har bevarats enligt personalliggarreglerna. Detta gäller oavsett vilken typ av medium som uppgifterna lagras på. Det är den uppgiftssamlingen som ska bevaras och som ska hållas tillgänglig för Skatteverket vid kontrollbesök (HFD 2016 ref. 70).

Kontroll av den som bedriver byggverksamhet

Vid kontrollen av personalliggaren får Skatteverket stämma av att personalliggaren innehåller uppgifter om den näringsidkare som bedriver byggverksamhet (entreprenören) och om de personer på byggarbetsplatsen som förefaller vara verksamma hos denne. Skatteverket får vid kontrollbesök på en byggarbetsplats även fråga sådana personer vilken näringsidkare de utför arbetsuppgifter för och fråga efter de aktuella personernas identitet (42 kap. 8 a § SFL). Det finns inget krav på att de verksamma personerna ska kunna legitimera sig.

Det är entreprenören som ytterst har ansvaret för att personerna i personalliggaren ska kunna identifieras. Om en verksam person inte kan eller vill legitimera sig bör det vara en anledning för Skatteverket att fördjupa sin kontroll, för att se om verksamheten bedrivs oseriöst (prop. 2014/15:6 s. 64).

Kontroll av bevarandekravet

Skatteverket får kontrollera att entreprenören bevarar de uppgifter som har förts i personalliggaren (42 kap. 8 § SFL, prop. 2010/11:165 s. 959 och HFD 2016 ref. 70). Detta är förenligt med syftet med kontrollbesök. Även äldre uppgifter i en personalliggare ska hållas omedelbart tillgängliga för Skatteverket (HFD 2016 ref. 70).

Kontroll av byggherren

Skatteverket ska kontrollera att byggherren tillhandahåller utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen. I detta ligger även att kontrollera att byggherren har anmält sig för registrering och lämnat uppgift om när byggverksamhet ska påbörjas och var den ska bedrivas.

Någon kontroll av kravet på att bevara uppgifter kan inte ske vid kontrollbesök hos byggherren eftersom skyldigheten att bevara uppgifter ligger på entreprenören. Byggherrens skyldighet att hålla den samlade personalliggaren tillgänglig för Skatteverket omfattar trots detta även historiska uppgifter.

I de fall byggherren bygger i egen regi och alltså själv bedriver byggverksamhet på byggarbetsplatsen har hen skyldigheter enligt SFL både i egenskap av byggherre och i egenskap av den som bedriver byggverksamhet. Samtliga dessa skyldigheter ska då kontrolleras vid kontrollbesöket.

Begränsad revision

Skatteverket kan besluta om en s.k. begränsad revision i de fall revisionen ska genomföras i samband med ett kontrollbesök enligt 42 kap. 8 § SFL. Verket får vid en sådan revision kontrollera de handlingar i en verksamhet som rör personalen. Underrättelse om beslut om en sådan revision får ske i samband med att revisionen verkställs.

I praktiken kan det inträffa att Skatteverket vid en begränsad revision behöver förflytta kontrollen till en verksamhetslokal utanför byggarbetsplatsen, om det är där handlingarna som ska kontrollernas vid den begränsade revisionen förvaras. Om Skatteverket fattar beslut om begränsad revision, är det bestämmelserna i 41 kap. SFL som avgör var kontrollen får göras.

Hur ska besöket utföras och när ska den kontrollerade underrättas?

Det finns gemensamma regler för hur kontrollbesöken ska utföras samt när Skatteverket ska underrätta den som ska kontrolleras om beslutet att göra ett besök.

Beslut om kontrollbesök fattas för varje näringsidkare för sig. Så snart Skatteverket kontrollerar uppgifter i liggaren om verksamma personer har Skatteverket inlett kontrollbesök hos den entreprenör som fört personalliggaren. Detta gäller även när kontrollen görs med utgångspunkt i den samlade personalliggare som byggherren ska tillhandahålla. De entreprenörer, vilkas uppgifter kontrolleras, ska därmed underrättas om kontrollbesöket. Detta gäller oavsett om entreprenörerna har verksamma personer på byggarbetsplatsen dagen för kontrollbesöket.

Föreläggande

Skatteverket får förelägga en entreprenör eller en byggherre att fullgöra sina skyldigheter avseende personalliggare (39 kap. 17 § 3 SFL). Det finns formella krav på hur ett sådant föreläggande ska utformas. Föreläggandet får förenas med vite.

Kontrollavgift

Om det vid kontrollbesöket framkommer att entreprenören eller byggherren inte fullgör sina skyldigheter som avser personalliggare ska Skatteverket ta ut en kontrollavgift.