Handlingar som inte är allmänna

Minnesanteckningar

En anteckning som har kommit till endast för ett ärendes föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet någon sakuppgift är en minnesanteckning (2 kap. 12 § TF). Minnesanteckningar kan t.ex. vara föredragningspromemorior och andra anteckningar som görs under beredningen av ett ärende och som inte tillför ärendet några sakuppgifter. Minnesanteckningar i ärende ska normalt rensas innan ärendet arkiveras, och blir då inte någon allmän handling. Minnesanteckningar som tas om hand för arkivering anses däremot upprättade och blir allmän handling.

Begreppet minnesanteckning i TF har en betydligt mer begränsad innebörd än i dagligt tal och ska inte förväxlas med tjänsteanteckning enligt 27 § FL. En tjänsteanteckning som upprättas vid telefonsamtal, personligt besök och liknande är inte en minnesanteckning enligt TF.

Rättsfall: frågor och svar i internt ärendehanteringssystem är minnesanteckningar

En begäran om att få ta del av frågor och svar till och från Skatteverkets rättsavdelning i ett antal angivna ärenden i avdelningens ärendehanteringssystem Pärlan, har avslagits med hänvisning till att handlingarna inte är allmänna. Kammarrätten konstaterade inledningsvis att handlingarna varken är inkomna till eller expedierade från Skatteverket. Rättsavdelningen är inte heller självständig i förhållande till andra avdelningar på ett sådant sätt att handlingarna därigenom ska anses upprättade eller inkomna enligt 2 kap. 11 § TF (tidigare 2 kap 8 § TF).

Kammarrätten ansåg att frågorna och svaren var hänförliga till de skatteärenden som föranlett frågorna och att bedömningen av om de kunde anses som upprättade skulle göras i enlighet med 2 kap. 10 § TF (tidigare 2 kap. 7 § TF). Eftersom dessa handlingar har tillkommit endast som hjälpmedel vid handläggningen av respektive underliggande ärende är de att anse som minnesanteckningar enligt 2 kap. 12 § TF (tidigare 2 kap. 9 § TF). De aktuella minnesanteckningarna har inte tagits om hand för arkivering i respektive underliggande ärende. Handlingarna har heller inte tagits om hand för arkivering på grund av att de finns sparade i ärendehanteringssystemet (KRNS 2018-05-11, mål nr 2208-18). Högsta förvaltningsdomstolen har den 29 juni 2018 beslutat att ej meddela prövningstillstånd (HFD mål nr 2911-18).

Privat post till tjänsteman

Brev av privat karaktär till en tjänsteman vid en myndighet är inte allmänna handlingar. När ett brev eller meddelande är adresserat till en befattningshavare och rör annat än myndighetens verksamhet, t.ex. fackliga frågor, är det inte heller en allmän handling (2 kap. 8 § TF).

Teknisk lagring och bearbetning

En handling som förvaras hos en myndighet endast som ett led i teknisk bearbetning eller teknisk lagning för någon annans räkning anses inte som allmän handling hos den myndigheten (2 kap. 13 § första stycket TF).

Ett exempel på teknisk lagring för någon annans räkning är den behandling som sker i en enskilds egna utrymme i en e-tjänst som tillhandahålls av Skatteverket. De handlingar och uppgifter som den enskilda tillför det egna utrymmet är inte allmänna handlingar förrän hen genom en aktiv åtgärd gör dem tillgängliga för myndigheten.

Om en myndighet har överlämnat en handling till någon annan för teknisk bearbetning, t.ex. tryckning, kopiering eller teknisk lagring anses den tekniskt bearbetade produkten inte som inkommen när den återställs till den uppdragsgivande myndigheten (2 kap. 9 § tredje stycket TF).

Säkerhetskopior

En säkerhetskopia är en handling som en myndighet endast förvarar i syfte att kunna återskapa information som har gått förlorad i myndighetens ordinarie system för automatiserad behandling av information. Säkerhetskopior anses inte vara allmänna handlingar (2 kap. 13 § andra stycket TF).

Kravet på offentlighet innebär inte att all information som finns hos en myndighet ska kunna vara föremål för insyn från allmänheten. Säkerhetskopierad information behöver inte vara föremål för en sådan insyn (prop. 2007/08:38 s. 22).

Det är endast handlingar som förvaras i syfte att återskapa information som har gått förlorad på grund av tekniska fel, sabotage, extraordinära händelser som brand eller översvämning etc. som omfattas av undantaget. Det ska således vara fråga om en ofrivillig förlust av information. Det är syftet med förvaringen som är det avgörande för regelns tillämplighet. En myndighet får inte lagra och använda information från en säkerhetskopia för andra ändamål än för att återskapa information som gått förlorad. Om avsikten är att informationen ska kunna användas även för andra ändamål är 2 kap. 13 § TF inte tillämplig. Detsamma gäller om informationen tas om hand för arkivering.

Med ”information” avses den information i en myndighets ordinarie verksamhet som är föremål för säkerhetskopiering. Med begreppet "återskapa information" avses att myndigheten – genom bruk av säkerhetskopian – ersätter eller återställer data som tidigare funnits tillgänglig för myndigheten (prop. 2009/10:58 s. 38).

Säkerhetskopian behöver inte vara i elektronisk form. Även pappersutskrifter omfattas av bestämmelsen (prop. 2009/10:58 s. 38).

Bestämmelsen gäller även om det är en annan myndighet som sköter hanteringen av säkerhetskopieringen än den myndighet vars information är föremål för säkerhetskopiering. Handlingen blir då inte allmän hos den myndighet som sköter säkerhetskopieringen.

Rättsfall: raderad e-post

Raderad e-post hos en kommun ansågs vara lagrad endast som säkerhetskopia och var därför inte att anse som allmän handling (KRNS 2014-03-17, mål nr 752-14).

Rättsfall: handling enbart som säkerhetskopia

En begäran om att få ta del av en handling som enbart finns som säkerhetskopia kunde inte bifallas (HFD 2015 ref. 45).

Rättsfall: raderade säkerhetskopior av e-post

Vid tidpunkten för begäran om utlämnande hos en kommun fanns aktuell e-post enbart tillgänglig på säkerhetskopior. Kommunen fick kritik för att säkerhetskopiorna därefter hade raderats vilket fick till följd att det inte gick att pröva utlämnandet eller om originalhandlingarna blivit felaktigt raderade (JK 3891-14-21).

Även JO har prövat ett utlämnandeärende med e-postmeddelanden om en tidigare anställd person hos en myndighet. E-postmeddelandena var vid tidpunkten för begäran gallrade i enlighet med myndighetens rutiner och personens e-postkonto var stängt. De gallrade handlingarna fanns sparade som säkerhetskopior. Även kopiorna raderades enligt gällande rutiner efter det att begäran hade kommit in. JO fann inte skäl att kritisera myndigheten (JO 2016/17 s. 312)

Biblioteksregeln

Tryckt skrift, ljud- eller bildupptagning eller annan handling som ingår i bibliotek anses inte som allmän handling, den s.k. biblioteksregeln (2 kap. 14 § första stycket 3 TF).

För att en handling ska omfattats av bestämmelsen ska den ingå som en beståndsdel i en samling handlingar som är organiserad på ett sådant sätt att samlingen enligt vanligt språkbruk är att betrakta som ett ”bibliotek” (prop. 1975/76:160 s. 179 f).

I begreppet bibliotek bör, förutom ”ordinära” bibliotek, rimligtvis inbegripas även s.k. närbibliotek och sådana littereratursamlingar som förvaras i tjänstemäns arbetsrum.

Ett exempel på handlingar som normalt ingår i myndighetens bibliotek är SFS. Eftersom författningssamlingen enligt den nämnda bestämmelsen inte är allmän handling finns inte någon rätt enligt TF att få ut en fotokopia av en författning i samlingen.

Biblioteksregeln tillämpas inte bara på traditionella pappershandlingar utan även på upptagningar för automatiserad behandling.

Material som Skatteverket har producerat, t.ex. utbildningsmaterial och föreskrifterna i Skatteverkets författningssamling (SKVFS), är allmänna handlingar hos Skatteverket men inte hos andra myndigheter där materialet finns.

Externa databaser genom avtal med annan myndighet

Externa databaser som en myndighet har tillgång till enligt avtal med en annan myndighet blir allmän handling om upptagningen är allmän handling hos den myndigheten (2 kap. 14 § andra stycket TF). Om en myndighet får tillgång till en databas som omfattas av biblioteksregeln via en annan myndighet, blir databasen inte allmän handling hos den anslutande myndigheten (prop. 2001/02:70 s. 38 f.).

Externa databaser genom avtal med privat aktör

Externa databaser som ger myndigheter möjlighet att söka faktaunderlag i allmänhet, i rättsfallsreferenser, tidskriftsartiklar och dylikt omfattas av biblioteksregeln om de används på samma sätt som böcker i ett bibliotek. Dessa upptagningar blir inte allmänna handlingar hos myndigheten (prop. 1990/91:60 s. 31).

Internet

De informationsmängder som en myndighet har tillgång till via internet anses som inkomna och förvarade handlingar hos myndigheten. I de allra flesta fall kan dock myndigheten tillämpa biblioteksregeln, eftersom internet till stor del används på samma sätt som andra databaser som ingår i en myndighets bibliotek. Det innebär att informationen som finns tillgänglig via internet i dessa fall inte är att anse som allmänna handlingar (prop. 2001/02:70 s. 18).

Om en myndighet för handläggning av ett mål eller ärende använder sig av en upptagning för automatiserad behandling, ska upptagningen tillföras handlingarna i målet eller ärendet i läsbar form, om det inte finns särskilda skäl mot det (4 kap. 3 § OSL). Det innebär att en sådan handling blir allmän handling hos myndigheten, även om den är hämtad från internet.

Rättsfall: information på internet inte allmän handling hos kammarrätt

En person begärde hos kammarrätten att få del av allt som står på internet om tre namngivna domare. Högsta förvaltningsdomstolen instämde i kammarrättens bedömning att uppgifterna ansågs ingå i en databas av sådant slag att de inte är allmänna handlingar hos domstolen (HFD 2017-06-21, mål nr 2358-17).

Handling till domstol för prövning av utlämnande

En handling som i ett sekretessmål har skickas till en domstol för prövning av om handlingen är allmän, anses inte som inkommen hos den domstol som ska pröva sekretessfrågan (RÅ 1996 ref. 19).

En allmän handling som översänts till domstol för prövning av om sekretess föreligger är inkommen och därmed allmän hos domstolen. En sådan handling anses däremot inte tillförd målet och en klagande har därför inte rätt att ta del av den med stöd av bestämmelsen om partsinsyn (HFD 2019 ref. 24)

Den anses inte heller som expedierad av den myndighet som har skickat in handlingen (RÅ 1992 ref. 63).

Kompletterande information

• Säkerhetskopiors rättsliga status (SOU 2009:5).