Kontrollbesök för personalliggare i vissa verksamheter

Syftet med kontrollbesök

Syftet med kontrollbesök som avser personalliggare är att utreda om den som kontrolleras fullgör sina eventuella skyldigheter, d.v.s. att personalliggaren finns tillgänglig och innehåller uppgifter om näringsidkaren och de personer som vid tillfället är verksamma. Kontrollbesöket ska ge Skatteverket en omedelbar bild av om dokumentationsskyldigheten följs.

Vem och vad får kontrolleras vid kontrollbesök?

Skatteverket får besluta om kontrollbesök för att kontrollera att den som är eller kan antas vara skyldig att föra personalliggare fullgör sina eventuella skyldigheter (42 kap. 8 § första stycket SFL).

Uttrycket ”kan antas” innebär inte något högt krav på bevisning.

Vid kontrollen av personalliggaren får Skatteverket stämma av att uppgifter om de personer i verksamhetslokalen som utför eller kan antas utföra arbetsuppgifter i verksamheten och om näringsidkaren är införda i personalliggaren. För att denna kontroll ska vara möjlig får Skatteverket också fråga efter de aktuella personernas identitet (42 kap. 8 a § SFL). Det finns dock inget krav på att de verksamma personerna ska kunna legitimera sig. Ytterst är det näringsidkarens ansvar att de i personalliggaren införda personerna kan identifieras (prop. 2005/06:169 s. 47).

Grundläggande rättssäkerhetsprinciper ska iakttas

Skatteverket ska ta hänsyn till de grundläggande rättssäkerhetsprinciperna.

Kontrollbesök som avser personalliggare ska göras i syfte att kontrollera att den kontrollerade följer de skyldigheter som gäller dokumentationen i en personalliggare och bevarandet av uppgifterna.

Skatteverket får inte använda kontrollbesöket för få tillgång till andra uppgifter än de som behövs för att kontrollera dokumentationsskyldigheten:

Om Skatteverket tror att det finns uppgifter i en personalliggare som behövs i en skatteutredning ska verket använda de generella utredningsbefogenheterna för att få del av uppgifterna. Kontrollbesöket kan därmed inte användas för att på ett enklare sätt få tillgång till uppgifter om syftet är ett annat än att kontrollera dokumentationsskyldigheten som sådan (prop. 2010/11:165 s. 877).

Personalliggaren ska finnas tillgänglig i verksamhetslokalen

Personalliggaren ska finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen (39 kap. 12 § första stycket SFL).

En personalliggare får föras manuellt eller i elektronisk form. I lagförarbetena till bestämmelserna om elektronisk personalliggare på byggarbetsplatser diskuteras innebörden av uttrycket ”hålla personalliggaren tillgänglig”. Enligt förarbetena menas med det uttrycket ”att Skatteverket vid kontrollbesök omedelbart ska kunna se personalliggarens innehåll. Detta kan ske antingen genom att verket får tillgång till den elektroniskt i läsbar form eller att personalliggaren skrivs ut” (prop. 2014/15:6 s. 93). Tillgänglighetsrekvisitet ska enligt Skatteverket inte ges någon annan innebörd för en elektronisk personalliggare som förs i restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet, än vad det har för en elektronisk personalliggare på byggarbetsplatser.

Enligt Skatteverket ska verket omedelbart kunna få tillgång till uppgifterna i personalliggaren på ett sådant sätt att verket kan se personalliggarens innehåll.

Personalliggaren omfattar enligt Skatteverket i rättslig mening alla uppgifter som ska bevaras. Detta gäller oavsett vilken typ av medium som uppgifterna lagras på. Det är den uppgiftssamlingen (personalliggaren) som ska hållas tillgänglig för Skatteverket vid kontrollbesök (HFD 2016 ref. 70).

Personalliggare ska finnas även i en tillfällig verksamhetslokal

Det är inte ovanligt att en näringsidkare inte bara bedriver en näringsverksamhet i sin ordinarie verksamhetslokal utan också tillfälligt disponerar andra utrymmen och bedriver samma typ av verksamhet där. Det ska i så fall finnas en personalliggare även i den tillfälliga verksamhetslokalen. Den personal som är verksam i den tillfälliga lokalen ska tas upp i denna personalliggare.

Rättsfall: tillfällig verksamhetslokal vid sidan om ordinarie

Ett aktiebolag bedrev restaurang- och caféverksamhet i sin ordinarie verksamhetslokal i en tätort. I samband med en mässa disponerade bolaget även ett utrymme inom mässområdet för servering. Avståndet mellan den ordinarie verksamhetslokalen och mässområdet var cirka 2 kilometer.

Högsta förvaltningsdomstolen ansåg att utrymmet på mässområdet utgjorde en verksamhetslokal och att bolaget därför hade varit skyldigt att hålla personalliggare tillgänglig för Skatteverket vid serveringen på mässområdet. Det förhållandet att personalliggare fanns tillgänglig i en annan verksamhetslokal som bolaget disponerade medförde ingen ändring (RÅ 2009 ref. 18).

Bevarandekravet

En fråga är om Skatteverket vid ett kontrollbesök får kontrollera om näringsidkaren har uppfyllt kravet på att bevara uppgifterna i personalliggaren. En annan fråga är om den som ska kontrolleras i så fall måste hålla även äldre uppgifter omedelbart tillgängliga.

Skatteverket får vid kontrollbesöket kontrollera att skyldigheter som avser personalliggare följs. I skyldigheten att föra personalliggare ingår också att bevara de uppgifter som har förts in (9 kap. 5 § tredje stycket SFF, jfr också prop. 2010/11:165 s. 959). Att Skatteverket kontrollerar kravet på att bevara uppgifter som har förts in i personalliggaren strider därför inte mot syftet med kontrollbesöket.

Skatteverket ser det som att personalliggare i rättslig mening även omfattar bevarade äldre uppgifter oavsett vilken typ av medium uppgifterna lagras på. Det är enligt Skatteverket den uppgiftssamlingen (personalliggaren) som ska hållas tillgänglig för Skatteverket vid kontrollbesök.

Att personalliggaren utgörs av den bevarade uppgiftssamlingen stöds av Högsta förvaltningsdomstolens avgörande HFD 2016 ref. 70. Högsta förvaltningsdomstolen slår i domen fast att kravet i 39 kap 12 § SFL på att personalliggaren ska finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen inte kan förstås på annat sätt än att tillgänglighetskravet gäller för hela den tid som uppgifterna ska bevaras.

Skatteverket får göra en begränsad revision vid kontrollbesöket

Förutom att kontrollera personalliggaren får Skatteverket i samband med ett kontrollbesök genom en begränsad revision kontrollera sådana handlingar i en verksamhet som har anknytning till personalen.

Var får kontrollbesök göras?

Kontrollbesök som avser personalliggare i restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet får bara genomföras i verksamhetslokaler (42 kap. 8 § andra stycket SFL).

Hur ska besöket utföras och när ska den kontrollerade underrättas om kontrollbeslutet?

Det finns gemensamma regler för hur kontrollbesöken enligt 42 kap. SFL ska utföras samt när Skatteverket ska underrätta den som ska kontrolleras om beslutet att göra ett besök.

Föreläggande

Om den som bedriver verksamheten inte fullgör sin skyldighet att föra personalliggare eller att hålla personalliggaren tillgänglig får Skatteverket förelägga denne att göra det (39 kap. 17 § 2 SFL). Det finns formella krav på hur ett sådant föreläggande ska utformas. Föreläggandet får förenas med vite.

Kompletterande information

• Om Skatteverket konstaterar brister vid kontrollbesöket kan kontrollavgift komma att tas ut.
• Dokumentationsskyldighet för personalliggare.