Förmåner vid tjänsteresor

Fri kost vid tjänsteresa

Även vid tjänsteresa är fri kost normalt en skattepliktig förmån, som värderas enligt schablon. Det finns dock vissa undantag från beskattning. Läs mer under avsnittet Kostförmån.

Fritt logi

En anställd kan vara på tjänsteresa, som kräver övernattning, inom den vanliga verksamhetsorten t.ex. vid besök av kund, intern konferens eller kick-off. Logi under en pågående tjänsteresa, som är motiverad av tjänsteutövningen, är inte en skattepliktig förmån för den anställda även om övernattning har skett inom den vanliga verksamhetsorten. Frågan om skatteplikt för logi i dessa fall ska bedömas utifrån allmänna regler om skattepliktiga förmåner (11 kap. 1 § IL). I princip är alla ersättningar och förmåner som en anställd får skattepliktiga. En sådan övernattning, som sker på annan plats än den anställdas bostad, kan inte sägas innebära någon inbesparad levnadskostnad för den anställda eftersom den uppkommer under tjänsteresan. Skatteverket anser därför att fritt logi vid sådan tjänsteresa inom den vanliga verksamhetsorten är skattefritt för den anställda.

Om en arbetsgivare inte tillhandahåller logi vid tjänsteresa inom den vanliga verksamhetsorten har den anställda inte avdragsrätt. Avdragsrätt för logi vid tjänsteresa har enbart den som har övernattat utanför den vanliga verksamhetsorten (12 kap. 6 § IL).

Skattepliktig bostadsförmån kan uppkomma

En skattepliktig bostadsförmån kan uppkomma om arbetsgivaren tillhandahåller en lägenhet eller annan stadigvarande bostad, som den anställda ska använda under tjänsteresorna men även kan använda när hen inte är på tjänsteresa.

Reseskyddsförsäkring

Värdet av en försäkring som arbetsgivare betalar för den anställda är normalt en skattepliktig förmån. Förmån av försäkring för reseskydd under tjänsteresa är dock skattefri (11 kap. 2 § andra stycket IL). Skattefriheten gäller premier för en sådan försäkring för reseskydd under en anställds tjänsteresa som tagits av arbetsgivaren (prop. 1992/93:127 s. 55).

Reseskydd är skydd mot skador på person eller egendom som uppkommer vid resa. Reseskyddet kan bl.a. omfatta

• stöld av och skador på resgods
• ansvarsskada
• rättsskydd
• överfallsskydd
• kostnader vid olycksfall eller akut sjukdom
• invaliditets- och dödsfallsersättning på grund av olycksfallsskada
• hemresa vid t.ex. sjukdom eller dödsfall hemma
• strejk och andra förseningar.

Medföljande make

Om en arbetsgivare låter en anställd ta med sin make, maka, sambo, vän eller annan närstående på en resa (belöningsresa, konferensresa, tjänsteresa etc.) är det en indirekt förmån för den anställda som ska värderas till marknadsvärdet (RÅ 1984 1:40). Vanligtvis motsvaras förmånen av arbetsgivarens merkostnader för makens deltagande (t.ex. färdbiljett, logi och mat). Detta framgår av rättspraxis (RÅ 1988 ref. 30 II).

Skatteverkets uppfattning är att förmånsvärdet för logi kan beräknas till 25 procent av kostnaden för hotellrummet eller annat logi om den anställda delar logi med den medföljande under tjänsteresan. Schablonen med 25 procent har under lång tid tillämpats inom det statliga avtalsområdet.

En anställd kan inte undgå förmånsbeskattning genom att byta en dyr färdbiljett mot två billiga för samma pris. Den anställda förmånsbeskattas trots att arbetsgivaren inte får någon merkostnad. I ett sådant fall ska den anställda förmånsbeskattas för kostnaden för makens eller makans färdbiljett.

Värdet av förmånen reduceras om den medföljande personen eller den anställda själv betalar för hotellet. Om den medföljande personen även får andra förmåner, t.ex. betald resa eller måltider, värderas detta separat.

Exempel: förmån på grund av medföljande make på tjänsteresa

En anställd tar med sig sin make på en tjänsteresa. Resan pågår i fyra dagar och paret övernattar tre nätter på hotell. Maken jobbar inte för arbetsgivaren och får inga andra förmåner. Om makarnas hotellrum kostar 1 600 kr/natt uppgår förmånen till 400 kr/natt (1 600 kr x 25 %). Den anställda beskattas då för 1 200 kr som indirekt förmån (400 kr x 3 nätter).

Exempel: förmån på grund av att fler personer följer med på tjänsteresa

En anställd tar med sig familjen, make och barn, på en tjänsteresa. Hotellrum för en person kostar 2 000 kr per natt men arbetsgivaren har bekostat ett familjerum för 3 000 kr per natt. Förmånen för den anställda är då 1 000 kr per natt. Det är alltid merkostnaden för logi som anses som privat del, dock minst 25 procent av logikostnaden.

Undantag från beskattning

I undantagsfall kan det finnas skäl för att en make följer med på en resa utan att någon förmånsbeskattning blir aktuell. Exempel på det kan vara att den anställda har en funktionsnedsättning eller är nyopererad och behöver hjälp under resan.

Den medföljande maken kan under vissa omständigheter anses delta på resan ”i tjänsten”, t.ex. för att utföra vissa arbetsuppgifter eller delta på sammankomster och vid representationstillfällen. Den medföljande maken bör då vara tillfälligt anställd av arbetsgivaren och få marknadsmässig lön för sin medverkan. Beroende på i vilken grad resan kan anses vara gjord i tjänsten kan skatteplikten bortfalla helt eller delvis.

Periodkort för resor

En del anställda får ett periodkort, t.ex. årskort, månadskort eller annat periodkort, som de ska använda vid tjänsteresor och som de även får använda privat. Det kan t.ex. vara fråga om kort för resor med tåg, buss eller flyg.

Den anställda ska beskattas för värdet av de privata resor som hen faktiskt har gjort med periodkortet (RÅ 1987 ref. 81).

Om den anställda inte lämnar någon redogörelse för den privata användningen av kortet, och det inte finns några inskränkningar för den privata användningen, bör hen beskattas för ett förmånsvärde som motsvarar hela kostnaden för kortet (SKV A 2019:29). Förmånsvärdet för ett årskort på flyg eller tåg får redovisas månadsvis i arbetsgivardeklarationerna i takt med att den anställda kan utnyttja förmånen.

Om den anställda däremot inte alls använder tjänstekortet för privata resor uppkommer ingen skattepliktig förmån. I sådana fall bör ett avtal ha träffats mellan arbetsgivaren och den anställda om att tjänstekortet inte får användas för privat bruk.

Lokala och regionala periodkort

Om arbetsgivaren betalar för lokala och regionala kort förutsätts kortet vara för privat användning, även om det också används för tjänsteresor på arbetsorten.

Den anställda bör i sådana fall förmånsbeskattas för hela kortvärdet.

Avdrag för eventuella tjänsteresor med kortet medges inte eftersom den anställda inte har haft några merutgifter för resorna. Den anställda kan dock ha avdragsrätt för arbetsresor eller hemresor.

Förmånsbeskattning undviks bara om kort av den här typen förvaras på arbetsplatsen och endast används av personalen vid tjänsteärenden.

Vad gäller när bostaden är tjänsteställe?

En arbetsgivare kan under vissa förutsättningar skattefritt tillhandahålla periodkort eller betala kostnadsersättning för periodkort till anställda som har tjänsteställe i bostaden. Dessa anställda har alltså inte några arbetsresor till och från arbetet, men däremot dagliga tjänsteresor till en eller flera arbetsplatser. Det kan till exempel handla om byggnadsarbetare eller städpersonal.

När kan arbetsgivaren skattefritt tillhandahålla periodkort?

Arbetsgivaren kan skattefritt tillhandahålla periodkort för kollektivtrafik om följande förutsättningar är uppfyllda:

• Den anställda gör tjänsteresor med kollektivtrafiken i sådan omfattning att köp av periodkort är billigare än alternativa biljettköp, t.ex. engångsbiljetter.
• Den anställda redovisar tjänsteresorna och på vilka adresser arbete har utförts i reseräkningar eller motsvarande underlag, som kontrolleras och sparas av arbetsgivaren.
• Den anställda har inga hemresor eller arbetsresor som kan genomföras med periodkortet (p.g.a. tjänsteställe i bostaden).
• Den anställda har avtalat med arbetsgivaren att periodkortet enbart får användas av den anställda själv och enbart för tjänsteresor.
• Periodkortet ska normalt lämnas till arbetsgivaren vid en längre tidsperiod utan tjänsteresor, t.ex. vid byte av arbetsuppgifter eller under semestern, samt när anställningen upphör.

När kan arbetsgivaren lämna skattefri kostnadsersättning för periodkort?

Arbetsgivaren kan lämna skattefri kostnadsersättning för en anställds köp av periodkort för tjänsteresor under följande förutsättningar:

• Den anställda utför tjänsteresor med kollektivtrafiken i sådan omfattning att köp av periodkort regelmässigt är billigare än alternativa biljettköp, t.ex. engångsbiljetter.
• Den anställda redovisar sina tjänsteresor och på vilka adresser arbete utförts i reseräkningar eller motsvarande underlag, som kontrolleras och sparas av arbetsgivaren.
• Den anställda har inga hemresor eller arbetsresor som kan genomföras med periodkortet (p.g.a. tjänsteställe i bostaden).

Anställda som gör arbetsresor eller hemresor kan inte få skattefri kostnadsersättning för tjänsteresor med eget inköpt periodkort. I ett sådant fall anses den anställda inte ha någon avdragsgill merkostnad för tjänsteresorna.

Om arbetsgivaren ger ut kostnadsersättning för en anställds inköp av periodkort som ska användas för tjänsteresor, så kan inte arbetsgivaren förbjuda att den anställda använder periodkortet även för privata resor.

Om den anställda använder periodkortet för tjänsteresor endast en del av månaden eller vid sporadiska tjänsteresor kan en proportionering av kostnaden för periodkortet göras. Vid proportioneringen kan man schablonmässigt räkna med att en månad består av 20 arbetsdagar.

Exempel: sporadiska tjänsteresor med periodkort

Stina arbetar som byggnadsarbetare på sin bostadsort och har tjänsteställe i bostaden. Hon har ett periodkort (månadskort), som hon har betalat själv. Kortet kostar 500 kr. Under september gjorde Stina tjänsteresor åtta dagar till olika byggarbetsplatser där hon kunde använda periodkortet. Arbetsgivaren kan skattefritt betala ut kostnadsersättning med 200 kr (8 x 500/20).

Studie- och konferensresor

Anställda som i tjänsten åker på en studieresa eller deltar i en konferensresa inom eller utom landet beskattas normalt inte för värdet av en sådan resa. Detta gäller så länge det handlar om en renodlad studie- respektive konferensresa eller resa där det visserligen finns inslag av nöje och rekreation men där detta är försumbart.

Resan kan beskattas om den har inslag av nöje och rekreation

Om inslaget av nöje och rekreation får en mer framträdande roll under resan kan förmånsbeskattning ske. Det finns en omfattande rättspraxis på området. Domstolarna gör en bedömning av skatteplikten i varje enskilt fall. Förmånsbeskattning kan aktualiseras om resan sker exempelvis under en helg, till ett populärt turistmål eller till en mycket avlägsen plats. Det förhållandet att kurser och konferenser förläggs till ett populärt turistmål, exempelvis Kanarieöarna, behöver dock inte i sig innebära att beskattning ska ske. I vissa fall kan ett sådant arrangemang medföra lägre kostnader för arbetsgivaren jämfört med att kursen eller konferensen förläggs till en näraliggande ort. Avgörande för bedömningen är hur stort inslaget av nöje och rekreation är.

Vilka faktorer tar man hänsyn till vid bedömningen?

För att kunna bedöma om en anställd ska beskattas för sitt deltagande i en resa måste man ta hänsyn till flera olika faktorer, bl.a. syftet med resan, vilken nytta resan kan få för arbetsgivarens verksamhet, val av resmål och studiernas eller konferensens upplägg (RÅ 1983 1:78 I och II).

Hur stor del effektivt arbete måste resan innehålla?

En viktig omständighet för den skattemässiga bedömningen är den tidsmässiga fördelningen mellan studier, konferens och andra aktiviteter under resan.

Resan måste innehålla en inte oväsentlig del effektivt arbete. Som en tumregel gäller att studierna eller konferenstiden bör uppgå till minst sex timmar per dag. Under en vecka bör den effektiva studie- eller konferenstiden omfatta minst 30 timmar jämnt fördelade under veckan.

I tveksamma fall bör en samlad bedömning av alla omständigheter göras om en skattepliktig förmån föreligger.