Ersättningar som jämställs med ersättning för arbete

Ersättningar som räknas som ersättning för arbete

Det finns ett antal olika slag av ersättningar som inte utgör ersättning för arbete men som ska jämställas med ersättning för arbete. På dessa ersättningar ska därför utbetalaren göra skatteavdrag. Detta gäller även om mottagaren är godkänd för F-skatt (10 kap. 13 § SFL). Från skyldigheten att göra skatteavdrag finns vissa undantag när skatteavdrag inte ska göras.

Följande ersättningar räknas enligt 10 kap. 3 § andra stycket SFL som ersättning för arbete:

1. Pension.
2. Livränta som inte är ersättning för avyttrade tillgångar.
3. Engångsbelopp på grund av personskada.
4. Sjukpenning och annan ersättning som avses i 11 kap. 24, 30, 31, 34 och 36 §§ samt 15 kap. 8 § IL. Förutom sjukpenning, oavsett om den ska tas upp i inkomstslaget tjänst eller näringsverksamhet, avses här bl.a. föräldrapenning, omvårdnadsbidrag, vissa utbildningsbidrag, dagpenning från A-kassa och starta eget-bidrag (bidrag som ryms inom begreppet aktivitetsstöd) samt dagpenning vid utbildning och tjänstgöring inom totalförsvaret.
5. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst och för intrång i näringsverksamhet. Regeln avser sådan ersättning för förlorad arbetsförtjänst som kan ingå i en försäkringsersättning eller i ett skadestånd eller som utges enligt lagen (1998:714) om ersättning vid frihetsberövande och andra tvångsåtgärder.
6. Undantagsförmåner och sådant periodiskt understöd eller sådan liknande periodisk utbetalning som givaren enligt IL ska dra av i inkomstslaget näringsverksamhet.
7. Behållning på pensionssparkonto som ska avskattas enligt 58 kap. 33 § IL på grund av att pensionssparavtalet har upphört att gälla. Samma gäller om behållningen har tagits i anspråk vid utmätning, konkurs, ackord eller företagsrekonstruktion.
8. Ersättning för ökade levnadskostnader vid sådan tjänsteresa som avses i 12 kap. 6 § IL, eller vid sådan tillfällig anställning eller sådant uppdrag som avses i 12 kap. 9 § IL räknas som ersättning för arbete till den del ersättningen överstiger de schablonbelopp för avdrag som anges i 12 kap. 6 a, 10–15, 17 och 21 §§ IL eller, när det gäller kostnad för logi den faktiska utgiften. Se vidare under rubriken Tjänsteresa (nedan).
9. Andra ersättningar för kostnader i tjänsten än de som avses i punkten 8 ska räknas som ersättning för arbete till den del ersättningen avser kostnader som det är uppenbart att mottagaren inte får dra av vid beskattningen. Se vidare under rubriken Andra kostnadsersättningar (nedan).
10. den del av utbetalningen som avses i 11 kap. 16 § IL när en medlem har gått ur en ekonomisk förening, och
11. annan kontant ersättning som betalas ut med anledning av tjänsten.

Kostnadsersättningar

Huvudregeln är att kostnadsersättningar ska tas upp som intäkt i inkomstslaget tjänst (11 kap. 1 § IL) och ingå i underlaget för skatteavdrag. Under vissa förutsättningar ska arbetsgivare inte göra skatteavdrag från kostnadsersättningar. Bestämmelserna om detta finns i 10 kap. 3 § andra stycket 8 och 9 SFL. Det som här avses är ersättning för kostnader som är avdragsgilla vid mottagarens beskattning (12 kap. 1 § IL). Det ska alltså vara fråga om utgifter i arbetet.

Detta innebär att skatteavdrag ska göras på kostnadsersättningar till den del de överstiger avdragsgilla schablonbelopp beträffande ökade levnadskostnader och kostnader för bilresor vid tjänsteresa. Detsamma gäller andra kostnadsersättningar till den del det är uppenbart att kostnadsersättningen överstiger det som mottagaren får dra av vid beskattningen.

Detta gäller även om mottagaren är godkänd för F-skatt (10 kap. 13 § SFL). Motivet till det är att regeringen anser att det finns skäl, bl.a. med tanke på effektivitet, likhet och enkelhet vid förfarandet vid uttag av skatter och avgifter, att behandla dessa ersättningar på samma sätt som övriga ersättningar som räknas som ersättning för arbete (prop. 2010/11:165 s. 336).

Privata levnadskostnader är med vissa undantag inte avdragsgilla. Från ersättningar som är avsedda att täcka privata levnadskostnader ska därför skatteavdrag i regel göras. Vissa hemresor, inställelseresor och intervjuresor räknas dock inte in här.

Tjänsteresor

Bestämmelserna om traktamentsersättningar i 10 kap. 3 § andra stycket 8 a SFL är uppbyggda på så sätt att om arbetsgivaren betalar ut kostnadsersättning/traktamente till en anställd och denna enligt bestämmelserna i 12 kap. 6 § IL har rätt till avdrag för ökade levnadskostnader ska arbetsgivaren inte göra skatteavdrag från traktamentet. Detta gäller så länge traktamentet inte överstiger de schablonbelopp som finns angivna i 12 kap. 6 a, 10–15, 17 och 21 §§ IL. Om arbetsgivaren betalar ut traktamente som överstiger schablonbeloppen ska endast den överskjutande delen hanteras som vanlig lön och därför ingå i underlaget för skatteavdrag.

Att samma bestämmelser också gäller för beräkning av arbetsgivaravgifter framgår av 2 kap. 11 § SAL.

Kostnadsersättningar och ”tyst kvittning”

Arbetsgivarens möjlighet att betala ut kostnadsersättningar utan skatteavdrag anknyter till arbetstagarens avdragsrätt. Om en ersättning betalats ut för utgifter som arbetsgivaren inte är skyldig att göra skatteavdrag för, är det tillräckligt att denne i arbetsgivardeklaration eller i förekommande fall på kontrolluppgift anger att sådan ersättning betalats ut till betalningsmottagaren (15 kap. 10 § SFL och 26 kap. 19 c § SFL). Sådana kostnadsersättningar behöver då inte redovisas av den anställda i inkomstdeklarationen. I stället görs en ”tyst” kvittning som innebär att den anställda inte heller i inkomstdeklarationen får yrka avdrag för motsvarande kostnader. Om arbetsgivaren har betalat ut traktamente med lägre belopp än de avdragsgilla schablonbeloppen har den anställda rätt till avdrag med schablonbeloppen. I sådana fall ska också kostnadsersättningen tas upp i deklarationen.

Logi

Bestämmelsen om logi i 10 kap. 3 § andra stycket 8 b SFL innebär att arbetsgivaren kan betala hela den logikostnad den anställda haft utan att göra skatteavdrag. Om hen inte kunnat visa sina logikostnader kan arbetsgivaren betala nattraktamente med högst 50 procent av maximibeloppet per natt vid tjänsteresa i Sverige respektive normalbeloppet vid utrikes tjänsteresa utan skatteavdrag.

Ökade levnadskostnader vid tillfälliga anställningar och uppdrag på annan ort i högst en månad

Från den 1 januari 2022 ska avdrag för ökade levnadskostnader för logi, måltider och småutgifter vid tillfällig anställning eller uppdrag på annan plats än bostaden göras på samma sätt som för tjänsteresa om

• anställningen eller uppdraget är avsett att pågå i högst en månad, och
• avståndet mellan bostaden och arbetsplatsen är längre än 50 km.

Om en person vid en sådan tillfällig anställning eller uppdrag har rätt till avdrag för ökade levnadskostnader ska utbetalaren inte göra skatteavdrag från ersättningen. Detta gäller under förutsättning att ersättningen inte överstiger de schablonbelopp som anges i 12 kap. 6 a, 10­­–15, 17 och 21 §§ IL, eller den faktiska utgiften när det gäller kostnad för logi. I de fall ersättningen överstiger dessa belopp ska den överskjutande delen hanteras som lön och därför ingå i underlaget för skatteavdrag (10 kap. 3 § andra stycket 8 SFL).

Andra kostnadsersättningar

Av 10 kap. 3 § andra stycket 9 SFL framgår att även andra ersättningar för kostnader i tjänsten ska räknas som ersättning för arbete till den del ersättningen avser kostnader som det är uppenbart att mottagaren inte får dra av vid beskattningen. Det kan exempelvis inträffa att arbetsgivare betalar ut kostnadsersättning till anställda som inte har motsvarande kostnader. Det måste då för arbetsgivaren vara uppenbart att mottagaren inte har rätt till avdrag vid beskattningen. Arbetsgivaren måste vid utbetalningstillfället pröva om ersättningen avser avdragsgilla utgifter i arbetet som den anställda kan bedömas ha. Finner hen att så inte är fallet ska arbetsgivaren behandla ersättningen som lön, dvs. göra skatteavdrag, betala arbetsgivaravgifter och redovisa ersättningen per betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen som kontant lön.

Resekostnadsersättningar

De vanligaste ersättningarna, som berörs av bestämmelserna i 10 kap. 3 § andra stycket 9 SFL om andra ersättningar för kostnader i arbetet, är resekostnadsersättningar.

Om en anställd använder egen bil eller en förmånsbil för tjänsteresor kan arbetsgivaren ersätta hen med vissa i 12 kap. 5 § IL angivna schablonbelopp per körd km, samma belopp som är avdragsgilla för den anställda. I de fall milersättningen överstiger schablonbeloppet får det anses vara uppenbart för arbetsgivaren att den överskjutande delen inte är avdragsgill vid den anställdas beskattning. Skatteavdrag ska därför göras på den delen. Om arbetsgivaren betalar ersättning för resor till och från arbetet kan visserligen kostnaden vara avdragsgill för mottagaren, men kostnaden utgör en privat levnadskostnad och inte en kostnad i arbetet. Ersättningar för privata levnadskostnader jämställs med lön. För dem som har bostaden som tjänsteställe, exempelvis vissa anställda inom byggnads- och anläggnings­branschen, är de dagliga resorna mellan bostaden och de platser där arbetet utförs tjänsteresor. Det är således viktigt för arbetsgivaren att kunna särskilja de olika typerna av resor.

För vissa tillfälliga anställningar och uppdrag får avdrag för resor mellan bostaden och arbetsplatsen göras på samma sätt som för tjänsteresa, vilket kan påverka skyldigheten att göra skatteavdrag.

Resor vid tillfälliga anställningar och uppdrag på annan ort i högst en månad

Från den 1 januari 2022 ska avdrag för resekostnader vid tillfällig anställning eller uppdrag på annan plats än bostaden under vissa förutsättningar göras på samma sätt som för tjänsteresa. Avdrag för resekostnader medges då, liksom vid tjänsteresa, enligt schablon när man gör resan med egen bil eller förmånsbil. I övriga fall medges avdrag för resor normalt sett med faktiska kostnader.

I de fall ersättning betalas ut för en sådan resa ska skatteavdrag inte göras. För resor där avdrag medges enligt schablon gäller detta under förutsättning att ersättningen inte överstiger de avdragsgilla schablonbeloppen. Om ersättning betalas ut med belopp som överstiger schablonbeloppen ska däremot den överskjutande delen hanteras som lön och ingå i underlaget för skatteavdrag (10 kap. 3 § andra stycket 9 SFL).

Läs även om ökade levnadskostnader vid tillfälliga anställningar och uppdrag på annan ort i högst en månad.

Näringsidkare

Även vid betalningar till en näringsidkare, som inte är godkända för F-skatt gäller att skatteavdrag ska göras från ersättning för arbete. Betalningsmottagarens kostnader för material och dylikt ska inte ingå i underlaget för skatteavdrag. Inte heller ska mervärdesskatt ingå i underlaget. En förutsättning är dock att kostnaderna och mervärdesskatten har specificerats särskilt på fakturan från näringsidkaren.