Arbetsredskap

Utgiften ska vara nödvändig för att få intäkten

Avdrag för faktisk kostnad för instrument, verktyg och andra arbetsredskap medges bara om utgiften har varit nödvändig för att få intäkterna (12 kap. 1 § IL). Man kan inte få avdrag för privata levnadskostnader (9 kap. 2 § IL). Avdragsbegränsningen om 5 000 kr för övriga utgifter gäller.

En förutsättning för avdrag är att arbetsgivaren inte tillhandahåller arbetsredskapet. Tillgången måste också vara utsatt för en verklig värdeminskning. Kostnaden för en tillgång som inte sjunker i värde är inte avdragsgill.

Det finns inga schablonavdrag för vissa yrkesgrupper, förutom i vissa fall för idrottsutövare.

Vid anskaffning av dyrare tillgångar än vad som kan anses motiverat av tjänstebehovet bör avdraget reduceras till en skälig nivå.

Direktavdrag eller förslitningsavdrag

Utgiften för ett arbetsredskap eller annan tillgång kan antingen dras av med hela den avdragsgilla anskaffningsutgiften direkt eller delas upp på flera år, s.k. förslitningsavdrag (RÅ 1991 ref. 55).

Ett avdrag som är baserat på hela anskaffningsutgiften kan bara komma i fråga för utrustning som kan antas användas fortlöpande i tjänsten under hela dess beräknade livslängd.

Direktavdrag om mindre värde eller kort livslängd

För arbetsredskap som är av mindre värde får hela utgiften dras av direkt. Med mindre värde menas att anskaffningsutgiften, dvs. hela utgiften för att köpa in arbetsredskapet, inte överstiger ett halvt prisbasbelopp.

Direktavdrag får också göras om tillgången kan antas ha en ekonomisk livslängd på högst tre år, även om kostnaden överstiger ett halvt prisbasbelopp.

Förslitningsavdrag om högre värde och lång livslängd

Om arbetsredskapets anskaffningsutgift är högre än ett halvt prisbasbelopp och livslängden är längre än tre år, medges avdrag för kostnaden genom förslitningsavdrag. Detta är ett undantag från kontantprincipen. Ett årligt förslitningsavdrag beräknas utifrån anskaffningspris, beräknad livslängd och användning. Förslitningsavdraget ska motsvara den verkliga värdenedgången under året på tillgången. Utgiften fördelas vanligtvis på 5–10 år.

Om tillgången har förvärvats eller överlåtits under beskattningsåret ska avdraget proportioneras efter hur stor del av beskattningsåret som innehavet omfattat.

Alltid förslitningsavdrag vid kortare uppdrag

Möjligheten till direktavdrag gäller inte om arbetsredskapet bara används vid kortare uppdrag eftersom det då inte förbrukas på samma sätt som i en fortlöpande anställning. Avdraget medges då i stället proportionerligt i förhållande till tiden (se exempel nedan).

Fördelning mellan användning privat och i tjänsten

Om tillgången har anskaffats för användning både för privat bruk och för tjänsten beräknas avdraget på den del av anskaffningsutgiften som beräknas belöpa på tjänsten. Detta gäller oavsett om man gör direktavdrag eller förslitningsavdrag.

Är innehavet av inventariet dessutom förenat med löpande kostnader, bör även sådana kostnader fördelas mellan privata kostnader respektive kostnader för tjänsten.

Om den anställda hyr ett inventarium eller liknande bör hyreskostnaden på motsvarande sätt fördelas mellan vad som belöper på privat användning respektive tjänsten.

Förslitningsavdrag när arbetet tillfälligt utförs i hemmet på grund av corona

En anställd som normalt har sin arbetsplats vid arbetsgivarens kontor och som tillfälligt under en begränsad tid arbetar i hemmet på grund av covid-19-pandemin kan få förslitningsavdrag för inventarier som den anställda själv måste köpa. Det kan handla om inventarier som är nödvändiga för att den anställda ska kunna utföra sitt arbete men som arbetsgivaren inte har möjlighet att tillhandahålla i bostaden. Förslitningsavdraget ska fördelas mellan tjänsteanvändning och privatanvändning samt proportioneras i förhållande till inventariets beräknade livslängd och den tid som arbetet sker i hemmet då det är under en begränsad tid (se exemplet om Robin nedan).

Avdrag medges inte för möbler, exempelvis skrivbord, skrivbordsstol eller bokhylla, eftersom det handlar om vanliga möbler i ett hem som inte är nödvändiga arbetsredskap för att utföra arbetsuppgifterna.

Exempel på direktavdrag och förslitningsavdrag

Exempel: direktavdrag vid mindre värde

Adi har köpt en cykel för 21 000 kr, som hen måste använda i sin anställning som cykelbud. Cykeln kan även användas privat. Adi får göra avdrag med hela anskaffningsutgiften det år hen köper in cykeln, eftersom den inte överstiger ett halvt prisbasbelopp. Då cykeln även kan användas privat får i detta fall bara halva kostnaden dras av, d.v.s. 10 500 kr.

Exempel: förslitningsavdrag vid uppdrag

Robin har under året ett uppdrag under 4 månader som arkitekt. Uppdragsgivaren tillhandahåller ingen dator, så för att kunna utföra uppdraget måste Robin använda sin egen dator. Datorn har kostat 12 000 kronor och beräknas hålla i 4 år och den kan även användas privat. Eftersom Robin bara har haft ett kortare uppdrag under året så kan hen inte göra direktavdrag för datorn, även om kostnaden inte överstiger ett halvt prisbasbelopp.

Utgiften om 12 000 kr fördelas först på tjänsteanvändning och privat användning med 50 procent vardera. Beloppet för tjänsteanvändning fördelas sedan på antalet år (4) och den aktuella arbetsperioden (4/12 mån). Robin kan därför dra av 500 kr (12 000 kr x 50 procent x 4/12 mån) i sin deklaration.

Kostnader för någon annan

En studiecirkelledare som hade betalat kursdeltagarnas kursmaterial och deltagaravgifter fick av Högsta förvaltningsdomstolen avdrag för dessa kostnader. Avdraget medgavs eftersom kursen inte hade kommit till stånd om kursdeltagarna skulle ha krävts på beloppen (RÅ 1986 ref. 60).

Exempel på arbetsredskap

Här ges några exempel på bedömningar av arbetsredskap som under vissa förutsättningar kan vara avdragsgilla för den anställda.

Cykel

Den som arbetar som cykelbud kan ha behov av en cykel som är väsentligt dyrare än en standardcykel. För ett cykelbud är cykeln ett avdragsgillt arbetsredskap. Eftersom en cykel även kan användas utanför arbetet, d.v.s. för privat bruk, ska avdraget beräknas efter hur stor del av kostnaden som beräknas belöpa på användningen i arbetet. Större avdrag än 50 procent av kostnaden bör inte förekomma.

Dator

I två referatmål har Högsta förvaltningsdomstolen vägrat avdrag för inköp av dator. I båda fallen gällde det lärare med skyldighet att undervisa i datakunskap. Läraren i mål nr I var dessutom datoransvarig på skolan för ett antal datorer. Lärarna hade i båda fallen begränsade möjligheter att arbeta och träna vid skolan och ansåg att inköpet av datorn var helt föranlett av tjänstebehovet. Högsta förvaltningsdomstolen vägrade avdraget med motivering att anskaffningen inte kan anses nödvändig för tjänstens fullgörande. Beträffande läraren i mål nr I ansåg Högsta förvaltningsdomstolen dessutom att denne med ett rimligt mått av planering haft god möjlighet att fullgöra sina uppgifter som datoransvarig och lärare i datorkunskap genom att använda skolans datorer (RÅ 1990 ref. 89 I och II).

Motsatt utgång blev det i ett annat mål. Den skattskyldiga hade anskaffat datorn för att användas huvudsakligen i hennes forskning i engelska språket. Forskningen bedrevs på ett sådant sätt att användning av datorutrustning var ofrånkomlig. Det fanns inte någon möjlighet för henne att ens med ett rimligt mått av planering fullgöra uppgifterna genom att använda den datorutrustning som fanns på universitetet. Mot denna bakgrund ansåg Högsta förvaltningsdomstolen att den skattskyldiga var berättigad till avdrag för anskaffningskostnaden för datorn i form av årliga förslitningsavdrag (RÅ 1991 ref. 55).

De ovan återgivna rättsfallen avser beskattningsåren 1985 respektive 1986. Sedan dess har tillgängligheten av datorer och annan IT-utrustning ökat markant, både på arbetsplatserna och i hemmen. Samtidigt har beroendet av datorer för arbetsuppgifternas utförande ökat. Detta är förhållanden som har betydelse vid en bedömning av avdragsrätten i detta sammanhang. Detta medför att det kan bli aktuellt att medge avdrag för t.ex. frilansare som är beroende av egen dator för att både få uppdrag och utföra arbetet. Med tanke på privata användningsområden för utrustningen bör avdraget begränsas till en skälig andel av anskaffningskostnaden. Större avdrag än 50 procent av kostnaden bör inte förekomma.

Facklitteratur

Avdrag medges för kostnad för sådan facklitteratur som anskaffats för tjänsten och som den skattskyldiga måste ha för att på ett tillfredsställande sätt kunna upprätthålla tjänsten. Avdrag medges inte för kostnad för sådan litteratur som anskaffats i studiesyfte. Detta gäller även om litteraturen efter fullbordade studier används i det dagliga arbetet som uppslags- eller referenslitteratur. Gränsen mellan ren facklitteratur och litteratur av allmänt intresse kan också uppfattas bli alltmer flytande. Praxis intar dock en restriktiv hållning till avdrag.

Avdrag bör därför inte komma ifråga för allmänna uppslagsverk, som handlar om ett större område eller litteratur som i allmänhet köps även av personer som inte tillhör yrkesgruppen eller som ligger avsevärt över nivån för vad som kan anses nödvändigt för tjänsten.

Skönlitteratur bör endast i speciella fall, t.ex. i viss utsträckning för lärare i språk, anses utgöra facklitteratur.

Avgöranden i praxis är många men företrädesvis av äldre datum. Några återges här:

• Lärare i kristendom, filosofi och svenska medgavs inte avdrag för kostnad för klassisk skönlitteratur eller Svensk Uppslagsbok (RÅ 1955 Fi 1436).
• Läkare har medgetts avdrag för Läkartidningen (RÅ 1976 ref. 53).
• Avdrag medgavs inte komminister för Illustrerat Bibellexikon, då detta ansågs ha sådan allmän karaktär att det inte grundade rätt till avdrag (RÅ 1978 1:24).
• En sjuksköterska fick inte avdrag för prenumeration på Dagens Medicin, eftersom tidskriften ansågs vara av mera allmänt intresse. Däremot skulle sjuksköterskan inte ha beskattats för något förmånsvärde om arbetsgivaren hade betalat prenumerationen på tidningen. Domen visar på den skattemässiga skillnaden när arbetsgivaren respektive den anställda står för kostnaden (RÅ 1998 not. 144).

Ljudanläggning

I ett mål prövade Högsta förvaltningsdomstolen en musiklärares avdragsrätt för ljudanläggning. Högsta förvaltningsdomstolen konstaterade inledningsvis att sådan utrustning är vanlig i hemmen och att anskaffningskostnaden för sådan utrustning i skattehänseende är en levnadskostnad, som inte är avdragsgill. Detta gäller även i sådana fall då utrustningen kan vara till nytta också i den skattskyldigas verksamhet.

Om sådan utrustning i väsentlig utsträckning måste användas i och för tjänsten kan det emellertid antas att utrustningen förslits snabbare än normalt. Anskaffningskostnaden är då i motsvarande mån en kostnad för att få tjänsteintäkterna. Musikläraren fick förslitningsavdrag med 20 procent på halva anskaffningskostnaden för ljudanläggningen (RÅ 1978 1:19).

Mobiltelefon

Kostnader för privat anskaffning av mobiltelefon får i regel anses hänförliga till den privata användningen, även om telefonen till viss del används i tjänsten. Avdrag medges för de samtalskostnader som avser användningen i tjänsten.

Musikinstrument

Enligt praxis bör avdrag i normalfallet medges med skälig förslitningskostnad för sådana musikinstrument som i väsentlig utsträckning används i verksamheten.

För instrument som minskar i värde bör avdrag medges för den ökade förslitning av instrumentet som beror på användningen i tjänsten. Anskaffningsutgiften för instrumentet bör då normalt till hälften anses avse privat användning. Beräknad möjlig användningstid ligger för många instrument inom intervallet 5−15 år men längre tid kan förekomma, t.ex. för piano. Vid anskaffningar av dyrare instrument än vad som kan anses motiverat av tjänstebehovet bör förslitningsavdraget reduceras till skälig nivå.

Avdrag för värdeminskning på vissa dyrbara musikinstrument har i en del fall vägrats eftersom instrumentet inte varit utsatt för värdeminskning. I ett mål vägrades avdrag för värdeminskning av en antik och dyrbar violin (RRK 1973 1:63).

Däremot medges avdrag för reparationer och underhåll, i den mån kostnaderna kan anses hänförliga till tjänsten (RÅ 1978 1:20 och RÅ 1979 1:9).

Kompletterande information

• Varor och tjänster som arbetsgivaren ger den anställda som arbetsredskap är skattefria om vissa särskilda krav är uppfyllda.