Vem ska lämna arbetsgivardeklaration?

Vem ska lämna en arbetsgivardeklaration?

Den som är skyldig att göra skatteavdrag, betala arbetsgivaravgifter eller har gjort skatteavdrag utan att vara skyldig till det ska lämna en skattedeklaration (26 kap. 2 § 1 SFL).

Man ska redovisa detta för varje redovisningsperiod i en arbetsgivardeklaration (26 kap. 3 § SFL). Det samma gäller för den som betalar ut och ska redovisa ersättning som är underlag för statlig ålderspensionsavgift, (26 kap. 2 § 8 samt 26 kap. 3 § SFL).

Arbetsgivardeklarationen ska också innehålla uppgifter om betalnings­mottagaren (på individnivå), bland annat den ersättning som betalats ut till betalningsmottagaren och hur stort skatteavdrag som gjorts för betalningsmottagarens räkning (26 kap. 19 a § SFL).

Pension ska redovisas av arbetsgivaren även när någon annan betalar ut pensionen

Det förekommer att en arbetsgivare anlitar någon annan för att betala ut pensionen. En försäkringsgivare kan betala ut pensionen åt arbetsgivaren när tjänstepensionen är säkerställd med en pantsatt arbetsgivarägd kapitalförsäkring (s.k. förmedlingspension). Det förekommer också att pension från en arbetsgivare betalas ut av ett administrationsföretag. Skatteverket anser att redovisningen av utbetalad pension ska göras i arbetsgivarens arbetsgivardeklaration och inte i försäkringsgivarens eller administrationsföretagets arbetsgivardeklaration, d.v.s. av den som slutligen står för kostnaden för pensionen.

Särskilt när en pensionsstiftelse betalar ut pension för en arbetsgivares räkning

Huvudregeln är att arbetsgivaren ska betala ut pension som är tryggad genom överföring till en pensionsstiftelse. Pensionen ska redovisas per betalningsmottagare i arbetsgivarens arbetsgivardeklaration.

I två fall får dock en pensionsstiftelse betala ut pension för arbetsgivarens räkning (13 § TrL):

• när det kan antas att den som har rätt till pension inte kommer att få en utbetalning från arbetsgivaren utan avsevärt dröjsmål
• i särskilda fall då länsstyrelsen (tillsynsmyndigheten) lämnat sitt medgivande till pensionsstiftelsen.

Länsstyrelsen kan lämna ett sådant medgivande i ett fall då avsevärda organisatoriska och administrativa fördelar kan vinnas genom en sådan direktutbetalning, t.ex. i fråga om en gemensam pensionsstiftelse (prop. 1967:83 s. 133-134). En pensionsstiftelse som betalar ut pension efter medgivande från länsstyrelsen fungerar med andra ord som ett administrationsföretag och betalar ut pensionen för arbetsgivarens räkning.

Skatteverket anser att den pension som en pensionsstiftelse får betala ut för arbetsgivarens räkning med stöd av 13 § TrL ska redovisas per betalningsmottagare i arbetsgivarens arbetsgivardeklaration och inte i pensionsstiftelsens.

Redovisning av pension om arbetsgivaren har likviderats eller gått i konkurs

Om en arbetsgivare har gått i konkurs ska konkursboet redovisa utbetalda pensioner i arbetsgivardeklarationen. Om länsstyrelsen har betalat ut pensionen enligt lönegarantilagen ska dock länsstyrelsen redovisa ersättningen i sin arbetsgivardeklaration.

Om arbetsgivaren har upphört med näringsverksamheten t.ex. vid en konkurs eller likvidation ska arbetsgivarens pensionsskuld normalt tryggas genom köp av tjänstepensionsförsäkringar (25 § TrL). Försäkringsgivaren tar därmed över arbetsgivarens redovisningsansvar för de framtida pensionsutbetalningarna. Läs mer om en näringsverksamhet upphör utan att pensionsutfästelsen förs över.

En pensionsstiftelse ska träda i likvidation om arbetsgivaren blivit försatt i konkurs (19 § första stycket TrL). Arbetsgivarens pensionsstiftelse ska då redovisa pensionen i sin arbetsgivardeklaration när den har betalat ut förfallna pensionsbelopp eller om den efter länsstyrelsens medgivande har betalat ut arbetstagares och efterlevandes pensionsfordringar med engångsbelopp enligt 21 § TrL.

En representant kan lämna arbetsgivardeklaration för enkla bolag och partrederier

Skatteverket kan efter ansökan från alla delägare i ett enkelt bolag eller i ett partrederi registrera en representant. Representanten ska redovisa och betala in arbetsgivaravgifter och skatteavdrag för verksamheten (5 kap. 2 § SFL).

Arbetsgivardeklaration ska lämnas på fastställt formulär

Arbetsgivardeklaration ska lämnas på fastställt formulär, 38 kap. 1 § SFL och vara undertecknad av den uppgiftsskyldige eller en behörig ställföreträdare. Uppgifterna får, enligt 38 kap. 3 § SFL, undertecknas av ett ombud i följande fall

• om deklarationen lämnas elektroniskt (deklarationsombud), eller
• av en dödsbodelägare i egenskap av ombud för dödsboet.

Redovisning i arbetsgivardeklaration ska göras i heltal

I arbetsgivardeklarationen sker redovisning i heltal. Detta gäller både för uppgift per betalningsmottagare (individuppgift) och för det sammanlagda beloppet som utgör underlag för beräkning av arbetsgivaravgifter för redovisningsperioden.

Föreläggande om att lämna arbetsgivardeklaration

Om den som är skyldig att deklarera inte lämnar någon deklaration, får Skatteverket förelägga om att hen ska komma in med en deklaration (37 kap. 2 § SFL).

En skriftlig upplysning räcker om man inte har betalat ut ersättning eller gjort skatteavdrag

Man behöver inte lämna någon arbetsgivardeklaration för redovisningsperioder där man inte har betalat ut någon ersättning eller gjort skatteavdrag. Den registrerade måste dock skriftligen upplysa Skatteverket om detta (26 kap. 3 § andra stycket SFL). För att undvika förseningsavgift, ska upplysningen ha kommit in senast vid den ordinarie deklarationstidpunkten för aktuell redovisningsperiod. Undantaget att lämna en skriftlig upplysning i stället för en arbetsgivardeklaration gäller också för en utbetalare (näringsidkare) som i egenskap av privatperson kan lämna en förenklad arbetsgivardeklaration.