Allmänna krav på handläggningen av ärenden

Handläggningen ska vara enkel, snabb och kostnadseffektiv

Skatteverket ska handlägga alla ärenden så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts (9 § FL).

Att ärendena ska handläggas så enkelt som möjligt innebär t.ex. att man ska undvika onödiga skriftväxlingar och utredningar. Handläggningen ska anpassas till ärendets karaktär.

Att ärendena ska handläggas så enkelt och snabbt som möjligt får dock inte påverka handläggningen så att man åsidosätter andra regler om opartiskhet, utredning, kommunikation, motivering etc. Beslut får inte fattas på bristfälligt eller felaktigt underlag (prop. 2016/17:180 s. 74 f.).

Det är Skatteverkets ansvar att se till att ett ärende drivs framåt och avslutas inom rimlig tid. Detta ansvar gäller även om den som är part i ärendet själv bidrar till att handläggningen drar ut på tiden. Om en parts agerande får till följd att handläggningstiden blir utdragen är det än viktigare att Skatteverket agerar med bestämdhet och iakttar restriktivitet med att bevilja begärda anstånd (se JO:s beslut 2021-01-14, dnr 8068-2018 och 8104-2018). Skatteverket ska följa upp kompletteringar som begärts och har ett ansvar för att driva ärenden framåt (JO:s beslut 2020-07-01, dnr 8498-2018).

I fall då Skatteverket avvaktar ett domstolsavgörande i ett ärende, är det viktigt att ärendet inte bli liggande utan åtgärd efter det att domstolen har meddelat sitt avgörande. För att undvika detta bör Skatteverket ha regelbundna kontakter med domstolen för att hålla sig informerad om hur dom­stolens handläggning fortskrider (JO:s beslut 2009-02-23, dnr 3241-2007).

Handläggningen ska normalt vara skriftlig

Handläggningen ska vara skriftlig. Skatteverket får dock besluta att handläggningen helt eller delvis ska vara muntlig, om det inte är olämpligt (9 § andra stycket FL).

Huvudregeln om skriftlighet innebär att Skatteverket inte kan ange bekvämlighetsskäl för att tillämpa ett mera informellt förfarande och att enskilda inte kan ställa krav på att handläggningen i deras ärenden ska vara genomgående muntlig (prop. 2016/17:180 s. 76).

Muntlig handläggning kan dock innebära många fördelar. Det är viktigt att ta tillvara på detta t.ex. i enklare ärenden. Även i ärenden som i grunden måste behandlas enligt en striktare och mer formaliserad ordning, kan man ofta ha muntliga inslag.

Den enskilda bör ges ett visst inflytande över valet av handläggningsform i ett ärende, även om det är Skatteverket som beslutar om i vilken utsträckning muntliga inslag ska förekomma. Om Skatteverket inte tillmötesgår en begäran om att få använda muntlig form i ett ärende, måste detta kunna motiveras (jfr prop. 2016/17:180 s. 76).

Vid muntlig handläggning i ett ärende gäller de allmänna kraven på skriftlig dokumentation.