Underrättelse om innehållet i beslut och om hur man överklagar

Myndighetens underrättelseplikt

Det är av betydelse i flera avseenden att en myndighet tillkännager sina beslut för parter och andra intressenter. För den enskilda är det naturligtvis av vikt att få reda på utgången i ett ärende och i normala fall också vilka beslut som fattats under handläggningen. Utan information om vilket beslut som har fattats kan parten inte inrätta sitt handlande efter beslutet. Genom att beslutet ges till känna för den det riktar sig till börjar i allmänhet också överklagandetiden att löpa (prop. 2016/17:180 s. 205).

Dessutom kan åtskilliga beslut, i synnerhet förpliktande sådana, ofta inte verkställas förrän den som direkt berörs av beslutet fått del av detta.

En myndighet ska så snart som möjligt underrätta part om det fullständiga innehållet i ett beslut som meddelats i ärendet (33 § första stycket FL). Underrättelseskyldigheten ska alltså fullgöras på myndighetens eget initiativ och det är enbart parterna i ett ärende som måste underrättas enligt denna bestämmelse. Andra som kan ha ett intresse av att ta del av ett beslut kan i vissa fall ha rätt att få en underrättelse enligt 34 § FL.

Underrättelseskyldigheten omfattar formellt alla slags beslut som myndigheten fattar under handläggningen av ett ärende.

Undantag från underrättelseplikten

Om det är uppenbart obehövligt behöver parten inte underrättas om beslutet. Undantagsregeln ska tolkas snävt och avsikten är att den ska tillämpas enbart i sådana fall där behovet av en underrättelse – sett objektivt ur den enskildas perspektiv – i princip helt saknas. Det ska alltså framstå som självklart för var och en att en underrättelse inte har någon som helst funktion att fylla (prop. 2016/17:180 s. 206 och s. 324).

Innehållet i underrättelsen

Eftersom det är det fullständiga innehållet som ska redovisas i en underrättelse om ett beslut till parten är det alltså inte tillräckligt med ett sammandrag om innebörden av beslutet (prop. 2016/17:180 s. 206). Med det fullständiga innehållet avses enligt Skatteverkets uppfattning vad som har beslutats samt beslutets motivering.

Det saknas ett uttryckligt krav på att beslutsfattarens och föredragandens namn ska framgå av en underrättelse om ett beslut enligt 33 § FL. Det innebär enligt Skatteverkets uppfattning att det är rättsligt möjligt att i vissa situationer utelämna namnet. Detsamma får anses gälla uppgift om den som har medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet.

Skatteverket anser att det behöver göras en lämplighets­bedömning för att avgöra om det är rättsligt möjligt att utelämna beslutsfattarens och föredragandens namn i en underrättelse om ett beslut enligt förvaltningslagen. Följande omständigheter bör bl.a. beaktas:

• om det gäller ett betungande beslut för den enskilde,
• om beslutet avser ett betydande belopp,
• om ärendet har initierats av Skatteverket,
• om en individuell bedömning har gjorts,
• om bedömningen rör vad den enskilde insett eller borde ha insett, dvs. omständigheter av subjektiv karaktär,
• om det för myndighetens personal finns säkerhetsaspekter, eller
• om det finns effektivitetsaspekter.

Det bör göras en samlad bedömning av de omständigheter som är aktuella.

En förutsättning är exempelvis att enskilda på ett enkelt och smidigt sätt kan kontakta Skatteverket för att få svar på frågor om beslutet, så att Skatteverkets serviceskyldighet uppfylls. Ett ytterligare krav är att uppgifterna alltid dokumenteras hos Skatteverket. Närmare om vilka avväganden som behöver göras framgår av Skatteverkets ställningstagande Behöver beslutsfattarens namn alltid anges i underrättelser om beslut enligt förvaltningslagen?.

Det kan finnas bestämmelser i t.ex. Skatteverkets arbetsordning eller beslutade rutiner där det framgår att underrättelser om beslut ska innehålla beslutsfattarens namn. Det som framgår av dessa dokument ska då följas.

Observera att för vissa beslut enligt skatteförfarandelagen ska beslutsfattare och, i förekommande fall, föredragande, framgå av den underrättelse som skickas till den enskilda (17 kap. 3 § SFF). Detta kan bli aktuellt när Skatteverket fattar beslut

• om slutlig skatt där Skatteverket avviker från inkomstdeklaration (se vidare Beslut kan meddelas elektroniskt)
• om skönsbeskattning på grund av att någon inkomstdeklaration inte har lämnats (se vidare Beslut kan meddelas elektroniskt)
• genom omprövning
• om särskilda avgifter 
• om ansvar för skatt.

Underrättelse om hur man överklagar samt upplysning om avvikande mening

Om parten får överklaga ett beslut så ska hen även underrättas om hur detta går till (33 § andra stycket FL).

Bestämmelserna om underrättelse om hur man överklagar syftar till att parten får nödvändig information för att kunna överklaga beslutet och ta vara på sin rätt.

Prövningen ska göras med utgångspunkt i en bedömning av om mottagaren av underrättelsen har rätt att överklaga beslutet enligt förvaltningslagen eller enligt bestämmelser i någon annan författning. För att beslutsmyndigheten ska kunna avgöra om den i ett enskilt fall ska lämna information om hur man överklagar, måste beslutsmyndigheten göra en preliminär bedömning av om beslutet får överklagas av den underrättelsen skickas till (prop. 2016/17:180 s. 207).

Kravet att parten ska ha rätt att överklaga ska inte tolkas snävt. I situationer där det framstår som osäkert om parten har rätt att överklaga ska den beslutande myndigheten ändå lämna en underrättelse om hur man överklagar. Det ligger sedan på överinstansen att pröva frågan om överklagbarhet (prop. 2016/17:180 s. 324).

Om ett beslut inte får överklagas bör detta för tydlighetens skull, och som en serviceåtgärd, anges. Någon skyldighet finns dock inte.

Underrättelse ska – om parten får överklaga beslutet – också lämnas om sådana avvikande (skiljaktiga) meningar som avses i 30 § FL eller som har antecknats enligt särskilda bestämmelser i andra författningar (33 § andra stycket FL). Underrättelsen kan lämnas såväl skriftligt som muntligt. Underrättas part skriftligt om beslutet är det dock mest praktiskt att, i samband med beslutet, också lämna upplysning om avvikande mening skriftligt. Det är av stor vikt att myndigheterna iakttar denna underrättelseskyldighet eftersom en avvikande mening kan innehålla värdefull information och vägledning för parten.

Det kan noteras att underrättelseskyldigheten inte bara omfattar reservationer av ledamöter utan också sådana avvikande meningar som föredraganden eller andra, som inte är beslutsfattare, har låtit anteckna.

Formen för underrättelsen

Myndigheten bestämmer själv hur underrättelsen ska ske (33 § tredje stycket FL). Underrättelsen kan vara muntligt eller skriftlig, men en part har alltid rätt att få en skriftlig underrättelse om parten begär detta. Även om det i andra fall finns en valfrihet så torde det typiskt sätt vara lämpligt att myndigheten lämnar en skriftlig underrättelse. Endast i undantagsfall bör en underrättelse lämnas muntligen, främst då handläggningen skett muntligen och beslutet är enkelt att motivera och förstå. JO har förordat att skriftlig form används då beslutet gått parten emot och denna kan överklaga beslutet (JO 1990/91 s. 412). Myndighetens val av underrättelseform måste även ske med beaktande av det allmänna kravet på service och de allmänna utgångspunkterna för handläggningen i 6 och 9 §§ FL. Myndigheten måste även välja den underrättelseform som med beaktande av partens intresse i det enskilda fallet är enklast (prop. 2016/17:180 s. 324 f.).

I vilka fall det behövs bevis om mottagandet får avgöras med hänsyn till ärendets utgång och karaktär. Ofta behövs inte något sådant bevis och underrättelsen om beslutet skickas till den enskilda i vanligt brev. Detta gäller i första hand när beslutet inte gått den enskilda emot. Underrättelsen får emellertid ske genom delgivning och myndigheten kan då använda sig av de delgivningsmetoder som regleras i delgivningslagen för att säkerställa att parten får del av underrättelsen.

Reglerna om underrättelseskyldighet i fråga om innehållet i ett beslut och hur ett överklagande går till i 33 § FL ska tillämpas också när någon som inte är part men som får överklaga beslutet, begär att få ta del av beslutet (34 § FL). Följaktligen gäller även här att en underrättelse ska lämnas så snart det kan ske när det har begärts och att underrättelsen utifrån omständigheterna kan lämnas muntligen eller skriftligen. Skriftlighet torde typiskt sätt vara den lämpligaste underrättelseformen. Den praxis som avser tillämpningen av motsvarande bestämmelse i 21 § i 1986 års förvaltningslag kan också ge viss vägledning vid tillämpningen av den nuvarande bestämmelsen (prop. 2016/17:180 s. 207 f. och s. 325).

Fatta och meddela beslut

Med ”att fatta ett beslut” avses att ta ställning i en viss fråga. Beslutet anses emellertid inte meddelat förrän det har fått sin slutgiltiga form och, i förekommande fall, har undertecknats och expedierats eller på annat sätt gjorts tillgängligt för utomstående (prop. 2016/17:180 s. 225).

Den handling som underrättar någon om ett beslut kallas ibland expedition. Handlingen kan exempelvis utgöras av ett protokollsutdrag, en beslutsskrivelse eller dylikt. Beslutet expedieras till den enskilde genom denna handling. En handling anses vara expedierad så snart den har skickats från myndigheten (jfr RÅ 2004 ref. 105).