Formkrav

Formkrav på deklarationer och vissa andra uppgifter

Det ställs formkrav på deklarationer och vissa andra uppgifter som ska lämnas enligt SFL.

Formkraven ska följas för att det ska anses ha lämnats en deklaration. Om något av formkraven inte är uppfyllt kan det bli aktuellt med skönsbeskattning på grund av utebliven deklaration samt förseningsavgift.

Fastställda formulär ska användas för bl.a. deklarationer

Kravet på fastställt formulär gäller för samtliga deklarationer som ska lämnas enligt SFL, d.v.s. för skattedeklaration, skalbolagsdeklaration, preliminär inkomstdeklaration och inkomstdeklaration (prop. 2010/11:165 s. 856).

Fastställda formulär ska dessutom användas för att lämna (38 kap. 1 § SFL)

• kontrolluppgifter
• åtagande från värdepapperscentral som hör hemma i en annan EES-stat än Sverige om att göra skatteavdrag eller lämna kontrolluppgifter
• åtagande från utländsk försäkringsgivare eller utländskt tjänstepensionsinstitut om att lämna kontrolluppgifter om pensionsförsäkringar eller avtal om tjänstepension som är jämförbara med en pensionsförsäkring
• åtagande från utländsk gåvomottagare om att lämna kontrolluppgifter
• deklarationer
• land-för-land-rapportering
• uppgifter om rapporteringspliktiga arrangemang
• särskilda uppgifter
• periodiska sammanställningar
• underrättelser av plattformsoperatörer.

Även för anmälan om registrering ska fastställt formulär användas (2 kap. 1 § SFF) liksom för ansökan om godkännande för F-skatt (3 kap. 1 § SFF).

Med fastställt formulär menas dessutom bevis om beslutad registrering (2 kap. 3 § SFF).

Skatteverket fastställer formulär

Skatteverket fastställer formulär enligt SFL och SFF (22 kap. 3 § SFF). Det av Skatteverket fastställda formuläret ska ge förutsättningar för att lämna de uppgifter som ska lämnas enligt SFL och SFF.

Till exempel innehåller fastställt formulär för en arbetsgivardeklaration både generella uppgifter och uppgifter om enskilda betalningsmottagare (uppgifter på individnivå), då dessa uppgifter ska lämnas enligt 26 kap. SFL.

Beslutet om formulär omfattar inte bara de uppgifter som ska lämnas utan också i vilket format uppgifterna ska lämnas. Formatet kan variera bl.a. beroende på om pappersblankett används eller om uppgifterna lämnas elektroniskt.

Skatteverket ska erbjuda fastställda formulär kostnadsfritt (22 kap. 3 § SFF). Att formulären ska vara kostnadsfria avser både elektroniska formulär och pappersformulär.

Inget hindrar att Skatteverket som en ren serviceåtgärd tillhandahåller formulär för andra anmälningar, ansökningar m.m som inte enligt föreskrift ska lämnas på fastställt formulär. Eftersom det då rör sig om uppgifter som inte måste lämnas på fastställda formulär har det inte behövts anges i någon författning att Skatteverket får tillhandahålla formulär för att göra det lättare för enskilda att t.ex. ansöka om godkännande av deklarationsombud.

Elektroniska formulär som alternativ till pappersformulär

SFL är en teknikneutral lag, det innebär att utöver att uppgifter kan lämnas på fastställd pappersblankett, så kan de i den mån det är möjligt också lämnas elektroniskt. Kravet på fastställt formulär begränsar alltså inte möjligheterna att använda elektronisk kommunikation (Ds 2003:29 s. 102 och prop. 2010/11:165 s. 346).

Skatteverket får inom ramen för lagens formkrav precisera i vilken utsträckning och på vilket sätt uppgifter kan lämnas elektroniskt. I praktiken går det till så att Skatteverket fastställer ett elektroniskt formulär som kan användas istället för pappersblanketten (prop. 2010/11:165 s. 347). Skatteverket har även meddelat vissa föreskrifter bl.a. om e-tjänsten Inkomstdeklaration 1 (SKVFS 2009:8) och e-tjänsten Skattedeklaration (SKVFS 2006:2).

Endast elektroniskt uppgiftslämnande

Skatteverkets möjlighet att fastställa elektroniska formulär innebär inte att det alltid måste finnas en möjlighet att även lämna uppgifter på pappersblanketter. Det är Skatteverket som bedömer och bestämmer vilken form för uppgiftslämnandet som bäst uppfyller syftet med att uppgifterna lämnas. Om samma mål med uppgiftslämnandet kan uppnås när uppgiftslämnandet endast kan göras digitalt finns det inget hinder mot att så sker (prop. 2022/23:6 s. 136 f.).

I bedömningen av om det är lämpligt att uppgifter endast lämnas digitalt finns det ett antal aspekter för Skatteverket att beakta. Hänsyn ska tas till om det är fråga om uppgifter som alla privatpersoner i alla åldrar måste lämna, t.ex. inkomstdeklarationer, jämfört med om det bara är företag som ska lämna uppgifter. En annan sak som behöver vägas in är i vilken utsträckning digitala uppgifter når samma säkerhet som sådana som lämnas på papper. Vid uppgiftslämnande från utländska aktörer behöver bedömningen göras utifrån att uppgiftslämnaren kan finnas var som helst i världen. Eftersom det är Skatteverket som fastställer formulären för uppgiftslämnandet så är det också Skatteverket som avgör om enbart elektroniskt uppgiftslämnande är lämpligt och möjligt. Uppgiftslämnandet ska fungera på bästa sätt för såväl Skatteverket som enskilda (prop. 2022/23:6 s. 137).

Skatteverket ska underrätta om kontrolluppgifter i inkomstdeklarationen

Skatteverket får för varje beskattningsår kontrolluppgifter som underlag för att ta ut skatt eller avgift. Skatteverket ska före den 15 april året efter utgången av beskattningsåret underrätta fysiska personer och dödsbon om inkomna kontrolluppgifter, uppgifter om betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationer och övriga uppgifter som verket känner till (31 kap. 4 § SFL och 6 kap. 6 § första stycket SFF). Underrättelsen sker genom att uppgifterna anges i det fastställda formuläret för inkomstdeklarationen (6 kap. 6 § andra stycket SFF).

Deklarationer och särskilda uppgifter ska undertecknas

SFL ställer i vissa fall krav på undertecknande av uppgifter (38 kap. 2 § SFL). De uppgifter som ska undertecknas är

• uppgifter i deklaration
• särskilda uppgifter som ska lämnas av stiftelser, ideella föreningar och registrerade trossamfund
• särskilda uppgifter som ska lämnas av fysiska eller juridiska personer som hör hemma i en annan stat och som inte bedriver verksamhet från ett fast driftställe i Sverige
• särskilda uppgifter som ska lämnas av ägare av en ersättningsbostad i utlandet
• särskilda uppgifter som ska lämnas för avsättning till periodiseringsfond eller ersättningsfond.

Kravet inbegriper den specifika innebörden som ett undertecknande har, nämligen att identifiera den som har undertecknat, säkerställa det undertecknades äkthet och ha bevisverkan (prop. 2010/11:165 s. 346).

Kravet om undertecknande gäller generellt för alla deklarationer i SFL. För en inkomstdeklaration innebär det att den som lämnar deklarationen ska underteckna de uppgifter som lämnas eller godkänns. Om uppgifter lämnas på papper undertecknas de med en namnteckning. Deklarationsblanketten med namnteckning ska lämnas i original. Observera att en faxad eller mejlad deklarationsblankett inte kan anses vara egenhändigt undertecknad, jfr RÅ 1992 not. 571 och 572.

Eftersom en arbetsgivardeklaration ska innehålla både generella uppgifter och uppgifter om enskilda betalningsmottagare enligt 26 kap. SFL, måste dessa uppgifter komma in till Skatteverket tillsammans (elektroniskt eller på papper) för att ett undertecknande ska anses omfatta de lämnade uppgifterna om betalningsmottagare.

Teknikneutralt krav

Kravet på undertecknande är teknikneutralt och rymmer de olika formerna av utställarverifiering som används (traditionell underskrift, elektronisk signatur och säkerhetskoder). Det ger också utrymme för ny teknik.

Den som lämnar en deklaration via internet, telefon eller sms får underteckna med en elektronisk underskrift, t.ex. med säkerhetskoder eller e-legitimation.

Särskilda uppgifter

Särskilda uppgifter ska undertecknas. Däremot är det inte nödvändigt att de särskilda uppgifter som ett svenskt handelsbolag eller en i utlandet delägarbeskattad juridisk person med fast driftställe i Sverige har att lämna ska undertecknas. Uppgifterna lämnas till ledning för delägarnas beskattning och delägarna redovisar sina andelar av bolagets resultat i sina deklarationer. Kravet på undertecknande av delägarnas deklarationer är därför tillräckligt (prop. 2010/11:165 s. 351).

Vem ska underteckna uppgifterna?

Uppgifterna ska undertecknas av den uppgiftsskyldiga eller behörig ställföreträdare (38 kap. 3 § första stycket SFL).

Det är alltså normalt den uppgiftsskyldiga själv som ska underteckna uppgifter i t.ex. en inkomstdeklaration. Av andra lagar framgår vem som är behörig att företräda t.ex. ett aktiebolag eller en omyndig. Läs mer om vem som är behörig företrädare för en fysisk eller juridisk person.

När deklaration ska lämnas för staten, landsting eller kommun gäller förordningen om fullgörande av deklarationsskyldighet för staten, landsting, kommun m.m.

Att deklarationer och särskilda uppgifter ska undertecknas av den uppgiftsskyldiga själv eller en behörig företrädare betyder att ett undertecknande inte kan ersättas med ett intyg från någon annan om att den uppgiftsskyldiga eller en behörig företrädare har undertecknat uppgifterna exempelvis med en elektronisk signatur. En deklarationsblankett med ett sådant intyg kan därför inte anses som undertecknad.

Läs mer om vad som gäller när en deklaration eller annan uppgift har lämnats av en behörig företrädare, och vem som har ansvar för de lämnade uppgifterna.

Ombud får i vissa fall underteckna

Ombud i allmänhet är inte behöriga ställföreträdare och kan därför som huvudregel inte underteckna uppgifter. Det finns dock följande tre undantag (38 kap. 3 § SFL)

• ett deklarationsombud får underteckna uppgifter i en deklaration som lämnas elektroniskt
• ett ombud för en utländsk företagare får underteckna uppgifter i en mervärdesskattedeklaration
• en dödsbodelägare som är ombud för ett dödsbo får underteckna uppgifter i en deklaration.

Om Skatteverket har godkänt ett deklarationsombud för den uppgiftsskyldiga får deklarationsombudet lämna en deklaration elektroniskt.

Ett utländskt företag är i vissa fall skyldigt att ge ett ombud fullmakt att lämna mervärdesskattedeklaration. Utländska företag som inte är skyldiga att ha ett ombud kan frivilligt välja att utse ett (jfr 6 kap. 3 § SFL). Ombudet kan då underteckna uppgifter i en mervärdesskattedeklaration.

Ett dödsbo som förvaltas av dödsbodelägarna kan utse en av dödsbodelägarna som ombud med uppdrag att lämna deklaration för dödsboet. En dödsbodelägare som har fått fullmakt av övriga dödsbodelägare att lämna deklaration för dödsboet kan därför underteckna uppgifter i en deklaration.

I andra fall än de som anges ovan kan ett ombud inte uppfylla kravet på undertecknande.

Annan ska deklarera och underteckna

I 5 kap. SFL finns regler som innebär att någon annan än den deklarationsskyldiga ska lämna deklaration och betala skatt. Det gäller t.ex. ombud för generalrepresentation och representant för ett enkelt bolag eller partrederi. I dessa fall deklarerar företrädaren inte med stöd av fullmakt. Företrädaren är enligt lagen uppgiftsskyldig och är därmed den som ska underteckna.

Fastighetsdeklarationer, m.m.

För fastighetsdeklarationer tillämpas fastighetstaxeringslagen (FTL). Både allmän fastighetsdeklaration, förenklad fastighetsdeklaration och förslag till fastighetstaxering samt en särskild fastighetsdeklaration ska lämnas på fastställt formulär (18 kap. 3 § och 26 kap. 3 § första stycket FTL).

Fastighetsägaren eller en behörig ställföreträdare ska underteckna uppgifter i en allmän eller en förenklad fastighetsdeklaration, påpekanden med anledning av förslag till fastighetstaxering samt uppgifter i en särskild fastighetsdeklaration (18 kap. 1 a § och 26 kap. 3 § första stycket FTL).

Om en fastighet har mer än en delägare är varje ägare deklarationsskyldig och i princip skyldig att underteckna. Om uppgifter har undertecknats av en delägare kan dock myndigheten presumera att den som undertecknat har tagit på sig deklarationsskyldigheten gentemot de övriga delägarna (prop. 2016/17:142 s. 41).

I följande fall får uppgifterna undertecknas av ett ombud (18 kap. 1 b § FTL och 26 kap. 3 § första stycket FTL).

• Ett deklarationsombud enligt 18 kap. 2 a § FTL får underteckna uppgifter i en deklaration som lämnas elektroniskt.
• En dödsbodelägare som är ombud för ett dödsbo får underteckna uppgifter i en deklaration samt påpekanden med anledning av ett förslag till fastighetstaxering.

I andra fall än dessa kan ett ombud inte uppfylla kravet på undertecknande.

Det framgår varken av förarbetena eller rättspraxis vad som krävs för att en handling ska betraktas som en fastighetsdeklaration. Ledning kan hämtas från vad som gäller för skatte- och inkomstdeklarationer. Det bör som en allmän regel gälla att en fastighetsdeklaration

• ska lämnas på en blankett enligt ett fastställt formulär
• ska innehålla i vart fall vissa uppgifter om fastigheten
• ska vara undertecknad.