Avgiftsförordningen

Avgiftsförordningen gäller för myndigheter under regeringen

Avgiftsförordningen (AvgF) gäller för myndigheter som lyder under regeringen. Rätten att ta ut avgifter för varor och tjänster gäller bara om det är reglerat i en lag eller förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen. AvgF ska tillämpas om det inte framgår annat av någon annan förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen (1 a–3 §§ AvgF).

Storleken på de avgifter som ska tas ut, bestäms av myndigheten själv och ska beräknas så att de helt täcker verksamhetens kostnader (full kostnadstäckning). I vissa fall krävs dock ett särskilt bemyndigande eller att regeringen särskilt har föreskrivit att myndigheten själv får bestämma avgifternas storlek (5 § AvgF).

Myndigheten ska samråda vart tredje år med Ekonomistyrningsverket om de avgifter som ska tas ut. Det gäller också när myndigheten tänker förändra en avgift väsentligt eller när den tänker ta ut en ny avgift (7 § AvgF).

Enligt 31 § AvgF får Ekonomistyrningsverket meddela de föreskrifter som behövs för tillämpningen av förordningen.

Ansökningsavgifter

När det är särskilt föreskrivet ska statliga myndigheter ta ut avgifter för prövning av ärenden (9 § AvgF). Ett särskilt förfarande gäller för sådana ansökningsavgifter (10–13 §§ AvgF).

Ett beslut om ansökningsavgift får överklagas i samma ordning som gäller för det ärende som ansökan gäller. Om andra beslut i ärendet inte kan överklagas, får ändå ett beslut om ansökningsavgift överklagas till Skatteverket (14 § AvgF).

Migrationsverket avvisade en mans ansökan om främlingspass med motiveringen att ansökningsavgiften inte hade betalats in. Migrationsdomstolen avslog mannens överklagande. Migrationsöverdomstolen konstaterade att ett beslut om ansökningsavgift som fattas av Migrationsverket i ett ärende där beslut i övrigt inte får överklagas, kan överklagas till Skatteverket. Migrationsdomstolens dom undanröjdes och handlingarna överlämnades därmed till Skatteverket (KamR UM 7050-12).

Vilka handlingar tas avgift ut för?

Rätt att ta ut en avgift för kopior eller avskrifter är grundlagsreglerat (2 kap. 16 § första stycket TF).

Om en myndighet lämnar ut en handling efter en särskild begäran ska myndigheten ta ut en avgift för detta (15 § AvgF). Det kan gälla

• kopior eller avskrifter av allmänna handlingar
• utskrifter av upptagningar för automatisk databehandling
• kopior av video- eller ljudbandsupptagningar eller utskrifter av ljudbandsupptagningar
• sådana bevis och registerutdrag för vilka det särskilt framgår att en avgift ska tas ut enligt en viss avgiftsklass i förordningen (20 § AvgF).

Avgift för inskannade dokument kan inte tas ut med stöd av 15 § AvgF. I stället kan avgiften tas ut med stöd av bestämmelsen i 4 § AvgF (KRNS 2015-05-06, mål nr 4805-14).

Uppgifter ska lämnas ut avgiftsfritt.

När ska en avgift tas ut?

En myndighet ska ta ut avgiften när den lämnar ut handlingarna.

När myndigheten ska ta ut en avgift ska den, också samtidigt ta ut ersättning för kostnaden för att sända den begärda handlingen eller kopian till mottagaren (15 § andra stycket AvgF).

Avgift enligt 15 § AvgF ska inte tas ut av staten (21 § första stycket AvgF).

Den som är part i ett ärende har rätt att utan avgift få bl.a. ett slutligt beslut i ärendet. Däremot ska parten som regel endast få ut ett exemplar av beslutet kostnadsfritt (21 § fjärde och femte styckena AvgF). En myndighet ska däremot ta ut en avgift för att lämna ut allmänna handlingar till en part som använder sin rätt till partsinsyn.

Vilken avgift ska tas ut?

Avgift ska tas ut när en beställning omfattar tio sidor eller mer. Det innebär att de första nio sidorna normalt är gratis (16 § första stycket AvgF).

Hur stor avgift som en myndighet ska ta ut och hur den beräknas framgår av bestämmelserna i 16 § andra stycket AvgF.

Om det finns särskilda skäl får beslut fattas om att ta ut en annan avgift (16 § tredje stycket AvgF). Bestämmelsen är ett undantag från 16 § första och andra stycket AvgF och kan tillämpas när ett uttag av en avgift i vissa fall behöver justeras eller vid uppenbara fall av missbruk av avgiftsfriheten i 16 § första stycket AvgF.

Exempel: lägre avgift

En strikt tillämpning av avgiftsnivåerna i AvgF skulle om någon beställer omfattande datautskrifter kunna medföra ett kraftigt överuttag. I en sådan situation finns det särskilda skäl att tillämpa undantagsbestämmelsen och myndigheten bör sätta ned avgiften till en lämplig nivå (ESV 2005:27).

Exempel: högre avgift

Om en beställning innebär att ett särskilt format efterfrågas eller ett dyrare papper än normalt måste användas, kan den föreskrivna avgiften visa sig vara för låg. Om kostnaden i ett sådant fall avsevärt överstiger avgiften enligt förordningen finns det skäl att ta ut en högre avgift (ESV 2005:27).

Exempel: avgift från första sidan

Om det finns en misstanke om att någon systematiskt missbrukar avgiftsfriheten för de nio första sidorna genom att dela upp en större beställning i flera mindre, kan avgift tas ut redan från första sidan. Vid en sådan misstanke bör en tjänsteanteckning upprättas över utlämnade kopior som underlag för ett beslut om tillämpning av undantagsregeln. Eftersom det inte finns något krav på att utlämnade kopior ska registreras eller diarieföras, innebär det att undantagsregeln endast kan tillämpas i uppenbara fall av missbruk (ESV 2005:27).

I 17 – 21 §§ AvgF finns ytterligare bestämmelser om vilka avgifter som ska tas ut och hur de ska beräknas.

För vissa avgifter ska inte mervärdesskatt tas ut. Detta gäller för varor och tjänster som utgör ett led i myndighetsutövning. Avgifter som tas ut med stöd av 15 § avgiftsförordningen ses generellt som ett led i myndighetsutövningen, och utgående mervärdesskatt ska därför inte debiteras.

Kontant betalning

Myndigheten är skyldig att ta emot kontanter för betalning av kopior av allmänna handlingar (JO:s beslut, den 7 februari 2022, dnr 9340-2020).

Förskottsbetalning

I ett enskilt fall får myndigheten besluta om att avgift för kopior av allmänna handlingar ska betalas helt eller delvis innan kopian lämnas ut, d.v.s. att förskottsbetalning ska göras (6 kap. 1 a § andra stycket OSL). Ett generellt beslut om att avgift alltid ska tas ut i förskott, får däremot inte fattas.

Förskottsbetalning kan bli aktuell vid en begäran av kopior av allmänna handlingar som t.ex. gäller ett omfattande och resurskrävande material. En begäran om att få tillgång till kopior av allmänna handlingar som innebär att det kan vara svårt att beräkna avgiftens storlek är exempel på en situation där det kan vara lämpligt att besluta om delvis förskottsbetalning.

Det är omständigheterna i det enskilda fallet som får avgöra om ett beslut om förskottsbetalning ska fattas, liksom dess storlek.

Har myndigheten beslutat om förskottsbetalning med för högt belopp är myndigheten återbetalningsskyldig för det överskjutande beloppet (prop. 2019/20:179 s. 17 f.).

Ett beslut om förskottsbetalning är inte överklagbart (prop. 2019/20:179 s. 15 f.).

Överklagande när en annan myndighet tagit ut avgift

För att kunna överklaga att en myndighet tagit ut en felaktig avgift enligt 15 § AvgF, krävs det att avgiftsbeslutet är skriftligt. Ett sådant beslut ska begäras hos den myndighet som meddelat beslutet, inom 30 dagar efter betalningen (23 § AvgF). Ett sådant beslut får överklagas hos Skatteverket. Verkets beslut får inte överklagas (24 § AvgF).

I HFD 2013 ref. 21 hade en tingsrätt enligt ett skriftligt beslut tagit ut en avgift för att lämna ut handlingar i elektronisk form. Tingsrätten hade debiterat avgiften med stöd av 4 § AvgF. Beslutet överklagades till Skatteverket. Skatteverket avvisade överklagandet eftersom det inte finns någon bestämmelse i AvgF som innebär att ett beslut enligt 4 § AvgF får överklagas till verket. Skatteverkets avvisningsbeslut överklagades till förvaltningsrätten, som avslog överklagandet, och därefter till kammarrätten. Kammarrätten kom fram till att det överklagade beslutet var ett beslut i ett ”administrativt ärende” och därmed överklagbart enligt förordningen med tingsrättsinstruktion. Överklagandet skulle därför ha skett hos Domstolsverket i stället för hos Skatteverket. Kammarrätten avslog överklagandet och Högsta förvaltningsdomstolen gjorde samma bedömning som kammarrätten.

Överklagande när Skatteverket tagit ut avgift

Även ett beslut om ta ut en avgift enligt AvgF som Skatteverket har meddelat i sin verksamhet, måste kunna överklagas. Av förvaltningsrättsliga principer som de har utvecklats (40 § FL och prop. 2016/17:180 s. 244 f.) följer att ett överklagande ska prövas av en annan, oberoende och högre instans än beslutande myndighet, för en ny bedömning. Med andra ord kan inte en beslutsmyndighet agera som överinstans och i den ordningen överpröva sina egna beslut.

För intern prövning hos beslutsmyndigheten finns istället rättsmedlet ändring av beslutet enligt 37 och 38 §§ FL, vilka bestämmelser är tillämpliga på beslut enligt AvgF.

Skatteverket anser därför, trots lydelsen i 24 § AvgF, att den som vill överklaga Skatteverkets beslut om verkets avgiftsuttag ska göra det till förvaltningsrätten (Skatteverkets ställningstagande Överklagbarheten av Skatteverkets beslut enligt avgiftsförordningen (1992:191).

Avgifter kan tas ut enligt andra förordningar

Bestämmelser om avgifter, eller om att myndigheter får eller ska fastställa avgifter finns också i andra förordningar, som till exempel

• förordning (1992:699) om avgift för bevis om organisationsnummer
• fastighetstaxeringsförordningen (1993:1199)
• förordning (1993:1270) om förande av samfällighetsföreningsregister m.m.
• stiftelseförordningen (1995:1280)
• förordningen (1998:1234) om det statliga personadressregistret
• förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet
• förordningen (2001:589) om behandling av personuppgifter i Skatteverkets folkbokföringsverksamhet
• skatteförfarandeförordningen (2011:1261).