Bevara eller gallra personuppgifter

Det finns bestämmelser för hur länge uppgifter och handlingar får bevaras och när de ska gallras. För uppgifter i Skatteverkets folkbokföringsverksamhet gäller de bestämmelser om arkivering och gallring som finns i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446).

Riksarkivet har meddelat föreskrifter om gallring i folkbokföringsverksamheten hos Skatteverket (RA-MS 2018:38 ändrad genom RA-MS 2021:32 och RA-MS 2022:15). I en bilaga till föreskrifterna finns detaljerade bestämmelser för hur pappershandlingar och elektroniska handlingar i folkbokföringsverksamheten ska gallras.

Skatteverket har även med stöd av RA-FS 1991:6 (ändrad genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2) fattat ett generellt tillämpningsbeslut om gallring, rensning, återlämnande och bevarande av handlingar och uppgifter. Tillämpningsbeslutet gäller gallring i alla verksamheter av

• handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse
• handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare
• handlingar som på annat sätt har ersatts av nya handlingar.

Beslutet omfattar även gallring och bevarande av handlingar och uppgifter som specifikt förekommer i folkbokföringsverksamheten, som exempelvis i verksamheten med beställningar ur aviseringssystemet Navet och namnärenden. För namnärenden finns dessutom ett separat tillämpningsbeslut med kompletterande beskrivning av handlingar och förutsättningar för gallring och bevarande.