Undantag från skyldigheten att använda kassaregister

De olika undantagen från kassaregisterskyldigheten

Ett företag kan vara undantaget från skyldigheten att använda ett kassaregister på tre olika grunder. Företaget kan:

• omfattas av något av de lagreglerade uppräknade generella undantagen (39 kap. 5 § SFL)
• ha fått ett beslut av Skatteverket i det enskilda fallet (39 kap. 9 § SFL)
• omfattas av något av de undantag som Skatteverket i enlighet med 9 kap. 3 § SFF har meddelat föreskrifter om (SKVFS 2021:20 och 2018:29).

Undantagen enligt lag

Det finns sju lagreglerade undantag från skyldigheten att använda ett kassaregister (39 kap. 5 § SFL). Ett företag behöver inte ansöka hos Skatteverket för att få tillämpa något av de undantagen utan företaget får själv bedöma om förutsättningarna för att få tillämpa undantaget är uppfyllda.

Om ett företag omfattas av något av de uppräknade undantagen behöver det inte använda kassaregister. När man bedömer om ett företag omfattas av något av undantagen ska varje självständig verksamhet inom näringsverksamheten bedömas var för sig (39 kap. 6 § SFL).

1 Försäljning i obetydlig omfattning

Ett företag som bara i obetydlig omfattning säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort omfattas inte av skyldigheten att använda ett kassaregister (39 kap. 5 § första stycket 1 SFL).

När man bedömer om ett företags försäljning är av obetydlig omfattning ska man ta särskild hänsyn till om försäljningen normalt uppgår till eller kan antas uppgå till sammanlagt fyra prisbasbelopp under ett beskattningsår (39 kap. 5 § andra stycket SFL).

Enligt Skatteverkets uppfattning bör med försäljning i obetydlig omfattning avses försäljning inklusive mervärdesskatt som för en period om 12 månader normalt uppgår till högst fyra prisbasbelopp. Med försäljning i obetydlig omfattning bör även avses försäljning som sker i rena undantagsfall i ett företag och som är av liten omfattning i förhållande till företagets totala omsättning.

Försäljning som sker under fler än tolv dagar per år eller som överstiger två procent av företagets omsättning bör normalt inte ses som försäljning i obetydlig omfattning (SKV A 2013:23).

2 Den som inte är skattskyldig enligt IL

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte den som enligt IL är befriad från skattskyldighet från försäljning som görs i en näringsverksamhet (39 kap. 5 § första stycket 2 SFL). Enligt IL är bl.a. följande subjekt undantagna från skattskyldighet för inkomstskatt:

• stat, landsting och kommuner (7 kap. 2 § IL)
• allmännyttiga ideella föreningar, om inkomsterna från näringsverksamheten är undantagen från beskattning enligt 7 kap. IL.
• utländska företag utan fast driftställe i Sverige.

Utländska företag utan fast driftställe i Sverige är undantagna från skattskyldighet för inkomstskatt. Däremot gäller inte undantaget i 39 kap. 5 § första stycket 2 SFL för dessa företag (39 kap. 5 § tredje stycket SFL). Sådana företag får, i stället för kassaregister som uppfyller kraven enligt svenska bestämmelser, använda ett kassaregister som har prövats enligt bestämmelserna i ett annat land inom EES, om prövningen visar att registret uppfyller likvärdiga krav (39 kap. 8 a § SFL).

Konkursbon

När ett företag går i konkurs utser tingsrätten en konkursförvaltare för att avveckla konkursboet. Om ett företag som försätts i konkurs har ett lager är det vanligt att konkursförvaltaren vill sälja ut resterande varor i butiken. När försäljningen görs från ett konkursbo omfattas försäljningen inte av kravet på att använda ett kassaregister, eftersom konkursbon inte är skyldiga att betala inkomstskatt (RÅ 1955 ref. 21).

3 Taxitrafik

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte den som bedriver taxitrafik enligt taxitrafiklagen (2012:211) (39 kap. 5 § första stycket 3 SFL). I en sådan verksamhet krävs en godkänd taxameterutrustning. Den som har ett taxitrafiktillstånd är enligt 2 a kap. 1 § taxitrafiklagen skyldig att överföra taxameteruppgifter till en sådan redovisningscentral som anges i lagen (2014:1020) om redovisningscentraler och beställningscentraler för taxitrafik.

4 Distansavtal och hemförsäljningsavtal

Den som säljer varor eller tjänster genom distansavtal eller hemförsäljningsavtal är inte skyldig att använda kassaregister (39 kap. 5 § första stycket 4 SFL).

Vad är ett distansavtal?

Ett distansavtal är ett avtal som ingås inom ramen för ett system som näringsidkaren organiserat för att träffa avtal på distans, om kommunikationen uteslutande sker på distans (39 kap. 2 § SFL). Definitionen överensstämmer med definitionen i 1 kap. 2 § lagen (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler.

Det är inte tillräckligt att avtalet ingås på distans, utan näringsidkaren måste också ha vidtagit någon eller några särskilda åtgärder för att organisera en försäljning på distans. Om exempelvis en annons endast har till syfte att marknadsföra företaget och underlätta kundkontakterna, bland annat i telefon, utan att näringsidkaren har någon särskild avsikt att sälja varor eller tjänster på distans, är kravet normalt sett inte uppfyllt, även om det skulle leda till ett ökat antal beställningar per telefon. Detsamma gäller normalt om näringsidkaren mera allmänt vill öka intresset för sitt företag, sin butik eller sina produkter (prop. 2004/05:13 s. 121–122).

Kraven på vad näringsidkaren ska göra för att det i lagens mening ska vara fråga om ett organiserat system för att träffa avtal på distans är dock förhållandevis låga. Det räcker med att näringsidkaren sätter in en annons med en beställningskupong, eller att det i annonsen finns ett så kallat ordertelefonnummer, eller att det på något annat sätt framgår av säljarens marknadsföring att näringsidkaren vill få beställningar på distans. Det krävs inte heller någon särskild omfattning av distansförsäljningen, eller att den är särskilt välorganiserad, eller att marknadsföringen har någon särskild omfattning eller intensitet (prop. 2004/05:13 s. 121–122).

Ytterligare en förutsättning för att det ska vara fråga om ett distansavtal är att kommunikationen uteslutande sker på distans. Detta innebär att företaget fram till och med det att avtalet träffas, inklusive själva ingåendet av avtalet, endast får använda en eller flera tekniker för distanskommunikation. Med teknik för distanskommunikation avses i detta sammanhang varje medel som kan användas för att ingå ett avtal – utan att någon av parterna är fysiskt närvarande. Lagen gäller alltså inte om näringsidkaren och konsumenten träffas, till exempel i samband med att avtalet ingås, för att diskutera avtalsinnehållet närmare (prop. 2004/05:13 s. 121–122).

Bedömningen av om ett distansavtal föreligger eller inte är i många fall komplicerad med många förutsättningar och omständigheter som ska vägas in. Skatteverket har därför utvecklat sin syn på när ett distansavtal har ingåtts och vad som medför att ett sådant avtal inte längre föreligger i ställningstagandet När ett distansavtal har ingåtts behöver en försäljning inte registreras i ett kassaregister.

5 Varuautomater

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte den som säljer varor och tjänster med hjälp av en varuautomat eller någon annan liknande automat, eller i en automatiserad affärslokal (39 kap. 5 § första stycket 5 SFL).

6 Anordnande av automatspel

Den 1 januari 2023 upphävdes lagen (1982:636) om anordnande av visst automatspel (SFS 2022:1671). Det i sin tur innebär att det undantag från kassaregisterskyldigheten som fanns i den tidigare lydelsen av 39 kap. 5 § 6 SFL och som hänvisade till den upphävda lagen också upphör att gälla från denna tidpunkt (SFS 2022:1673). Exempel på automatspel som omfattades av det nu upphävda undantaget är mekaniska eller elektroniska spelautomater som anordnas för allmänheten och som inte ger någon vinst eller som bara ger vinst i form av frispel från automaten.

7 Tillhandahållande av automatspel

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte heller för den som tillhandahåller automatspel enligt spellagen (2018:1138) (39 kap. 5 § första stycket 6 SFL). De automatspel som omfattas av spellagen är penningautomater, varuspelsautomater, och värdeautomater (2 kap. 3 § 14, 20 och 21 spellagen).

Undantag i det enskilda fallet

Skatteverket får i enskilda fall medge undantag från skyldigheterna kring kassaregister. Ett beslut om undantag får förenas med villkor (39 kap. 9 § SFL). Skatteverket kan medge undantag i två situationer:

• när behovet av ett tillförlitligt underlag för skattekontrollen kan tillgodoses på ett annat sätt
• när en viss skyldighet är oskälig.

Tillförlitligt underlag för skattekontroll

Skatteverket har förtydligat under vilka förutsättningar det kan vara aktuellt att anse att behovet av tillförlitligt underlag för skattekontroll är uppfyllt (SKV A 2013:24). I det allmänna rådet framgår att behovet av ett tillförlitligt underlag bör anses vara uppfyllt i ett företag om följande tre förutsättningar är uppfyllda (SKV A 2013:24):

• ingen person med ägarinflytande, eller någon närstående till denna, deltar i den kontanta kassaredovisningen eller i den löpande bokföringen
• företaget har en tydlig arbets- och ansvarsfördelning för kassaredovisningen
• företaget har interna kontrollrutiner som säkerställer en korrekt kassaredovisning.

Behovet av ett tillförlitligt underlag för skattekontroll bör även anses vara uppfyllt i företag som ingår i en kedja av företag där företagens samtliga kassaregister ingår i ett gemensamt system och där det finns centrala rutiner som säkerställer att de enskilda företagens kassaredovisningar är korrekta (SKV A 2013:24).

Rättsfall: tillförlitligt underlag förelåg inte

Högsta förvaltningsdomstolen har i ett mål prövat frågan om tillförlitligt underlag för skattekontroll. I det aktuella målet var det fråga om ett mindre företag med ett fåtal ägare, där en av ägarna var vd och där ingen av ägarna deltog i den kontanta hanteringen eller den löpande bokföringen. Företaget ansökte om undantag från skyldigheten att använda kassaregister vilket Skatteverket inte medgav.

Högsta förvaltningsdomstolen framförde att det avgörande för frågan om undantag kan medges är de faktiska förutsättningarna för att uppnå en tillräckligt god intern kontroll och därmed tillförlitligt underlag för skattekontrollen. Mot bakgrund av lagstiftningens syfte, d.v.s. att säkerställa användningen av ett tekniskt system för kontroll av den skattepliktiga omsättningen där manipulationer och förändringar ska kunna upptäckas vid kontroll i efterhand (prop. 2006/07:105 s. 28), bör det ställas mycket höga krav för att undantag ska medges.

Högsta förvaltningsdomstolen lyfte fram att ägarens möjlighet att delta i den kontanta hanteringen och den löpande bokföringen måste ha betydelse vid bedömningen, särskilt i mindre företag med en eller ett fåtal ägare. Även om det finns rutiner i ett sådant bolag, som innebär att ägaren rent faktiskt inte är inblandad i sådana arbetsuppgifter, så är det ägaren som har det bestämmande inflytandet över utformningen av dessa rutiner liksom över vilka som tilldelas olika behörigheter, och som när som helst kan ändra eller ta över dessa.

Slutligen konstaterade Högsta förvaltningsdomstolen att det inte fanns tillräckliga garantier att inte minoritetsägaren (tillika vd:n) skulle delta i kontanthanteringen eller den löpande bokföringen, även om det inte fanns några skäl att ifrågasätta bolagets uppgifter om detta. Högsta förvaltningsdomstolen medgav inte bolaget undantag från skyldigheten att använda ett certifierat kassaregister (HFD 2011 ref. 68).

Rättsfall efter Högsta förvaltningsdomstolens avgörande

Efter Högsta förvaltningsdomstolens avgörande HFD 2011 ref. 68 har det kommit ett antal kammarrättsavgöranden med olika utfall rörande tillämpningen av undantaget enligt 39 kap. 9 § första stycket 1 SFL. I kammarrättsdomarna har undantag medgetts i sex fall och i fem fall har undantag inte medgetts.

Tillförlitligt underlag för skattekontroll har ansetts föreligga och undantag har medgetts i följande fall:

• Bolag med 34 delägare och caféverksamhet på 18 olika orter (KRNG 2014-05-13, mål nr 6486-1).
• Större koncern med extern vd, extern redovisningschef som verksamhetsansvarig och revisionsbyrå (KRNS 2014-06-13, mål nr 3895-13).
• Mycket robusta system och rutiner hos medelstort bolag på en ort (KRNG 2015-01-16, mål nr 3336-14).
• Ett större kedjekoncept med 19 franchisebutiker på 15 orter (KRNJ 2015-03-03, mål nr 272-290-14).
• En större koncern ägd av en person bedrev 20 verksamheter på flera orter (KRNS 2015-03-17, mål nr 853-855-14).
• En större koncern ägd av två makar fick ett förnyat undantag (KRNS 2015-12-28, mål nr 3724-3736-15).

Tillförlitligt underlag för skattekontroll har inte ansetts föreligga och undantag har inte medgetts i följande fall:

• Ett litet bolag med två delägare bedrev verksamhet på ett 20-tal platser (KRNG 2011-12-05, mål nr 2569-11).
• Medelstort företag där ägaren var verksam i den dagliga driften i företaget (KRNJ 2011-12-21, mål nr 1409-11).
• Medelstort bolag med 19 butiker på flera orter. Ägt av två fysiker (ca 20 %) och i övrigt av ett investmentbolag. En av delägarna var vd och den andra enbart styrelseledamot (KRNS 2012-04-13, mål nr 6328-10).
• Medelstort bolag med en ägare som var styrelseordförande, extern anställd vd (KRNG 2013-09-07, mål nr 1970-13).
• Stort bolag med en ägare och sju närstående verksamma i bolagets dagliga drift (KRNJ 2014-11-26, mål nr 3481-13).

Kommentar till rättsfallen

Rättsläget får efter dessa kammarrättsdomar anses osäkert. Det framgår av domarna att bara goda interna rutiner inte är tillräckligt för att undantag ska medges enligt 39 kap. 9 § första stycket 1 SFL. Det krävs i normalfallet också att företaget eller koncernen är av en viss storlek.

I de större företagen, d.v.s. här företag med en omsättning från 200 miljoner kronor och uppåt, förefaller antalet delägare och deras närvaro i verksamheten inte haft någon avgörande betydelse vid bedömningen av om undantag ska medges.

I de medelstora företagen, d.v.s. här företag med en omsättning över 10 miljoner men inte överstigande 200 miljoner kronor, är det oklart vilka omständigheter som är av avgörande betydelse för om undantag ska medges eller inte. Det har för dessa företag varit av viss men inte avgörande betydelse att det funnits få delägare samt på vilket sätt de deltagit i verksamheten. Detsamma gäller omständigheten att verksamheten bara bedrivits på en eller ett fåtal orter.

I de mindre företagen, d.v.s. här företag med en omsättning på upp till 10 miljoner kronor, har det haft stor betydelse om det funnits få delägare i företaget samt på vilket sätt de deltagit i verksamheten. En avgörande faktor för bedömningen av om undantag ska medges har varit om verksamheten bara bedrivits på en eller ett fåtal orter. De mindre företaget har i normalfallet inte medgetts undantag.

Vad avser företag som ingår i en affärskedja har det i domarna varit av betydelse att företagen har haft integrerade affärssystem där kassaregistren utgjort en del.

Skyldigheten är oskälig

Skatteverket har inte gett ut några allmänna råd om vad som menas med att en viss skyldighet är oskälig enligt 39 kap. 9 § första stycket 2 SFL.

Enligt förarbetena ska man när man bedömer om en viss skyldighet är oskälig, ta hänsyn till samtliga omständigheter i det enskilda fallet. Ett undantag kan i något fall gälla samtliga skyldigheter som gäller kassaregister, och därmed leda till att näringsidkaren i det enskilda fallet befrias helt från kravet på att ha ett kassaregister. Ett undantag kan i ett annat fall avse bara en viss skyldighet inom ramen för systemet med kassaregister, exempelvis skyldigheten att erbjuda kvitton (prop. 2012/13:129 s. 25).

Rättsfall: skyldigheten var inte oskälig

Kammarrätten har uttalat att det inte är oskäligt att kräva att en torghandlare ska ha ett kassaregister som uppfyller föreskrivna krav. Kammarrätten ansåg att det låg i sakens natur att torg- och marknadshandel sker utomhus och att den tekniska utrustningen därför utsätts för fukt och kyla. Kammarrätten ansåg att skyldigheten att använda ett kassaregister inte var oskälig utan kvarstod (KRNG 2015-02-13 mål nr 6900-14).

Rättsfall: skyldigheten ansågs oskälig

Kammarrätten uttalade efter en sammantagen bedömning av förhållandena på en fäbod att skyldigheten att använda ett kassaregister som uppfyller föreskrivna krav var oskälig. Då det saknades el på fäboden förutsatte det att ett batteridrivet kassaregister användes. Mot bakgrund av de svårigheter som fanns i den aktuella verksamheten att ladda batterier till ett batteridrivet kassaregister ansåg kammarrätten att företaget skulle beviljas undantag från kravet att använda kassaregister (KRSU 2016-06-10 mål nr 1369-15).

Undantag enligt Skatteverkets föreskrifter

Skatteverket har med stöd av 9 kap. 3 § SFF föreskrivit följande undantag från kraven på användning av kassaregister.

Obemannad försäljning i en försäljningslokal

Enligt Skatteverkets föreskrifter är viss obemannad försäljning undantagen från skyldigheterna enligt 39 kap. 7 § SFL. Med obemannad försäljning menas att ett företag säljer varor eller tjänster där köparen själv sköter betalningen, utan övervakning av någon från företaget. Kunden kan till exempel betala med kort eller lägga betalningen i ett fack, en låda eller liknande. Om företaget övervakar att betalningen görs är försäljningen inte obemannad (2 § SKVFS 2018:29).

Försäljning i en försäljningslokal som är anpassad för obemannad försäljning undantas från kassa­register­skyldigheten. Om ett företag använder sin försäljningslokal både för obemannad och bemannad försäljning ska försäljningslokalen anses vara anpassad för obemannad försäljning, förutsatt att följande förutsättningar är uppfyllda:

• det framgår genom tydlig skyltning under vilka tider försäljningen är obemannad
• det framgår genom tydlig skyltning att obemannad försäljning pågår
• försäljningslokalen används inte samtidigt för både bemannad och obemannad försäljning
• företagets kassaregister förvaras inte i försäljningslokalen när obemannad försäljning pågår.

Vid obemannad försäljning ska företagets namn och adress tydligt framgå av skyltningen (3 § SKVFS 2018:29).

Annan obemannad försäljning

Obemannad försäljning som sker på någon annan plats än i en försäljningslokal är också undantagen från kassaregisterskyldigheten i 39 kap. 7 § SFL. Vid obemannad försäljning ska företagets namn och adress tydligt framgå av skyltningen (4 § SKVFS 2018:29).

Bingospel

Bingospel som anordnas med licens enligt 6 kap. 1 § spellagen (2018:1138) undantas från kassaregisterskyldigheten i 39 kap. 7 § SFL (6 § SKVFS 2018:29). Med bingo menas lotteri där deltagarna är närvarande på spelplatsen och köper bingobrickor och där möjligheten att vinna är beroende av att de nummer som dras av den som tillhandahåller spelet sammanfaller med numret på brickan. Det krävs också att de deltagare som vinner genast gör anspråk på sin vinst (2 kap. 3 § 2 spellagen). I Skatteverkets föreskrifter om undantag från kassaregisterskyldigheten menas med begreppet bingo detsamma som i spellagen (2 § SKVFS 2018:29).

Allmän trafik som bedrivs av kollektivtrafikföretag

Försäljning som görs av ett kollektivtrafikföretag som driver allmän trafik enligt lagen (2010:1065) om kollektivtrafik undantas från kassaregisterskyldigheten i 39 kap. 7 § SFL. Undantaget avser bara försäljning ombord på ett färdmedel i kollektrafiken där försäljningen registreras i ett centralt system tillhörande en regional kollektivtrafikmyndighet (5 § SKVFS 2018:29).

Spel som säljs genom ombud

Spelombud medges undantag från kravet på registrering i ett kassaregister enligt 39 kap. 7 § SFL enlig 7 § SKVFS 2018:29 för följande två typer av försäljning:

• försäljning av lotterier med licens enligt 5 kap. 1 § spellagen (2018:1138)
• tillhandahållande av vadhållning med licens enligt 8 kap. 1 § spellagen.

Undantaget gäller om försäljning eller tillhandahållandet bara kan göras om det registreras i licenshavarens system och ombudet är redovisningsansvarig gentemot licenshavaren. Med licenshavare menas den som har licens att anordna spel enligt denna lag (2 kap. 3 § 10 spellagen). I Skatteverkets föreskrifter om undantag från kassaregisterskyldigheten menas med licenshavare detsamma som i spellagen (2 § SKVFS 2018:29). Med spelombud menas i föreskriften den som enligt 11 kap. 2 § spellagen är registrerad som spelombud hos Spelinspektionen (2 § SKVFS 2018:29).

Detta undantag är utformat så att det avser sådana spel som ombud säljer för t.ex. Svenska Spel och ATG.

Vissa lotterier som får anordnas utan licens enligt spellagen

Vissa lotterier är undantagna från kassa­register­skyldigheten enligt 39 kap. 7 § SFL. Undantag gäller sådana lotterier som menas i 3 kap. 5 § 2 a spellagen (2018:1138) och som säljs i en verksamhet som utgör torg- och marknadshandel (1 § SKVFS 2021:20). För att det ska anses vara ett lotteri enligt 3 kap. 5 § 2 a spellagen krävs att följande förutsättningar är uppfyllda:

• värdet på insatsen uppgår till högst 1/4 000 prisbasbelopp
• vinsten består bara av varor
• högsta vinsten uppgår till högst 1/60 prisbasbelopp
• lotteriet tillhandahålls i en viss kommun
• lotteriet tillhandahålls i samband med en offentlig nöjestillställning.

Vissa skicklighetsspel

Vissa skicklighetsspel är undantagna från kassaregister­skyldigheten enligt 39 kap. 7 § SFL. Från kravet på registrering i ett kassaregister undantas även försäljning av bollkastning, pilkastning, skjutning och liknande skicklighetsspel vid en offentlig nöjestillställning. Värdet av varje insats för skicklighetsspelet får uppgå till högst 36 kronor och vinsten får bara utgöra varor till ett värde av högst 800 kronor. Undantaget gäller bara försäljning i en verksamhet som utgör torg- och marknadshandel enligt 39 kap. 2 § SFL (2 § SKVFS 2021:20).