Representationskostnader

Avdragsgill ingående skatt

Avdrag för ingående skatt på representationsutgifter får endast göras om utgiften kan dras av vid inkomstbeskattningen enligt 16 kap 2 § IL (13 kap. 24 § ML).

Därutöver finns, i viss begränsad omfattning, avdragsgill ingående skatt på utgifter för sådan förtäring som den beskattningsbara personen inte har rätt att göra avdrag för vid inkomstbeskattningen (13 kap. 25 § ML).

Här beskrivs dels avdragsgill ingående skatt på representationsutgifter för förtäring, dels avdragsgill ingående skatt på andra slag av representationsutgifter.

Rättsfall: förenlighet med EU-rätten

EU-domstolen har bedömt om ett antal nederländska avdragsförbud var tillräckligt specificerade för att vara förenliga med EU-rätten. De avdragsförbud som bedömdes var avdragsförbud som bl.a. avsåg tillhandahållande av måltider, drycker, avkopplingsaktiviteter till personal, affärsgåvor och andra gåvor. Domstolen fastslog att den möjligheten som finns för medlemsstaterna att behålla avdragsförbud förutsätter att de i tillräcklig utsträckning preciserar arten av och föremålet för de varor och tjänster som ska undantas från avdragssystemet. På så sätt garanteras att möjligheten inte utnyttjas till att införa generella undantag från avdragssystemet. EU-domstolen fann att samtliga de avdragsförbud som bedömdes i avgörandena var tillräckligt begränsade för att kunna identifieras (C-538/08 och C-33/09, X Holding).

Av domen framgår också att en tolkning av detta slag har stöd i artikel 176 i mervärdesskattedirektivet, enligt vilken mervärdesskatt, inom ramen för ett rådsbeslut på området, under inga förhållanden ska kunna återfås på utgifter som inte strikt är rörelseutgifter, till exempel sådana som gäller lyxartiklar, nöjen eller underhållning.

Mervärdesskattelagens avdragsbegränsning för ingående skatt gäller inte alla inköp av varor och tjänster, oberoende av deras art eller föremål. Skatteverket anser därför att en avdragsbegränsning som avser representation eller liknande ändamål inte är en otillåten generell begränsning av möjligheten att återfå ingående skatt enligt unionsrätten.

Utgifter för förtäring

Vid inkomstbeskattningen är utgifter för enklare förtäring möjliga att dra av när de inte kan anses som en måltid och är av mindre värde. Exempel på enklare förtäring är läskande alkoholfri dryck, kaffe, te respektive kakor, bullar, frukt och en enklare smörgås som inte ersätter en måltid (prop. 2016/17:1 s. 457).

Trots att avdrag inte medges vid inkomstbeskattningen så finns viss avdragsgill ingående skatt också på representationsutgifter som avser måltider eller liknande förtäring, d.v.s. allt som är ät- eller drickbart (prop. 2016/17:1 s. 442).

Förutsättningar för avdrag

Ett villkor för att den ingående skatten ska vara avdragsgill är att den inköpta varan eller tjänsten används för beskattade transaktioner eller andra transaktioner i verksamheten som medför avdragsrätt enligt 13 kap. 6–12 §§ ML. För avdragsgill ingående skatt på en förtäringsutgift krävs också enligt 13 kap. 25 § ML att följande tre förutsättningar är uppfyllda:

• Utgifterna ska ha ett sådant omedelbart samband med verksamheten som avses i 16 kap. 2 § IL.
• Avdraget får inte överstiga vad som kan anses skäligt.
• Avdraget får högst uppgå till den ingående skatten på 300 kronor per person och tillfälle.

Att utgiften ska ha ett omedelbart samband med verksamheten innebär bl.a. att representationen ska avse att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller liknande eller avse jubileum eller personalvård.

Om en utgift för förtäring är högst 300 kronor exklusive mervärdesskatt per person och förtäringstillfälle så är hela den ingående skatten avdragsgill. Det gäller under förutsättning att avdraget kan anses skäligt och att utgiften har ett omedelbart samband med verksamheten.

Enligt Skatteverkets uppfattning bör ett belopp på 300 kronor exklusive mervärdesskatt per person normalt anses som skäligt i sig, vid den mervärdesskatte­rättsliga bedömningen, oavsett om det är frågan om en utgift för en måltid som lunch eller middag eller en utgift för någon liknande förtäring.

Läs mer om avdrag för mervärdesskatt på utgifter för förtäring i samband med representation.

Tillhandahållanden med olika skattesatser

Om utgiften för förtäring överstiger 300 kronor exklusive mervärdesskatt per person och förtäringstillfälle, ska avdragsgill ingående skatt ändå beräknas på beloppet 300 kronor exklusive mervärdesskatt. Om t.ex. en restaurangtjänst innehåller tillhandahållanden med olika skattesatser, ska hänsyn tas till det när det avdragsgilla beloppet beräknas. Om en restaurang- eller cateringtjänst avser både mat och spritdrycker, vin eller starköl är skattesatsen för mat 12 procent och skattesatsen för sådana alkoholhaltiga drycker 25 procent.

Proportionering

När en förtäringsutgift överstiger 300 kronor exklusive mervärdesskatt och avser både mat och spritdrycker, vin eller starköl ska avdragsgill ingående skatt bestämmas genom en proportionering. Denna proportionering ska göras utifrån faktiska kostnader exklusive mervärdesskatt för respektive del vid varje representations­tillfälle. Per person och förtärings­tillfälle kan avdrag för ingående skatt högst medges med 12 procent på den del av 300 kronor som avser mat, samt med 25 procent på den del av 300 kronor som avser sådana alkoholhaltiga drycker.

Exempel: proportionering

Kostnaden för en representationsmåltid uppgår till 500 kronor per person exklusive mervärdesskatt. Av detta belopp avser exempelvis 300 kronor (60 procent) mat och 200 kronor (40 procent) vin. Avdrag medges då för ingående skatt med 21,60 kronor för mat (300 x 0,60 x 0,12). Avdrag för ingående skatt på vinet medges med 30 kronor (300 x 0,40 x 0,25). Totalt uppgår då avdragsgill ingående skatt för representationsmåltiden till 51,60 kronor per person (21,60 + 30).

Schablon med 46 kronor

För att förenkla beräkningen av avdragsgill ingående skatt för en förtäringsutgift som avser både mat och spritdrycker, vin eller starköl anser Skatteverket att en schablon får tillämpas. Detta i stället för proportionering utifrån faktiska kostnader. Det innebär att ett schablonmässigt avdrag för ingående skatt får göras med skäliga 46 kronor per person och förtäringstillfälle. Detta förutsatt att den totala förtäringsutgiften överstiger 300 kronor exklusive mervärdesskatt per person och tillfälle och att den debiterade mervärdesskatten uppgår till minst 46 kronor per person och tillfälle.

Läs om exempel på beräkning av avdraget för mervärdesskatt på utgifter för förtäring med tillämpning av en schablon.

Samlat tillhandahållande

Om en förtäringsutgift ingår i ett samlat tillhandahållande som beskattas med en skattesats, ska den avdragsgilla mervärdesskatten beräknas utifrån den skattesats som använts för det sammansatta tillhandahållandet. Om det sammansatta tillhandahållandet beskattas med 25 procent kan avdrag för ingående skatt per person och tillfälle högst medges med 75 kronor (300 kr x 0,25).

Utgifter för andra slag av representation

Avdrag för ingående skatt på utgifter för andra slag av representation än förtäring får endast göras om representationsutgiften kan dras av som representation vid inkomstbeskattningen. Utgiften måste bland annat ha ett omedelbart samband med verksamheten och vara skälig, se representation. Ett ytterligare villkor för att den ingående skatten ska vara avdragsgill är att den inköpta varan eller tjänsten används för beskattade transaktioner eller andra transaktioner i verksamheten som medför avdragsrätt enligt 13 kap. 6–12 §§ ML.

Skatteverket anser att avdrag för ingående skatt på skäliga utgifter för kringkostnader i samband med representation får medges med högst mervärdesskatten på den avdragsram som gäller vid inkomstbeskattningen, 180 kronor exklusive mervärdesskatt per person och tillfälle (SKV A 2017:26). Det kan t.ex. vara kostnader för teaterbiljetter, greenfee vid golfspel (vid extern representation) eller kringkostnader vid en personalfest, t.ex. hyra av bord och stolar eller utgifter för musikunderhållning.

Vid representationsgåvor uppgår avdragsramen, som den avdragsgilla ingående skatten ska beräknas på, till högst 300 kronor per person (SKV A 2017:26). Exempel på representationsgåva är då ett leverantörsföretag uppvaktar ett kundföretag med en blomsteruppsats eller en bokgåva med anledning av att kundföretaget öppnar en ny filial eller firar ett jubileum. Som representationsgåvor, som inkomstskattemässigt berättigar till avdrag, räknas dock normalt inte gåvor i samband med affärsförbindelser vid helger eller personliga högtidsdagar. Detsamma gäller för utgifter för kransar eller blommor i samband med dödsfall.

Exempel: informationsdag med efterföljande personalfest

Deltagare från olika avdelningar inom K AB samlas för en gemensam informationsdag. Dagen innehåller flera föreläsningar med föreläsare från universitetet samt från ett konsultföretag. Programmet innehåller olika föredrag inom områden som stresshantering och arbetsmiljö och förutsätts ha ett omedelbart samband med verksamheten. Lunch serveras under dagen på företagets bekostnad. Dagen avslutas med en personalfest med middag och dans. K AB har en verksamhet där transaktionerna i sin helhet medför avdragsrätt för ingående skatt.

Informationsdagen med föreläsare fram till personalfesten får anses vara en konferens och är inte representation i mervärdesskatte­sammanhang. Den ingående skatten på utgifter för t.ex. externa föreläsare och lunch är därför helt avdragsgill för K AB.

Personalfesten är däremot intern representation och den ingående skatt som kan dras av är därför begränsad. Avdrag för utgifter för måltider och liknande förtäring får högst medges med den ingående skatt som beräknas på beloppet 300 kronor exklusive mervärdesskatt per person och tillfälle. Om utgifterna överstiger 300 kronor per person måste hänsyn tas till att tillhandahållandet avseende förtäringen kan innehålla olika skattesatser.

När det gäller eventuella kringkostnader uppgår den avdragsgilla ingående skatten för K AB till högst mervärdesskatten på den avdragsram som gäller vid inkomstbeskattningen, 180 kronor exklusive mervärdesskatt per person och tillfälle.