Återbetalning av lön och andra ersättningar

Återbetalning av lön m.m. under innevarande år

Det kan hända att en mottagare under innevarande år blir skyldig att betala tillbaka ersättning som felaktigt har betalats ut. Det kan t.ex. avse för mycket utbetalad lön. I samband med återkravet ska utbetalaren rätta arbetsgivardeklarationen (individuppgiften) för den eller de månader som återkravet avser (26 kap. 40 § SFL). Detta innebär att personen får korrekta uppgifter förifyllda i sin deklaration som sedan ligger till grund för personens beskattning.

Exempel: arbetsgivaren har ett krav på en före detta anställd

Bertil har en månadslön på 60 000 kronor. I juli år 1 får Bertil full lön trots att han varit frånvarande för att vårda sjukt barn i två veckor. När Bertil är hemma bestämmer han sig för att säga upp sig och slutar med omedelbar verkan. När Bertil slutar har han en skuld till arbets­givaren avseende två veckor som han fått lön för men inte har arbetat och det visar sig även att Bertil har utnyttjat fler semesterdagar än vad avtalet ger honom rätt till eftersom han avslutat sin anställning innan året var slut. Arbetsgivaren har ett krav på Bertil på 40 000 kronor. Bertil har inte någon lönefordran på arbetsgivaren som skulden kan kvittas mot. Hur löser man denna situation?

I arbetsgivardeklarationen som avser utbetalningar i juli år 1 ska lön redovisas med 60 000 kronor. Skatteavdrag ska göras enligt tabell beräknat på 60 000 kronor.

Efter att Bertil avslutat sin anställning har arbetsgivaren en fordran på Bertil på 40 000 kronor avseende för mycket utbetalad lön. Om arbetsgivaren väljer att kräva Bertil på beloppet kan arbetsgivaren begära omprövning av arbetsgivaravgifterna och begära rättelse av Bertils individuppgift avseende lön i juli år 1. Av begäran bör det framgå att Bertils inkomst ska vara 20 000 kronor och att även underlaget för arbetsgivaravgifter ska vara 20 000 kronor i stället för 60 000 kronor. Rättelse kan göras i samband med att Bertil krävs på beloppet. Det krävs inte att Bertil har betalat sin skuld för att rättelse ska kunna göras. Arbetsgivaren får tillbaka för mycket betalade arbetsgivaravgifter på 40 000 kronor. Det skatteavdrag som gjorts och som beräknats på 60 000 kronor ligger kvar. Beloppet har betalats in till Skatte­verket och kommer att tillgodoföras Bertil i samband med beslut om slutlig skatt.

I och med att arbetsgivaren rättar individuppgiften för Bertil och sänker utgiven ersättning från 60 000 kronor till 20 000 kronor kommer Bertil att få korrekta uppgifter förifyllda i sin deklaration. Han kommer att tillgodoföras den skatt som har dragits av och betalats in av arbetsgivaren.

Arbetsgivaren måste kräva tillbaka hela bruttobeloppet, 40 000 kronor, från Bertil. Även om det gjorts preliminärskatteavdrag på 40 000 kronor är skatteavdraget ett belopp som får anses ha kommit Bertil tillgodo och som varken Bertil eller arbetsgivaren kan förfoga över under löpande beskattningsår. Bertils skuld till arbetsgivaren är således 40 000 kronor.

Återbetalning av lön m.m. efter beskattningsårets utgång

Det kan även visa sig att ersättning har betalats ut med ett för högt belopp under något tidigare beskattningsår. Mottagaren kan i ett sådant fall bli skyldig att under ett senare år betala tillbaka vad hen har fått för mycket. Det är i allmänhet fråga om ersättningar som mottagaren tidigare har blivit beskattad för.

Då uppkommer frågan om återbetalningen ska påverka det beskattningsår då inkomsten återbetalas eller det beskattningsår då inkomsten kom mottagaren till del. Om återbetalningen beror på en senare inträffad händelse, ska den som har återbetalat beloppet dra av det som kostnad det år då återbetalning sker. I de fall återbetalningen gäller en ersättning som var fel redan från början ska däremot den ursprungliga (felaktiga) beskattningen rättas till.

Återbetalningsåret – avdrag om återbetalningen beror på en senare inträffad händelse

I de fall återbetalningen beror på en senare inträffad händelse kan avdrag medges under återbetalningsåret.

När en anställd tillträtt en ny tjänst och på grund av villkor i sitt tidigare anställningsavtal blivit återbetalningsskyldig till den tidigare arbetsgivaren, har Högsta förvaltningsdomstolen ansett att avdrag bör medges det beskattningsår då återbetalning skett. Återbetalningen har då setts som en avdragsgill kostnad för att förvärva intäkterna i den nya tjänsten (t.ex. RÅ 1974 ref. 5 och RÅ 1970 Fi 1413).

Skatteverket anser att återbetalning av tjänstepension (sjukpension) på grund av att Försäkringskassan betalat ut retroaktiv arbetsskadelivränta för samma tid är avdragsgill för det år då återbetalning skett. Tjänstepensionen betalades ut på rätt grund från början. Ställningstagandet kan även tillämpas för andra liknande situationer.

Måste en faktisk återbetalning ha skett?

En särskild fråga är om det för avdrag krävs att mottagaren faktiskt betalat tillbaka den ersättning som ska återbetalas, eller om det räcker att hen har fått ett krav om återbetalning. När avdrag ska medges vid beskattningen för återbetalningsåret behandlas återbetalningen normalt som en kostnad för intäkternas förvärvande. Kontantprincipen bör då kräva att lönen faktiskt återbetalats under det aktuella beskattningsåret.

Det ursprungliga utbetalningsåret – om återbetalningen beror på att inkomsten var fel från början

Om ersättningen har återbetalats på grund av att den redan från början var felaktig, ska enligt praxis korrigering göras av det beskattningsår då inkomsten betalades ut och beskattades. Korrigering görs genom att inkomsten minskas med det återbetalade beloppet. Något avdragsresonemang ska inte föras i sådana fall. Högsta förvaltningsdomstolen har i ett stort antal fall genom resning korrigerat utbetalningsåret (t.ex. RÅ 1988 not. 34 och RÅ 1991 not. 285).

Måste en faktisk återbetalning ha skett?

När det ska göras en rättelse av beskattningen för utbetalningsåret räcker det att det har riktats ett otvistigt återbetalningskrav mot personen. Enligt en dom i Högsta förvaltningsdomstolen har felaktigt utbetald ersättning från en arbetslöshetskassa, som en skattskyldig förklarats skyldig att återbetala, undantagits från beskattning för det år då personen fick ersättningen. Beskattningen sattes ned med hela det återkrävda beloppet trots att återbetalningen skulle göras enligt en avbetalningsplan som omfattade flera år (RÅ 1994 not. 267).

Om en person begärt omprövning av beslutet om återbetalning eller överklagat beslutet kan kravet inte anses otvistigt. Skatteverkets uppfattning är att beskattningen i sådana fall inte bör ändras förrän kravet om återbetalning fastställts genom ett lagakraftvunnet beslut eller en lagakraftvunnen dom.

I samband med återkravet ska utbetalaren rätta arbetsgivardeklarationen (individuppgiften) för den eller de månader som återkravet avser (26 kap. 40 § SFL). En sådan rättad individuppgift bör inte i sig medföra någon beskattningsåtgärd. Skatteverket sänker alltså inte beskattningen enbart på grund av att utbetalaren kommer in med en rättad individuppgift. En person som fått ett sådant krav på återbetalning kan däremot själv begära ändring av beskattningen. En förutsättning för att beskattningen ska ändras är att kravet är otvistigt.

Återbetalning av lön i fåmansföretag

Det förekommer att det vid ett fåmansföretags bokslut framkommer att det inte funnits utrymme för det löneuttag ägaren eller ägarna gjort under räkenskapsåret och att ägarna därför återbetalar lönerna helt eller delvis till bolaget. Om en sådan återbetalning görs efter utgången av beskattningsåret bör den inte alls påverka inkomstbeskattningen för ägaren. De utbetalade ersättningarna utgjorde enligt kontantprincipen skattepliktig lön detta år. Ett belopp som av såväl bolaget som aktieägaren ursprungligen betecknats som lön kan inte ändra karaktär för att en del av beloppet återbetalas ett senare år.

Återbetalning av lön som görs under samma beskattningsår som utbetalningen gjordes, ska däremot beaktas vid beskattningen. Men det bör normalt krävas att en verklig återbetalning har skett. Om ägaren löpande under året har tagit ut lön som också redovisats löpande i arbetsgivardeklarationen och lönen sedan ombokats mot bolagets avräkningskonto mot delägaren, kan detta också godtas som återbetalning av lön. Detta gäller dock endast under förutsättning att bolaget har en verklig skuld till delägaren som uppgår till minst det ombokade lönebeloppet och att bokföringen har skett senast under december månad samma år som lönen har betalats ut.

Läs även om vad som gäller för socialavgifter vid återbetalning av lön i fåmansföretag.