Förnyelse och vilandeförklaring av samordningsnummer

Anmälan om förnyelse från statlig myndighet eller enskild utbildningsanordnare

Ett samordningsnummer får förnyas efter anmälan av den som kan begära tilldelning av samordningsnummer enligt 18 a § andra stycket 1 FOL, d.v.s. statliga myndigheter och sådana enskilda utbildningsanordnare som kan begära tilldelning av samordningsnummer (18 c § FOL och 5 § FOF).

Anmälan om förnyelse ska göras på ett formulär som Skatteverket fastställt (6 b § FOF).

Ansökan om förnyelse från den enskilda

Ett samordningsnummer får förnyas på ansökan av den enskilda, om hen uppfyller de krav som gäller för tilldelning av nummer vid ansökan från den enskilda själv (18 c § FOL och prop. 2020/21:160 s. 63, 68 och 99). Det innebär att det vid ansökan om förnyelse från den enskilda själv krävs att sökanden inställer sig personligen hos Skatteverket och styrker sin identitet. Vid en ansökan om förnyelse av den enskilda ska Skatteverket även pröva om sökanden har en sådan anknytning till Sverige att hen kan antas behöva en identitetsbeteckning (18 a § andra stycket 2 FOL). Ansökan om förnyelse ska innehålla de uppgifter som krävs vid en ansökan om tilldelning av samordningsnummer av en enskild (18 c § FOL och 6 a § FOF).

Den enskilda ska styrka sin identitet vid personligt besök hos Skatteverket

En enskild som ansöker om förnyelse av samordningsnummer ska styrka sin identitet vid ett personligt besök på Skatteverket. Vid besöket ska den enskilda lämna över en godtagbar identitetshandling i original för granskning (3 kap. 1 § SKVFS 2021:4). Om sökanden inte kan styrka sin identitet med en godtagbar identitetshandling får personen styrka sin identitet med stöd av annat underlag. Skatteverket ska göra en sammanvägd bedömning av om underlaget styrker personens identitet (3 kap. 3 § SKVFS 2021:4).

Ansökan om förnyelse ska göras på ett formulär som Skatteverket fastställt (6 b § FOF).

Ett samordningsnummer kan förklaras vilande

Om det inte har kommit in någon anmälan eller ansökan om förnyelse av numret till Skatteverket vid utgången av det femte kalenderåret efter det år då numret tilldelades eller senast förnyades ska samordningsnumret förklaras vilande (18 d § 1 FOL). Även om tidsfristen om fem år inte har löpt ut ska samordningsnumret vilandeförklaras om det finns andra skäl för det (18 d § 2 FOL). Uppgift om vilandeförklaring av ett samordningsnummer får behandlas i folkbokföringsdatabasen (2 kap. 3 § första stycket 19 FdbL). Ett samordningsnummer som har förklarats vilande bör inte användas utan närmare kontroll.

Vilandeförklaring efter fem år

Ett samordningsnummer ska förklaras vilande om det inte har kommit in någon anmälan eller ansökan om förnyelse av numret vid utgången av det femte kalenderåret efter det år då numret tilldelades eller senast förnyades (18 d § 1 FOL).

Samordningsnummer tilldelade före 2016

Vid tillämpningen av bestämmelsen i 18 d § 1 FOL ska en person som har tilldelats ett samordningsnummer före 2016 anses ha tilldelats numret under 2016 (övergångsbestämmelserna till FOL, 2021:375 punkten 2). Det innebär att samordningsnummer som tilldelats fram till och med 2016 har förklarats vilande om någon anmälan eller ansökan om förnyelse inte hade kommit in till Skatteverket vid utgången av år 2021 (prop. 2020/21:160 s. 89 och 103).

Vilandeförklaring av andra skäl

Ett samordningsnummer ska även förklaras vilande om det finns andra skäl för det (18 d § 2 FOL). Skäl för att vilandeförklara ett samordningsnummer kan exempelvis föreligga när (prop. 2020/21:160 s. 62, 68 och 99):

• samordningsnumret tilldelats på felaktiga grunder, t.ex. med stöd av falska identitetsuppgifter
• personen t.ex. har avslutat studier eller en tillfällig tjänst och dessutom har lämnat landet
• någon har tilldelats flera samordningsnummer som ligger till grund för olika identiteter
• personen har bosatt sig i landet och ska folkbokföras.

Det är även möjligt att den uppgift som är registrerad om en enskilds kontaktadress kan ge en indikation till Skatteverket om att det bör utredas om ett samordningsnummer ska förklaras vilande (prop. 2020/21:160 s. 74).

Ett samordningsnummer som har vilandeförklarats bör inte användas utan närmare kontroll

Ett samordningsnummer som har förklarats vilande finns fortfarande kvar i folkbokföringsdatabasen. Myndigheter som använder samordningsnumret i sin verksamhet kan dock genom en registerkontroll mot aviseringssystemet Navet få kännedom om att numret är vilande och får därmed en upplysning om att numret inte bör användas utan vidare eftertanke. För privata aktörer som använder sig av Statens personadressregister, SPAR, finns uppgifter om personer som har tilldelats samordningsnummer där det inte råder osäkerhet om personernas identitet. Även användare av SPAR kommer vid en kontroll av ett samordningsnummers status att få kännedom om att numret är vilandeförklarat (prop. 2020/21:160 s. 64 och 4 § SparL).

Trots att ett samordningsnummer har förklarats vilande står det varje aktör fritt att ändå använda numret. Att ett samordningsnummer vilandeförklaras innebär inte att information som är kopplad till numret går förlorad. Numret kan fortfarande användas för att undvika personförväxling och utbyta information. Möjligheten att vilandeförklara samordningsnummer skapar förutsättningar för användare av samordningsnummer att bedöma hur de ska förhålla sig till ett visst nummer. Det är sedan upp till varje aktör att avgöra om och hur numret ska användas i den egna verksamheten (prop. 2020/21:160 s. 65).