När ska utgifter dras av?

Kontantprincipen gäller som huvudregel

I inkomstslaget tjänst gäller den s.k. kontantprincipen. Den innebär att utgifter ska dras av som kostnad det beskattningsår då den skattskyldiga betalar dem eller på något annat sätt har kostnaderna (10 kap. 13 § IL).

Undantag från kontantprincipen

I vissa situationer gäller inte kontantprincipen. I stället gäller, som framgår nedan, delvis andra regler.

För att kunna få avdrag för en utgift krävs att det finns en motsvarande skattepliktig inkomst som motiverar avdraget. I vissa fall kan utgiften uppkomma ett tidigare år än den motsvarande inkomsten. Detta kan innebära att avdraget fördelas på flera år eller senareläggs till det beskattningsår som man får en motsvarande inkomst.

Förvärvaren av en utmätt pensionsförsäkring har fått avdrag för anskaffningskostnaden i takt med att utbetalningarna från försäkringen tas upp till beskattning (HFD 2011 ref. 54).

Förslitningsavdrag för dyrare redskap och inventarier

Om man har haft utgifter för dyrare redskap och inventarier som varit nödvändiga för tjänsten kan man få avdrag för dessa.

Som dyrbarare utrustning räknas vanligtvis utrustning som har ett inköpspris som överstiger ett halvt prisbasbelopp och som beräknas hålla i mer än tre år. Då ska kostnaden inte dras av direkt, utan genom årliga förslitningsavdrag. Avdraget fördelas då på det antal år som inventariet beräknas kunna användas, vanligen fem eller tio år. Man får inte använda restvärdeavskrivning.

Årskort för allmänna kommunikationer

I vissa fall kan man inte bedöma avdragsrätten för det år då betalningen skett. Det gäller t.ex. årskort för allmänna kommunikationer, som har köpts i förskott året innan den anställda eller uppdragstagaren ska utnyttja det. Kostnaden är i det fallet inte avdragsgill för det beskattningsår då betalningen skett, utan för det beskattningsår då man gjort resorna. Det är först det år den anställda reser som det blir känt om förutsättningarna för avdrag för arbetsresor är uppfyllda för hela den tid som kortet gäller (RÅ 1985 1:3 och RÅ 1988 ref. 17).

Trängselskatt samt väg-, bro- och färjeavgifter

Den som har haft kostnader för trängselskatt vid resor mellan bostaden och arbetsplatsen, tjänsteresor eller hemresor får avdrag för den faktiska kostnaden. Avdrag medges för trängselskatten det år som man gjort resorna även om den har betalats först året efter. Detsamma gäller för väg-, bro- och färjeavgifter.

Hund i tjänsten

Ett annat exempel på att avdragsrätten inte kan bedömas samma år som man haft utgiften gäller avdrag för tjänstehundar som ägs av den anställda. Vissa poliser, tulltjänstemän och väktare har träffat avtal med sin arbetsgivare om att de ska använda egen hund i tjänsten. Kostnader för anskaffningen av tjänstehund är i sådana fall avdragsgilla i form av förslitningsavdrag. Avdragsrätten kan dock inte bedömas redan när hunden köps in som valp. Avdraget för förvärvet kan påbörjas först det beskattningsår då hunden godkänts som tjänstehund, och därefter tagits i bruk som tjänstehund (RÅ 1999 not. 12).

Advokat- och rättegångskostnader

Undantag från kontantprincipen kan göras även i andra situationer då avdragsrätten inte kan bedömas det år då man haft utgiften utan först vid en senare tidpunkt. Ett sådant fall kan t.ex. gälla utgifter för advokatkostnader och rättegångskostnader som betalats ett år, men där avdragsrätten kan bedömas först när rättsprocessen avgjorts. Avdrag för de kostnader som föranletts av processen medges alltså när rätten till avdraget kunnat konstateras, och då även för tidigare års utgifter.

Hobbyverksamhet

Den som bedriver hobbyverksamhet får inte dra av ett underskott i verksamheten mot någon annan inkomst. Underskottet får i stället sparas och dras av från eventuellt kommande överskott av samma hobbyverksamhet de fem följande åren. Avdraget får inte vara högre än vad som återstår av intäkterna efter avdrag för beskattningsårets kostnader (10 kap. 13 § jämfört med 12 kap. 37 § IL).

Särskild skatt

Sådan särskild skatt eller avgift som ingår i den slutliga skatten enligt skatteförfarandelagen, ska dras av som kostnad det beskattningsår då skatten debiteras (10 kap. 14 § IL).

Kostnad för förvärv av personaloptioner

Den som på grund av sin tjänst fått skattepliktiga personaloptioner på förmånliga villkor, ska ta upp förmånen det beskattningsår då rätten utnyttjas eller överlåts. Personaloptioner innebär en rätt att i framtiden förvärva värdepapper till ett i förväg bestämt pris eller i övrigt på förmånliga villkor. Om den anställda har betalat en ersättning för att få förmånen, ska han eller hon dra av utgiften som kostnad det år då förmånen ska tas upp som intäkt. Avdraget får dock inte överstiga förmånens värde. Om den anställda inte utnyttjar rätten, ska han eller hon dra av utgiften som kostnad det första beskattningsår då rätten att förvärva värdepapper inte längre kan göras gällande (10 kap. 15 § IL). Om personaloptionerna är skattefria enligt reglerna i 11 a kap IL har den anställda inte rätt till avdrag.

Tidpunkten för rätt till avdrag för det man har betalat för värdepapper behandlas närmare i avsnittet om kapitalvinstberäkning.

Återbetalning av lön, pension och ersättningar

Det kan i efterhand visa sig att lön, pension, ersättning från Försäkringskassan m.m. har betalats ut med ett för stort belopp under något tidigare beskattningsår. Mottagaren kan i ett sådant fall bli skyldig att under ett senare år betala tillbaka vad hen har fått för mycket. Det är i allmänhet fråga om ersättningar som mottagaren tidigare har blivit inkomstbeskattad för.

Om återbetalningen beror på en senare inträffad händelse, ska den som har återbetalat beloppet dra av det som kostnad det år då återbetalning sker (se t.ex. RÅ 1974 ref. 5 och RÅ 1970 Fi 1413). I dessa fall medges avdrag enligt kontantprincipen, vilket innebär att ersättningen faktiskt ska ha återbetalats under det aktuella beskattningsåret.

Om återbetalningen gäller en ersättning som varit fel redan från början ska den ursprungliga (felaktiga) beskattningen rättas (se t.ex. RÅ 1988 not. 34 och RÅ 1991 not. 285). I dessa fall räcker det att det har riktats ett otvistigt återbetalningskrav mot den skattskyldiga för att ändringen av beskattningen ska göras.

Särskilda regler finns vid återbetalning av lön i fåmansföretag.

Läs även om reglerna för socialavgifter i dessa fall.