Ombud och biträde

Vad menas med ombud och biträde?

Den som är part i ett ärende får anlita ett ombud eller ta hjälp av ett biträde (14 § första stycket FL).

Med ombud menas den som har fullmakt att föra talan i partens ställe. Ett ombud kan alltså helt eller delvis föra partens talan och i vissa fall ta emot handlingar som delges. Endast fysiska personer kan vara ombud i ett ärende. En juridisk person kan inte vara ombud i ett ärende (prop. 2016/17:180 s. 91).

Det är den enskilda själv som avgör om fullmakten ska vara skriftlig eller muntlig, så länge inte myndigheten begär en skriftlig fullmakt. En muntlig fullmakt blir aktuellt t.ex. om någon följer med den enskilda för att bistå vid ett möte med en handläggare hos myndigheten (jfr prop. 2016/17:180 s. 301). Om en fullmakt lämnas muntligen bör Skatteverket dokumentera detta i ärendet på ett lämpligt sätt (jfr 27 § FL).

Fullmakten gäller i normalfallet så länge den inte har återkallats.

Med biträde avses någon som inte för talan för partens räkning utan endast bistår hen vid talans utförande (prop. 2016/17:180 s. 300). Endast fysiska personer kan vara biträden i ärenden (prop. 2016/17:180 s. 91). Ett biträde får endast agera när parten är med och har inte rätt att uppträda i huvudmannens ställe.

När behöver ombudet styrka sin behörighet?

Skatteverket får begära att ett ombud ska styrka sin behörighet genom en skriftlig eller muntlig fullmakt (15 § första stycket FL). Det innebär att när den som uppträder som ombud inte självmant styrker sin behörighet med en fullmakt, så får Skatteverket avgöra om en fullmakt behöver begäras. Skatteverket behöver inte ange något skäl för en sådan begäran (prop. 2016/17:180 s. 300 f). Ibland är omständigheterna sådana att Skatteverket inte behöver kräva in någon fullmakt. Men en fullmakt ska alltid begäras in när ärendets utgång har stor betydelse för parten. Andra tänkbara situationer där ett ombuds behörighet kan behöva styrkas med en fullmakt är om ombudets behörighet med fog kan ifrågasättas eller att behörigheten är oklar på något sätt, t.ex. när det gäller omfattningen av uppdraget (prop. 2016/17:180 s. 301).

Det finns inget uttryckligt krav i förvaltningsförfarandet på att en skriftlig fullmakt alltid måste vara undertecknad av parten eller en behörig ställföreträdare för denna.

När Skatteverket ska bedöma vilka krav som ska ställas på en fullmakt, kan man utgå från de allmänna kraven i 9 § FL och utredningsansvaret i 23 § FL. Om omständigheterna kräver det kan en skriftlig fullmakt behöva innehålla en egenhändig underskrift. Om det gäller en elektronisk fullmakt får även underskriften vara elektronisk.

Här kan även regleringen om bekräftelse av inkommen handling i 21 § FL tillämpas. I motiven till 21 § FL framhålls att en ensidig fokusering på ett egenhändigt undertecknande riskerar att bli effektivitetshämmande i en modern förvaltning där den enskilda förväntar sig att myndighetskontakter sker på elektronisk väg. Bekräftelsen enligt 21 § FL kan ske muntligen eller skriftligen på ett annat sätt än genom ett undertecknande (prop. 2016/17:180 s. 137 och s. 306).

Vad händer om ombudet inte styrker sin behörighet?

Om Skatteverket anser att ett ombud ska styrka sin behörighet med en fullmakt, ska verket uppmana ombudet att göra det (15 § första stycket FL). Om en sådan begäran inte följs, får Skatteverket besluta om föreläggande att styrka behörigheten med en fullmakt. Ett sådant föreläggande får riktas till ombudet eller till parten i ärendet (15 § andra stycket FL).

Om föreläggandet gäller ett ärende som inletts av ett uppgivet ombud ska Skatteverket i föreläggandet ange att framställningen som ombudet har gett in kan komma att inte tas upp till prövning, d.v.s. avvisas, om någon fullmakt inte kommer in till Skatteverket (15 § tredje stycket FL).

Hur ska en fullmakt i övrigt vara utformad?

Fullmakten ska innehålla uppgifter om ombudets namn och uppdragets omfattning. Ombudet kan sätta någon annan i sitt ställe om detta har angetts i fullmakten (15 § första stycket FL).

Kravet på preciseringen i omfattningen ska inte tolkas alltför strikt. Exempelvis bör en myndighet kunna utgå från att ett ombud som medverkar vid ett personligt möte har rätt att företräda huvudmannen i allt som angår det aktuella ärendet, om den senare utan reservation uppger att hen vill företrädas av ombudet (prop. 2016/17:180 s. 301).

Kommunikationen i ärendet ska ske med ombudet

När ett ombud med fullmakt företräder en part ska Skatteverket kommunicera med ombudet och inte med parten personligen, om inte fullmakten säger något annat. Om en handling ska delges och personen som ska delges har ett ombud som är behörigt att ta emot handlingen, är även ombudet delgivningsmottagare (15 § DelgL).

Skatteverket kan begära personlig medverkan

I förvaltningsförfarandet förekommer situationer där parten i ett ärende behöver medverka personligen. Det kan vara fråga om att parten behöver medverka personligen av utredningsskäl, t.ex. i sådana fall då enbart den enskilda själv har den information som behöver tillföras ärendet (prop. 2016/17:180 s. 300). Därför ska den som har ombud medverka personligen om Skatteverket begär det (14 § första stycket FL). Skatteverket ska vid bedömningen av behovet av personlig medverkan ta hänsyn till reglerna om snabb och enkel handläggning.

Skatteverket har inga tvångsmedel till förfogande för att tvinga en part att medverka personligen.

Ett ombud eller ett biträde ska vara lämplig att utföra uppdraget

Ombudet eller biträdet ska vara lämplig att utföra uppdraget (14 § första stycket FL).

Lämpligheten bedöms från fall till fall, allt efter sakens karaktär och den omfattning som handläggningen av ärendet förväntas få. Om ärendet inte är komplicerat finns det inte anledning att ställa alltför höga krav på den som är ombud eller biträde. I enklare fall finns därför normalt inte något hinder att en anhörig utan juridisk utbildning eller någon annan allmänt förståndig person uppträder som ombud eller biträde. Ombudet eller biträdet behöver normalt inte lägga fram någon utredning om sina kvalifikationer. Praxis om tillämpningen av 48 § förvaltningsprocesslagen om ombud är tänkt att kunna ge vägledning för de krav som i det enskilda fallet kan ställas på ett ombud i ett ärende. Hänsyn bör tas till t.ex. personens omdöme, kunnande och erfarenhet (prop. 2016/17:180 s. 300).

Skatteverket kan avvisa ett ombud eller ett biträde

Skatteverket får besluta att ett ombud eller ett biträde inte längre får medverka i ett ärende om hen bedöms vara olämplig för uppdraget (14 § andra stycket FL).

Det allmänna kravet på lämplighet för ombud och biträden gör det möjligt för Skatteverket att redan när ett ärende inleds avvisa ett ombud eller ett biträde som tidigare visat sig olämplig för uppdraget, även om detta inte har kommit till uttryck i det aktuella ärendet (prop. 2016/17:180 s. 300). Regleringen innebär att Skatteverket kan avvisa ett ombud eller ett biträde som bedöms som olämplig för uppdraget antingen när ett ärende inleds eller under handläggningen av ärendet (prop. 2016/17:180 s. 90).

Överklagande av beslut att avvisa ett ombud

Skatteverkets beslut att avvisa ett ombud eller ett biträde får överklagas.

Ombudsbestämmelserna i FL gäller inte i allt förfarande hos Skatteverket

I annan förvaltningsverksamhet hos Skatteverket än ärendehandläggning, gäller inte ombudsbestämmelserna i 14-15 §§ FL. Det hindrar inte att enskilda utanför förvaltningsrättsliga ärenden anlitar ombud på avtalsrättslig grund.

Inom skatteförfarandet finns särskilda bestämmelser om ombud och deklarationsombud samt om ombud för dödsbon.