Dokumentation av uppgifter

Dokumentera uppgifter som kan ha betydelse för ett beslut

Skatteverket är skyldigt att snarast dokumentera alla uppgifter som verket har fått på annat sätt än genom en handling, om uppgifterna kan ha betydelse för ett beslut i ett ärende (27 § FL). Detta gäller oavsett om uppgifterna kan vara av betydelse för ett beslut under handläggningen eller för ett beslut som avgör ärendet (prop. 2016/17:180 s. 176). Dokumentationsskyldigheten gäller oavsett om utgången i ärendet är till fördel eller till nackdel för den enskilda.

Att uppgifterna dokumenteras säkerställer enskildas rätt att få del av uppgifter enligt bestämmelsen om partsinsyn i 10 § FL och bestämmelsen om kommunikation i 25 § FL (prop. 2016/17:180 s. 314 f).

Dokumentera uppgifter som har betydelse för att följa gången i ett ärende

Det finns också en skyldighet att anteckna uppgifter som krävs för att kunna följa gången i ett ärende. Det kan exempelvis gälla hur ett ärende har inletts, särskilda händelser som har förekommit under handläggningen och utredningsåtgärder som har vidtagits. Denna typ av dokumentationsskyldighet omfattas inte av 27 § FL, utan följer av JO:s praxis (prop. 2016/17:180 s. 176 f). Dokumentationen underlättar bl.a. för en överordnad instans att vid ett överklagande skaffa sig en självständig inblick i beslutsunderlaget. En tydlig dokumentation som är lätt att följa är också en förutsättning för att myndighetens hantering av ett ärende ska kunna granskas i efterhand av tillsynsmyndigheten (JO:s beslut den 31 oktober 2023, dnr 5432-2022).

Omfattningen av skyldigheten att dokumentera

Dokumentationsskyldigheten gäller t.ex. information som någon ger muntligt eller som skaffas fram genom undersökningar eller besiktningar av personer, föremål, fastigheter eller miljöer (prop. 2016/17:180 s. 314).

Skyldigheten att dokumentera gäller alltså oavsett varifrån uppgifterna kommer, exempelvis uppgifter från parter och personer som en part hänvisar till. Dokumentationsskyldigheten gäller vidare uppgifter som Skatteverket självmant hämtar in från andra myndigheter vid telefonsamtal. Även Skatteverkets egna iakttagelser vid exempelvis tillsyn, kontrollbesök eller besiktning som kan vara av betydelse för ett beslut omfattas av skyldigheten att dokumentera uppgifter.

Dokumentationens utformning

Det finns inget krav på att dokumentationen i detalj ska återge de inhämtade uppgifterna. Det räcker med ett sammandrag av uppgifterna. Någon särskild handling behöver inte heller upprättas. Att göra en tjänsteanteckning på ett dagboksblad eller en befintlig handling i akten är ofta tillräckligt (prop. 2016/17:180 s. 177).

Dokumentationen ska upprättas snarast och det ska framgå av dokumentationen när den gjorts och av vem (27 § FL). JO har också framhållit att dokumentationen ska vara permanent utförd och daterad (JO:s beslut, 2009-03-25, dnr 1769-2008).

Det ska framgå varifrån de dokumenterade uppgifterna kommer (prop. 2016/17:180 s. 178). JO ansåg i ett fall att dokumentationen var bristfällig eftersom den inte var daterad och inte angav vilka personer som lämnat uppgifterna. Dokumentationen var upprättad av en dåvarande skattemyndighet med anledning av att muntliga upplysningar hämtats in från en förskola och en försäkringskassa (JO 1998/99: s. 214).

Dokumentationens kvalitet kan givetvis påverka bevisvärdet av lämnade uppgifter i en senare prövning i domstol.

Skillnaden mellan minnesanteckningar och dokumentation enligt 27 § FL

Det är viktigt att skilja på om det som dokumenteras är en minnesanteckning eller dokumentation enligt 27 § FL (tjänsteanteckning).

En anteckning eller dokumentation som har kommit till endast för ett ärendes föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet någon sakuppgift är en minnesanteckning enligt 2 kap. 12 § första stycket TF.

En tjänsteanteckning enligt 27 § FL innehåller sakuppgifter som tillförs ärendet och som kan ha betydelse för ett beslut i ärendet.

Muntlig bekräftelse av lämnade uppgifter

Uppgifter som fås vid samtal med en enskild bör antecknas direkt och anteckningarna kan med fördel gås igenom med den enskilda innan samtalet avslutas.

Skriftlig bekräftelse av muntliga uppgifter

Skatteverket kan begära att den som lämnat en uppgift muntligen skriftligt bekräftar att uppgiften är korrekt. Detta kan behöva göras om det är oklart om handläggaren uppfattat uppgiftslämnaren korrekt, eller om det är oklart vem uppgiftslämnaren är. Detta görs lämpligen genom att tjänsteanteckningen skickas till den som lämnat uppgiften.

Muntlig återkallelse av överklagande bör bekräftas skriftligen

Ett exempel på fall där uppgiften bör bekräftas skriftligen är när någon återkallar ett ärende, exempelvis ett överklagande per telefon.

Upptagning för automatiserad behandling

En upptagning för automatiserad behandling ska tillföras handlingarna i ärendet i läsbar form om Skatteverket har använt sig av upptagningen vid handläggningen av ärendet och inte särskilda skäl föranleder annat (4 kap. 3 § OSL).

Skatteverket får spela in muntligt lämnade uppgifter endast om den enskilda har samtyckt till detta (prop. 2016/17:180 s. 152 och 310).