Bevara eller gallra personuppgifter

Det finns bestämmelser för hur länge uppgifter och handlingar får bevaras och när de ska gallras. För uppgifter i Skatteverkets folkbokföringsverksamhet gäller de bestämmelser om arkivering och gallring som finns i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446).

Riksarkivet har meddelat föreskrifter om gallring i folkbokföringsverksamheten hos Skatteverket (RA-MS 2018:38 ändrad genom RA-MS 2021:32 och RA-MS 2022:15). I en bilaga till föreskrifterna finns detaljerade bestämmelser för hur pappershandlingar och elektroniska handlingar i folkbokföringsverksamheten ska gallras.

Skatteverket har även med stöd av RA-FS 1991:6 (ändrad genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2) fattat ett generellt tillämpningsbeslut om gallring, rensning, återlämnande och bevarande av handlingar och uppgifter. Tillämpningsbeslutet gäller gallring i alla verksamheter av

• handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse
• handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare
• handlingar som på annat sätt har ersatts av nya handlingar.

Beslutet omfattar även gallring och bevarande av handlingar och uppgifter som specifikt förekommer i folkbokföringsverksamheten, som exempelvis i verksamheten med beställningar ur aviseringssystemet Navet och namnärenden. För namnärenden finns dessutom ett separat tillämpningsbeslut med kompletterande beskrivning av handlingar och förutsättningar för gallring och bevarande.

Om fingeravtryck, ansiktsbilder och biometriska uppgifter har behandlats vid en kontroll så ska dessa uppgifter omedelbart förstöras när kontrollen är genomförd (1 kap 7 § FdbL).