Vad är en handling?

Handlingar i form av framställningar och upptagningar

En handling är ett fysiskt medium som innehåller information av något slag. Handlingar är framställning i skrift eller bild (2 kap. 3 § TF ). Även upptagningar är en form av handling. Informationen på en upptagning kan lagras på olika slags medier avsedda för automatiserad behandling eller på annat sätt. Skillnaden mellan en framställning och en upptagning är att en framställning kan uppfattas utan tekniska hjälpmedel medan en upptagning är beroende av ett tekniskt hjälpmedel för att kunna uppfattas eller förstås.

Exempel på framställningar är

• papper
• fotografier
• ritningar
• kartor.

Exempel på upptagningar är den information som finns lagrad i/på

• ljudupptagningar
• cd-skivor
• usb-minne
• kassettband
• vinylskivor.

Upptagning för automatiserad behandling

”Upptagning för automatiserad behandling” innebär att informationen är fixerad på någon form av datamedium och antingen finns eller kan matas in i en dator. Informationen kan bestå av endast några få uppgifter eller av stora informationssamlingar.

Upptagningar för automatiserad behandling delas upp i två slags handlingar:

• Potentiella handlingar
• Färdiga elektroniska handlingar.

Potentiella handlingar

En potentiell handling är en upptagning som består av en sammanställning av elektroniskt lagrade uppgifter. Varje tänkbar sammanställning av uppgifter ur en eller flera upptagningar för automatiserad behandling kan utgöra en potentiell handling. Upptagningen behöver därför inte i finnas i sammanställd form vid en viss tidpunkt, t.ex. när en sökande med stöd av 2 kap. TF begär att få del av sammanställningen.

Färdiga elektroniska handlingar

En färdig elektronisk handling är en handling som har ett bestämt innehåll som går att återskapa gång på gång, t.ex. epostmeddelanden, protokoll och beslut i elektronisk form (prop. 2001/02:70 s. 20). En sådan färdig elektronisk handling kan sägas motsvara en pappershandling. Till skillnad från en potentiell handling består en färdig elektronisk handling av redan existerande upptagningar som finns slutligt utformade hos myndigheten.

Kompletterande information

• Allmänna handlingar i elektronisk form (SOU 2010:4).
• Överskottsinformation vid direktåtkomst (SOU 2012:90).