Tystnadsplikt och meddelarfrihet

Tystnadsplikt

I OSL finns bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud mot att lämna ut allmänna handlingar (1 kap. 1 § OSL). Dessa bestämmelser avser förbud att röja uppgift, oavsett om detta sker muntligen, genom utlämnande av allmän handling eller på något annat sätt. Dessa bestämmelser begränsar offentlighetsprincipen beträffande

• yttrandefriheten enligt RF
• rätten att ta del av allmänna handlingar enligt TF
• rätten att meddela och offentliggöra uppgifter enligt TF och YGL.

Anställda vid en myndighet

Tystnadsplikten gäller anställda vid en myndighet och andra som har uppdrag inom myndigheten och som har en sådan anknytning till myndigheten att de kan sägas delta i verksamheten (2 kap. 1 § OSL). Tystnadsplikten gäller även efter det att personen har lämnat sin tjänst eller sitt uppdrag.

Personal i en myndighets telefonväxel

Sekretess gäller för personal i en myndighets telefonväxel för uppgift som har inhämtats vid tjänstgöringen och som avser telefonsamtal till eller från någon annan person hos myndigheten (40 kap. 4 § OSL). Sekretessbestämmelsen saknar skaderekvisit vilket innebär att sekretessen är absolut och att någon skadeprövning inte ska göras.

Information om tystnadsplikt

Den som börjar arbeta på Skatteverket eller utför ett uppdrag för myndigheten ska skriva på en förbindelse rörande vissa grundläggande bestämmelser avseende bl.a. tystnadsplikt, ofta benämnd sekretessförbindelse.

Sekretessförbindelsen är en skriftlig bekräftelse på att den anställde har tagit del av information om bl.a. tystnadsplikt och utgör en försäkran om att han eller hon ska rätta sig efter dessa bestämmelser. Tystnadsplikten gäller oavsett om det finns en undertecknad sekretessförbindelse eller inte. Förbindelsens huvudsakliga funktion är att i en rättegång eller i ett disciplinärt förfarande tjäna som bevisning om att den anställde har förstått eller borde ha förstått att han eller hon bröt mot sin tystnadsplikt.

För den som för första gången ska utföra, biträda vid eller leda en revision finns en särskild regel om att myndigheten ska upplysa honom eller henne om gällande sekretessbestämmelser. Även detta ska bekräftas skriftligen av den anställde (10 kap. 3 § SFF).

Den inre sekretessen

Det saknas bestämmelser i OSL som reglerar sekretessen inom en myndighet och inom en självständig verksamhetsgren. Trots det är det inte tillåtet att fritt dela sekretessreglerade uppgifter mellan kollegor. Man brukar här tala om en inre sekretess.

Den som för sin handläggning av ett ärende behöver ta del av en sekretessreglerad uppgift kan också göra det. Sådana uppgifter kan även delas med de kollegor som deltar vid beredande eller avgörande av ett ärende. Det är även tillåtet att dela sådana uppgifter med kollegor för att få råd och stöd i ett visst ärende. Det gäller dock endast om det är objektivt försvarbart.

Det är viktigt att sekretessreglerade uppgifter behandlas med försiktighet och att spridningen begränsas till vad som krävs för att arbetsuppgiften ska kunna utföras. När en handläggare t.ex. behöver diskutera ett ärende med en kollega bör man undvika att i onödan nämna det företag eller den person saken gäller. Om en identifikationsuppgift saknar betydelse för en frågas svar så är det sannolikt inte heller att se som objektivt försvarbart att dela denna uppgift med den andra handläggaren.

Den inre sekretessen kan även sägas bli tillämplig vid arbete i myndigheters datoriserade verksamhetssystem, där alla handläggare med behörighet kan gå in i andra handläggares ärenden. Det är endast den som behöver ta del av uppgifter i Skatteverkets verksamhetssystem för att utföra en arbetsuppgift som har rätt att göra sådana slagningar. Det spelar här ingen roll om uppgiften är sekretessreglerad eller inte. Otillåtna slagningar kan leda till straffrättsligt ansvar för dataintrång enligt 4 kap. 9 c § BrB.

JO-avgöranden

Handlingar innehållande sekretessbelagda uppgifter i ett personalärende hade delats ut till anställda vid en myndighet på ett så kallat stormöte. Handläggarens uppfattning var att behandlingen av personalärendet vid mötet var en del i handläggningen av ärendet. JO ansåg att det inte var styrkt att handläggaren hade gjort sig skyldig till brott mot tystnadsplikten, men att denne hade valt en i hög grad olämplig form för handläggningen av ärendet (JO 1983/84 s. 258).

En ledamot i en socialnämnd behövde på grund av ett funktionshinder hjälp vid nämndens sammanträden för att bl.a. kunna ta del av handlingar m.m. Ledamoten hade beviljats personlig assistans, men assistenten tilläts inte närvara när nämnden behandlade ärenden i vilka det förekom uppgifter som omfattades av sekretess. JO konstaterade att en personlig assistent inte deltar i handläggningen av ett ärende hos nämnden. Utifrån principen om inre sekretess följer därför att socialnämnden inte kan låta assistenten närvara vid ett sammanträde om det skulle innebära att han eller hon får ta del av uppgifter som omfattas av sekretess hos nämnden (JO 2013/14 s. 447).

Anlita privata företag

Det händer att Skatteverket anlitar privata företag för att behandla personuppgifter för myndighetens räkning, t.ex. inskanning av deklarationer. Det blir då fråga om ett s.k. personuppgiftsbiträdesförhållande. I dessa fall upprättas bl.a. ett personuppgiftsbiträdesavtal i vilket det lämnas instruktioner till biträdet rörande den tillåtna hanteringen, däribland en klausul varigenom biträdet säkerställer att behöriga personer hos detta företag åtar sig att iaktta konfidentialitet eller att de omfattas av en lagstadgad tystnadsplikt (art. 28.3 b EU:s dataskyddsförordning).

När en myndighet anlitar ett personuppgiftsbiträde är det viktigt att det utlämnande av uppgifter som sker från myndigheten till biträdet inte hindras av regler om sekretess. Prövningen ska göras utifrån de regler som gäller i OSL (JO 2015/16 s. 606). Den som endast ska iaktta tystnadsplikt på grund av ett avtal kan inte göra sig skyldig till brott mot tystnadsplikten som regleras i 20 kap. 3 § BrB. Uppdragstagaren gör sig i sådant fall istället skyldig till avtalsbrott, vilket innebär att de sanktioner som följer av ett avtalsbrott kan bli aktuella (JO 1982/83 s. 238). JO konstaterade i detta beslut även att det är att se som förenligt med gällande rätt att en myndighet anlitar en privat servicebyrå för registrering under förutsättning att denna åtgärd är nödvändig.

Elever och praktikanter

Elever och andra praktikanter som besöker en myndighet i studiesyfte har normalt inte en sådan anknytning till myndigheten att de blir bundna av sekretessregleringen.

Brott mot tystnadsplikten

Den som med avsikt eller av oaktsamhet avslöjar en sekretessbelagd uppgift som han eller hon enligt lag eller annan författning är skyldig att hålla hemlig kan dömas för brott mot tystnadsplikt (20 kap. 3 § BrB).

Meddelarfrihet

Meddelarfrihet innebär en möjlighet att straffritt lämna ut vanligtvis sekretessbelagda uppgifter till massmedia för offentliggörande.

Inskränkningar i meddelarfriheten

Meddelarfriheten inskränks genom särskilda bestämmelser i OSL. I slutet av respektive kapitel i OSL anges vilken tystnadsplikt som i just det kapitlet inskränker meddelarfriheten. Detta innebär olika stort utrymme för meddelarfrihet för Skatteverkets anställda.

Meddelarfrihet gäller t.ex. inte för flertalet uppgifter inom beskattningsverksamheten (27 kap. 10 § OSL). Detta motiveras med att ett starkt behov av sekretesskydd står mot insynsintresset (prop. 1979/80:2 Del A s. 380). Meddelarfriheten gäller inte heller i folkbokföringsverksamheten och angränsande verksamhet (22 kap. 6 § OSL).

Under vissa förutsättningar råder sekretess enligt 18 kap. 1–3 §§ OSL hos Skatteverket. För dessa uppgifter råder meddelarfrihet med vissa undantag (18 kap. 19 § OSL).

Kompletterande information

• En reformerad grundlag (prop. 2009/10:80).