Vem ska lämna mervärdesskattedeklaration och vad ska den innehålla?

Skyldighet att lämna mervärdesskattedeklaration

Vem som ska lämna en mervärdesskattedeklaration framgår av 26 kap. 2 och 5 §§ SFL. I denna redovisar den deklarationsskyldiga mervärdesskatten. Vanligtvis är det den deklarationsskyldiga själv som ska lämna deklarationen. Det finns dock ett antal undantag då det i stället är någon annan som ska lämna deklarationen.

Den som är betalningsskyldig

Den som är betalningsskyldig enligt ML ska lämna en mervärdesskattedeklaration med undantag för den som i stället ska lämna en särskild skattedeklaration enligt 26 kap. 7 § första eller andra stycket (26 kap. 2 § 2 och 5 § SFL).

Det rör sig om den som ska registreras för mervärdesskatt enligt 7 kap. 1 § första stycket 3 SFL.

Ett handelsbolag är ett mervärdesskatterättsligt subjekt. Om handelsbolaget är betalningsskyldigt enligt ML är bolaget skyldigt att lämna en mervärdesskattedeklaration. Motsvarande gäller kommanditbolag och europeiska ekonomiska intressegrupperingar (EEIG).

Den som är registrerad för mervärdesskatt utan att vara betalningsskyldig

En mervärdesskattedeklaration ska också lämnas av den som ska registreras för mervärdesskatt enligt 7 kap. 1 § första stycket 4 eller 5 SFL (26 kap. 2 § 3 SFL).

Det rör sig om

• Den som inte omfattas av 7 kap. 1 § första stycket 3 SFL och som har rätt till avdrag för ingående mervärdesskatt enligt 13 kap. 6, 9, 10 eller 11 §§ ML eller 21 kap. 10 eller 11 §§ ML, eller den som har rätt till återbetalning av ingående mervärdesskatt enligt 14 kap. 49 § ML (7 kap. 1 § första stycket 4 SFL).
• Den som gör sådant unionsinternt förvärv som är undantaget från skatteplikt enligt 10 kap, 50 § ML (7 kap. 1 § första stycket 5 SFL).

Genom hänvisningen till bestämmelserna om registrering anges att vissa beskattningsbara personer som inte är betalningsskyldiga för mervärdesskatt ändå ska lämna en mervärdesskattedeklaration. Det rör sig främst om beskattningsbara personer som har rätt till avdrag för ingående skatt. Det rör sig också om beskattningsbara personer som gör sådana unionsinterna förvärv som är undantagna från skatteplikt enligt 10 kap. 50 § ML. Värdet av förvärvet ska redovisas i en mervärdesskattedeklaration. Någon utgående skatt ska dock inte redovisas.

Den som är skyldig att justera

Den som är skyldig att justera ingående mervärdesskatt enligt 12 kap. 27-31 §§ ML eller 15 kap. ML ska lämna en mervärdesskattedeklaration (26 kap. 2 § 4 SFL). Denne är inte alltid betalningsskyldig för mervärdesskatt och av den anledningen skyldig att lämna mervärdesskattedeklaration. Eftersom justeringen ska redovisas i en mervärdesskattedeklaration anges därför särskilt i 26 kap. 2 § 4 SFL att den som ska justera ingående mervärdesskatt ska lämna en mervärdesskattedeklaration och därför också vara registrerad för mervärdesskatt enligt 7 kap. 1 § första stycket SFL.

Företrädare

Vanligtvis är det den beskattningsbara personen som själv ska lämna mervärdesskattedeklaration. Det finns dock ett antal undantag då det i stället är en för skatteförfarandet särskild företrädare som ska lämna mervärdesskattedeklaration, nämligen en representant för ett enkelt bolag eller ett partrederi samt huvudman för en mervärdesskattegrupp. Dessa företrädares skyldighet att lämna mervärdesskattedeklaration för huvudmannen framgår av bestämmelserna i 5 kap. 2 och 3 §§ SFL. Läs om representantens och grupphuvudmannens redovisningsskyldighet.

Deklarationsombud

Den som lämnar en elektronisk mervärdeskattedeklaration kan anlita ett deklarationsombud. Deklarationsombudet får endast lämna en elektronisk mervärdesskattedeklaration för sin huvudmans räkning.

Ombud för en beskattningsbar person som inte är etablerad i Sverige

Den som är ombud för en beskattningsbar person som inte är etablerad i Sverige och där den beskattningsbara personen är skyldig att betala mervärdesskatt enligt ML, ska lämna mervärdesskattedeklaration för den personens räkning. Ombudets skyldighet att lämna sådan deklaration framgår av 6 kap. 2 § SFL.

Hur fullgör man sin deklarationsskyldighet?

Den som är skyldig att lämna en mervärdesskattedeklaration ska med ett undantag fullgöra deklarationsskyldigheten genom att lämna en mervärdesskattedeklaration för varje redovisningsperiod enligt 26 kap. 5 § SFL. Undantaget avser den som i stället ska lämna en särskild mervärdesskattedeklaration (26 kap. 7 § SFL).

En mervärdesskattedeklaration ska alltså normalt lämnas för varje redovisningsperiod. Någon möjlighet att ersätta deklarationen med en skriftlig upplysning finns inte. Detta innebär att en mervärdesskattedeklaration alltid måste lämnas oavsett om verksamhet har bedrivits under perioden eller inte, d.v.s. även om skatten att redovisa är noll kronor, se prop. 1996/97:100 s. 569 och prop. 2010/11:165 s. 788.

Motsvarande bestämmelser finns i artiklarna 250.1 och 252 i mervärdesskattedirektivet.

Fastställt formulär för mervärdesskattedeklarationen

En skattedeklaration ska lämnas på ett fastställt formulär (38 kap. 1 § 3 SFL). Det är Skatteverket som fastställer formulär till de blanketter som behövs för tillämpningen av skatteförfarandelagen och dessa ska tillhandahållas kostnadsfritt (22 kap. 3 § SFF). Det av Skatteverket fastställda formuläret för mervärdeskattedeklarationen är också en föreskrift om vilka uppgifter som ska lämnas. Beslutet om formulär innefattar inte bara de uppgifter som ska lämnas utan också t.ex. färg, format och papperskvalitet på deklarationen. Deklarationsblanketter med vissa förtryckta uppgifter såsom den deklarationsskyldigas namn, adress och registreringsnummer för mervärdesskatt skickas ut till de som är registrerade.

Mervärdesskattedeklarationen ska vara undertecknad av den deklarationsskyldiga eller av behörig ställföreträdare. Om uppgifterna lämnas elektroniskt får deklarationen undertecknas av ett deklarationsombud. Även ombud för en beskattningsbar person som inte är etablerad i Sverige och dödsbodelägare som är ombud för dödsboet får underteckna deklarationen (38 kap. 2–3 §§ SFL).

Bestämmelserna om mervärdesskattedeklarationen är teknikneutrala. Detta innebär att den kan lämnas antingen på en pappersblankett eller elektroniskt. Kraven på fastställt formulär och underskrift utgör alltså inga hinder för att lämna mervärdesskattedeklarationen elektroniskt.

Viss verksamhet ska redovisas för sig

Om det finns särskilda skäl får Skatteverket besluta att en viss verksamhet ska redovisas för sig (26 kap. 39 § SFL). Normalt ska endast en redovisning d.v.s. en mervärdesskattedeklaration lämnas för samtliga verksamheter som bedrivs av den deklarationsskyldiga. Av kontrollskäl är det viktigt att Skatteverket har möjlighet att, i vissa fall när särskilda omständigheter talar för det, kräva in en separat redovisning för en viss verksamhet (prop. 1996/97:100 s. 580).

Exempel

Skatteverket har beslutat att en av delägarna i ett enkelt bolag eller ett partrederi får svara för redovisning och betalning av skatten. I sådana fall beslutar Skatteverket att det enkla bolagets/partrederiets verksamhet ska redovisas för sig och inte tillsammans med annan verksamhet som delägaren bedriver.

Föreläggande att lämna deklaration

Om en mervärdesskattedeklaration inte lämnas får Skatteverket enligt 37 kap. 2 § SFL förelägga den deklarationsskyldiga att lämna deklarationen. Bestämmelsen omfattar dels den som t.ex. låtit bli att lämna deklaration, dels den som lämnat deklaration eller lämnat uppgifter på annat sätt men som har utelämnat en uppgift som denne är skyldig att lämna (prop. 2010/11:165 s. 848).

Skatteverket har även rätt att förelägga den som inte är skyldig att lämna skattedeklaration att lämna en sådan deklaration (37 kap. 4 § SFL). Genom denna bestämmelse ges Skatteverket möjlighet att förelägga en person att lämna mervärdesskattedeklaration även i de fall då det inte är känt om denne är en beskattningsbar person som ska redovisa mervärdesskatt eller inte.

Revisors skyldighet när deklaration inte lämnats

En revisor ska anmärka om ett bolag eller ett företag inte lämnar mervärdesskattedeklaration, 9 kap. 34 § ABL och 30 § revisionslagen (1999:1079). I ett sådant fall ska en kopia av revisionsberättelsen också sändas till Skatteverket (9 kap. 37 § ABL och 32 a § revisionslagen [1999:1079]).

Vad ska en mervärdesskattedeklaration innehålla?

I 26 kap. 18 § SFL regleras vilka uppgifter som ska finnas med i samtliga mervärdesskattedeklarationer. Kravet på identifikationsuppgifter specificeras i 6 kap. 1 § första stycket SFF. I 26 kap 21 § SFL och i 6 kap. 1 § tredje stycket SFF regleras vilka uppgifter därutöver som en mervärdesskattedeklaration ska innehålla. Bestämmelserna har sin motsvarighet i artiklarna 250 och 251 i mervärdesskattedirektivet.

En beskattningsbar person som inte är etablerad i Sverige ska ansöka om återbetalning genom en särskild ansökan enligt 14 kap. 3 § ML (etablerad i annat EU-land) eller 14 kap. 33 § ML (inte etablerad inom EU). Men om en sådan beskattningsbar person är eller ska vara registrerad för mervärdesskatt och av den anledningen är skyldig att lämna mervärdesskattedeklaration, ska ansökan om återbetalning av mervärdesskatt göras i mervärdesskattedeklarationen i stället (14 kap. 51–54 §§ ML).

Uppgifter i en mervärdesskattedeklaration

En mervärdesskattedeklaration ska alltid innehålla följande:

• namn
• personnummer, samordningsordningsnummer eller organisationsnummer
• postadress (6 kap. 1 § första stycket SFF)
• registreringsnummer för mervärdesskatt (6 kap. 1 § tredje stycket SFF )
• uppgift om den redovisningsperiod som redovisningen lämnas för (26 kap. 18 § 2 SFL)
• utgående skatt
• ingående skatt
• leveranser, förvärv och överföringar av varor som transporteras mellan EU-länder (26 kap. 21 § första stycket SFL).
• de ytterligare uppgifter som Skatteverket behöver för att kunna beräkna och kontrollera skatten och avgifterna (26 kap. 18 § 3 SFL).

En mervärdesskattedeklaration som ska lämnas av en grupphuvudman ska innehålla uppgifter för hela gruppen (26 kap. 21 § andra stycket SFL).

Utgående skatt som avser sådana unionsinterna förvärv som anges i 3 kap. 1-3 §§ ML ska redovisas särskilt i en mervärdesskattedeklaration (6 kap. 5 § SFF). En sådan särredovisning krävs enligt artikel 251 i mervärdesskattedirektivet, jämför prop. 1994/95:57 s. 87 och 197. Förutom de ovan angivna uppgifterna har Skatteverket i det fastställda formuläret för mervärdesskattedeklarationen föreskrivit att ytterligare uppgifter om mervärdesskatt ska lämnas i en mervärdesskattedeklaration.

Hur och när utgående och ingående mervärdesskatt ska redovisas framgår av 7 kap. ML.

Underskrift

Mervärdesskattedeklarationen ska vara undertecknad av den uppgiftsskyldiga eller av en behörig ställföreträdare (38 kap. 3 § första stycket SFL). I vissa fall får även ett ombud underteckna mervärdesskattedeklarationen (38 kap. 3 § andra stycket SFL).

Belopp ska anges i hela kronor

Belopp som avser skatt enligt SFL ska anges i hela krontal så att öretal faller bort (22 kap. 1 § SFF). När det gäller redovisning i mervärdesskattedeklarationen gäller alltså inte lagen (1970:1029) om avrundning av vissa öresbelopp.

Valutan är svenska kronor

Uppgifter om belopp som ska lämnas enligt SFL och SFF ska, om inte annat föreskrivs, anges i svenska kronor (22 kap. 2 § SFF). Detta innebär att de belopp som ska redovisas i en mervärdesskattedeklaration ska anges i svenska kronor. Detta gäller oavsett vilken redovisningsvaluta som den beskattningsbara personen tillämpar. Den som har euro som redovisningsvaluta ska därför räkna om mervärdesskatten till svenska kronor för att få fram uppgifterna för mervärdesskattedeklarationen. Detta görs genom att de totala bokförda beloppen i euro på de aktuella kontona omräknas till svenska kronor (jfr prop. 1999/2000:23 s. 158 och 181 f.). Omräkningen ska ske med den genomsnittliga växelkursen för den period som redovisningen avser (15 § lag (2000:46) om omräkningsförfarande vid beskattningen för företag som har sin redovisning i euro, m.m.).

Kompletterande information

• Fakturering
• Avrundning vid beräkning av mervärdesskatten
• Redovisningsperiod för mervärdesskattedeklaration
• Deklarationstidpunkt