Traktamenten

Vad är ett traktamente?

Ett traktamente är den kostnadsersättning som en arbetsgivare betalar ut för att täcka en anställds ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Det gäller ökade kostnader för mat, övernattning och småutgifter. Den anställda kompenseras därmed för den ökning av levnadskostnader som uppkommer under en tjänsteresa. Traktamentet är alltså inte avsett att täcka alla måltidskostnader utan enbart den fördyring som tjänsteresan medför.

Hur beskattas traktamenten?

Traktamenten och andra kostnadsersättningar är skattepliktiga intäkter (11 kap. 1 § IL).

Under vissa förutsättningar medges avdrag för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa (12 kap. 6 § IL).

När behöver traktamente inte tas upp i inkomstdeklarationen?

Traktamenten som arbetsgivaren inte behöver redovisa med belopp per betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen, behöver inte heller tas upp i inkomstdeklarationen som intäkt. Då får man inte heller göra avdrag (s.k. tyst kvittning).

Undantagen från arbetsgivarens uppgiftsskyldighet gäller för vissa kostnadsersättningar under förutsättning att arbetsgivaren har angett med ett kryss i arbetsgivardeklarationen att ersättning har betalats ut (15 kap. 10 § SFL).

Följande kostnadsersättningar redovisas med ett kryss, d.v.s. belopp behöver inte anges:

• Traktamentsersättning som motsvarar avdragsgilla schablonbelopp.

• Ersättning för resa med egen bil eller förmånsbil i tjänsten som motsvarar avdragsgilla schablonbelopp.

Följande kostnadsersättningar redovisas inte alls i arbetsgivardeklarationen:

• Ersättning för resa i tjänsten med allmänna kommunikationsmedel, hyrbil eller taxi som motsvarar gjorda utlägg.
• Kostnadsersättning för logi vid resa i tjänsten som motsvarar avdragsgilla schablonbelopp.

Ersättningarna enligt de fyra punkterna ovan behöver alltså inte tas upp i inkomstdeklarationen som intäkt, och den anställda får då inte heller göra avdrag för kostnaderna.

När ska traktamenten tas upp?

Traktamenten ska tas upp i deklarationen om det gäller

• traktamenten på den vanliga verksamhetsorten
• traktamenten vid endagsförrättningar
• en anställd som vill göra avdrag med annat belopp än schablonbelopp (se nedan)
• en anställd som vill göra avdrag med högre belopp än det som arbetsgivaren har betalat ut.

I vissa fall ger avtal mellan arbetsmarknadens parter en anställd rätt till högre traktamenten än enligt de skattemässiga reglerna. Om det utbetalda beloppet är högre än fastställt schablonbelopp är den överskjutande delen skattepliktig lön.

Traktamente på den vanliga verksamhetsorten

Om en anställd får ett traktamente på den vanliga verksamhetsorten jämställs det med lön, som ska tas upp i inkomstdeklarationen.

Traktamente vid endagsförrättning

Om en anställd får ersättning för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa utan övernattning, ska ersättningen behandlas som lön. Avdrag medges inte för ökade levnadskostnader vid sådan resa.

Avdrag med annat belopp än schablonbelopp

Avdrag kan medges för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa med högre belopp än med avdragsgilla schablonbelopp.

Om det gäller en inrikes tjänsteresa måste den anställda visa att den sammanlagda utgiftsökningen vid tjänsteresor i anställningen under hela beskattningsåret varit större än summan av schablonavdragen. Vid tjänsteresa utomlands får den faktiska utgiftsökningen beräknas för varje tjänsteresa för sig.

I båda dessa fall måste ersättningarna redovisas i inkomstdeklarationen.

Om en anställd har fått traktamente med ett belopp som är lägre än det avdragsgilla schablonbeloppet kan hen normalt få avdrag i inkomstdeklarationen med schablonbeloppet. Samtidigt ska den anställda redovisa det utbetalda traktamentet som inkomst i deklarationen.

Om arbetsgivaren står för de faktiska utgifterna i stället för traktamente

I stället för att betala ut traktamente kan arbetsgivaren stå för de faktiska utgifter som uppkommer vid en tjänsteresa. Arbetsgivaren kan direkt betala den anställdas utgifter för ökade levnadskostnader för logi, måltider och småutgifter t.ex. genom att arbetsgivarens kontokort används eller att arbetsgivaren faktureras direkt. Om en anställd dessutom får traktamente från arbetsgivaren, räknas traktamentet som skattepliktig lön eftersom den anställda inte har haft några ökade kostnader.

Om arbetsgivaren betalar de faktiska måltidsutgifterna i samband med en tjänsteresa ska den anställda även beskattas för kostförmån.

Om den anställda endast har fått vissa utgifter för ökade levnadskostnader, t.ex. måltider, direkt betalda av arbetsgivaren ska traktamentet minskas med värdet av den kostförmån som personen har fått (12 kap. 17 § IL och SKV A 2023:14).