Generell dokumentationsskyldighet

Skyldigheten att dokumentera

Den som är uppgiftsskyldig enligt 15–35 kap. SFL ska i skälig omfattning genom räkenskaper, anteckningar eller annan lämplig dokumentation se till att det finns underlag för att fullgöra uppgiftsskyldigheten, samt för kontroll av uppgiftsskyldigheten och beskattningen (39 kap. 3 § SFL). Med uttrycket kontroll av uppgiftsskyldigheten avses både kontroll av om uppgiftsskyldighet överhuvudtaget har funnits, samt kontroll av att skyldigheten har fullgjorts riktigt och fullständigt (prop. 1996/97:100 s. 606).

Vem gäller dokumentationsskyldigheten?

Dokumentationsskyldigheten gäller såväl för den som är skyldig att lämna deklaration som för den som är skyldig att lämna kontrolluppgifter, särskilda uppgifter, informationsuppgifter eller periodiska sammanställningar. Av äldre, men fortfarande gällande, förarbeten framgår att bestämmelsen inte bara omfattar bokföringsskyldiga utan även privatpersoner som inte har särskilda insikter i redovisning. För att det ska finnas ett visst utrymme för hänsynstagande kring vilka krav som rimligen kan ställas på den dokumentationsskyldige, så har bestämmelsen utformats med uttrycket ”i skälig omfattning” (jfr. prop. 2001/02:25 s. 351). Bestämmelsen ställer emellertid generellt höga krav på de uppgiftsskyldiga. En deklarationsskyldig som inte på andra vägar får tillgång till det material som behövs för att kunna upprätta en riktig deklaration, är skyldig att på egen hand föra anteckningar och bevara olika räkenskaper såsom kvitton m.m. Bestämmelsen utgör ett komplement till övriga regleringar om att dokumentera och bevara olika räkenskaper, exempelvis den allmänna bestämmelsen om bokföringsskyldighet för vissa fysiska och juridiska personer som finns i 2 kap. BFL.

Rättsfall: den generella dokumentationsskyldigheten omfattar insättningar på bankkonton

Högsta förvaltningsdomstolen har bedömt att dokumentationsskyldigheten omfattar situationen när det har skett insättningar på bankkonto som sammantaget uppgår till ett stort belopp. Utgångspunkten är att enskilda som får insättningar på sitt konto själv vet vad dessa avser och kan förklara dem. Det är alltså den enskilda som har lättast att visa var de pengar som har satts in på dennas konto kommer ifrån. Den enskildas tämligen omfattande dokumentationsskyldighet innebär att transaktionerna ska kunna verifieras genom t.ex. låneavtal, kvittenser, kontoutdrag eller annat underlag så att pengarna tydligt kan följas (HFD 2020 ref. 52 punkterna 28-29).

Skyldigheten att bevara underlaget

Den som är skyldig att dokumentera genom räkenskaper, anteckningar eller annan lämplig dokumentation, har även en skyldighet att bevara detta underlag. Sådant underlag som följer av den generella dokumentationsskyldigheten ska bevaras under sju år efter utgången av det kalenderår som underlaget avser (9 kap. 1 § första stycket SFF). Detta innebär att underlaget för år 1 ska bevaras till och med den 31 december år 8. Tidsgränsen för hur länge man ska bevara underlag som rör den generella dokumentationsskyldigheten är samma som tidsgränsen för hur länge de som är bokföringsskyldiga ska bevara sin räkenskapsinformation (7 kap. 2 § BFL).

Justera avdrag för ingående skatt som är hänförlig till investeringsvaror

Det finns vissa underlag som har andra tidsfrister. Underlag för att kunna fullgöra skyldigheten att justera avdrag för ingående skatt som är hänförlig till investeringsvaror enligt 15 kap. ML ska exempelvis bevaras under sju år efter utgången av det kalenderår då justeringstiden löpte ut (9 kap. 1 § andra stycket SFF).

Investering i lös egendom och fastigheter

Justeringstiden för lös egendom är 5 år och för fastigheter 10 år (15 kap. 10–11 §§ ML). Underlaget för justering av avdrag för ingående skatt måste alltså bevaras under 12 år respektive 17 år efter utgången av det kalenderår under vilket investeringsvaran anskaffades.