I vilka former får räkenskapsinformationen bevaras?

Former för bevarande

Räkenskapsinformationen ska enligt 7 kap. 1 § BFL bevaras i

• vanlig läsbar form (pappershandling)

• annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniska hjälpmedel (elektronisk handling) och som kan tas fram i en pappershandling genom omedelbar utskrift.

  All räkenskapsinformation behöver inte ha samma presentationsform.

Räkenskapsinformation som tagits emot från någon annan

Pappershandlingar som företaget har tagit emot från någon annan ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget (7 kap. 1 § andra stycket BFL). Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form.

Med räkenskapsinformation som företaget tagit emot från någon annan avses information som har kommit till företaget från en motpart i en affärshändelse som ett led i affärshändelsen. Räkenskapsinformation som en uppdragstagare, t.ex. en redovisningskonsult, sammanställer åt företaget är att likställa med information som upprättats internt inom företaget, om informationen inte avser affärshändelser där företaget och uppdragstagaren är motparter (BFNAR 2013:2 kommentaren till 7 kap. 1 § andra och tredje styckena BFL).

Med uttrycket ”kom till företaget” innebär inte att det rent fysiskt måste ha kommit till företaget. Om företaget har anlitat ett annat företag, t.ex. ett redovisningsföretag eller ett inskanningsföretag, anses materialet ha kommit till företaget när uppdragstagaren har tagit emot materialet för företagets räkning (BFNAR 2013:2 kommentaren i 7 kap. till 7 kap. 1 § andra och tredje styckena BFL).

Verifikationer när anställda betalar

Hur verifikationer ska bevaras när en anställd har gjort utlägg med egna medel för företagets räkning beror på när affärshändelsen anses ha inträffat i företaget. Detta får bedömas utifrån den anställdas roll i den affärstransaktion som genererat kvittot, alltså om den anställda har agerat i affärstransaktionen för egen räkning eller för företagets räkning. Om den anställda har agerat för företagets räkning så har affärshändelsen i företaget inträffat redan vid affärstransaktionen, och den uppgift som den anställda har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot är då räkenskapsinformation och ska sparas i det skick som kvittot hade när den anställda tog emot det (BFN:s brevsvar 2017-03-20 om verifikationer när anställda betalar).

Elektronisk räkenskapsinformation som tas emot från någon annan

En elektronisk handling med räkenskapsinformation som företaget tagit emot från någon annan ska sparas i det format och med det innehåll som handlingen hade när företaget tog emot den (7 kap. 1 § tredje stycket BFL). PDF-filer, e-fakturor, sms och mejl är exempel på elektroniska handlingar. Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska bevaras på detta sätt under hela bevarandetiden. Företaget kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter informationen flyttats som före. Om räkenskapsinformationen överförs till ett annat format, till exempel från ett mejl till en PDF-fil, eller om informationen skrivs ut på papper, ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under Överföra räkenskapsinformation. (BFNAR 2013:2 kommentaren i 7 kap. till 7 kap. 1 § andra och tredje styckena BFL).

Räkenskapsinformation som företaget hämtar från någon annans webbplats

Räkenskapsinformation som företaget hämtar från någon annans webbplats eller liknande får sparas i det elektroniska format som räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget. Räkenskapsinformation som företaget hämtar från t.ex. internetbanken eller en leverantörs webbplats anses utgöra räkenskapsinformation i elektronisk form som företaget har tagit emot från någon annan. Sådan räkenskapsinformation får sparas i det format, t.ex. pdf, i vilket den är avsedd att presenteras i företaget. (BFNAR 2013:2 punkt 7.3 med kommentar)

Konvertera elektronisk räkenskapsinformation till företagets system

Räkenskapsinformation i elektronisk form som inte har antagit någon fysisk form får konverteras till företagets system och sparas i det konverterade formatet. Uppgifterna får däremot inte förändras eller försvinna i samband med konverteringen. Om företaget inte kan säkerställa att uppgifterna är oförändrade ska räkenskapsinformationen sparas i det format som den togs emot i. Den konverterade informationen anses då vara en hänvisningsverifikation (BFNAR 2013:2 punkt 7.2 med kommentar).

Uppgifter som en verifikation eller en faktura ska innehålla enligt lagen, t.ex. ML, BFL eller någon annan lag, samt annan ekonomisk information som är viktig för en extern granskare eller för företaget själv när man bedömer affärshändelsen, får aldrig förändras eller försvinna vid konverteringen.

Utöver sådana uppgifter kan verifikationen även innehålla annan information. Om det är tillåtet att rensa bort sådan information får bedömas mot bakgrund av de bestämmelser om vilka uppgifter verifikationer och fakturor ska innehålla, samt övriga bestämmelser om vad som ska utgöra räkenskapsinformation. Företagslogotyper, personliga hälsningar och reklam kan inte anses utgöra räkenskapsinformation och får därmed rensas bort från den elektroniska räkenskapsinformationen (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 7.2).

Räkenskapsinformation som företaget tar emot i både elektronisk form och i pappersform

Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform, i nära anslutning till varandra, får sparas i den form som den är avsedd att presenteras i av företaget. Företaget får t.ex. ett papperskvitto i samband med köpet av en vara, och någon eller några dagar senare tar företaget emot ett elektroniskt kvitto. Företaget behöver då ta ställning till presentationsformen för räkenskapsinformationen. Om företaget har valt att presentera räkenskapsinformationen i elektronisk form ska det elektroniska kvittot sparas. Papperskvittot kan slängas (BFNAR 2013:2 punkt 7.4 med kommentar).

Det är bara när räkenskapsinformationen tas emot i olika form som företaget kan välja i vilken form räkenskapsinformationen ska sparas.

Räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat

Pappershandlingar med räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat ska bevaras i det skick som materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. Elektroniska handlingar med räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat ska bevaras i det format och med det innehåll de hade när räkenskapsinformationen sammanställdes av företaget. (7 kap. 1 § andra och tredje stycket BFL). Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form.

Räkenskapsinformation som företaget själv upprättar anses sammanställd enligt 7 kap. 1 § BFL, när den har fått den form och det format i vilken den är avsedd att presenteras i av företaget (BFNAR 2013: punkt 7.5).

Företaget behöver ta ställning till presentationsformen och presentationsformatet för räkenskapsinformationen. Ett företag kan t.ex. välja att presentera egenupprättade verifikationer i elektronisk form medan mottagna verifikationer presenteras i pappersform. Ett företag som upprättar kundfakturor elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring ska spara dem i pappersformatet. I en datorbaserad bokföring är presentationsformen per automatik elektronisk för räkenskapsinformation som kontinuerligt tillförs uppgifter, t.ex. grundbok och huvudbok. Om sådan räkenskapsinformation skrivs ut för att sparas i pappersform räknas utskriften som en överföring av räkenskapsinformation enligt 7 kap. 6 § BFL (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 7.5).

Annan räkenskapsinformation som företaget upprättar är årsredovisningen respektive årsbokslutet som ska upprättas i vanlig läsbar form eller i elektronisk form (2 kap. 5 § ÅRL respektive 6 kap. 4 § BFL) och sparas i denna form.

Ett företag kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter det flyttats som före. Ändras formatet, t.ex. vid ett byte till ett annat bokföringssystem ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas. Se nedan under Överföra räkenskapsinformation.

Räkenskapsinformationen ska bevaras på ett varaktigt sätt

De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga (7 kap. 2 § BFL).

Kravet på att handlingarna, och därmed räkenskapsinformationen, ska vara varaktiga gäller under hela bevarandetiden. För att säkerhetsställa att räkenskapsinformationen uppfyller kravet på varaktighet behöver man bedöma handlingens kvalitet samt risken för att informationen försvinner eller inte går att läsa under hela bevarandetiden. Bedömningen ska göras oavsett om informationen tas emot eller sammanställs av företaget och sparas i elektronisk form eller i pappersform. Om handlingens kvalitet är sådan att det finns risk för att räkenskapsinformationen inte är varaktig under hela arkiveringstiden måste företaget vidta åtgärder för att säkerhetsställa att informationen förblir läsbar hela bevarandetiden (BFNAR 2013:2 kommentaren under lagtexten till 7 kap. 2 § första meningen BFL).

Om företaget tar emot dokument med räkenskapsinformation som inte uppfyller kravet på varaktighet måste företaget överföra räkenskapsinformationen till ett annat pappersdokument eller elektroniskt dokument som uppfyller kravet på varaktighet. Efter överföringen får den ursprungliga handlingen förstöras om överföringen inte innebär någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. (BFNAR 2013:2 punkt 7.7 med kommentar). Se nedan under Överföra räkenskapsinformation.

Kryptera räkenskapsinformation

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformationen alltid vara läsbar. Företaget kan ha skäl för att vilja kryptera information som innehåller känslig information ur konkurrenssynpunkt och som inte går att läsa ut ur årsredovisningen. Räkenskapsinformation får krypteras eller på annat sätt göras oläsbar för den som saknar tillgång till särskild utrusning endast om det är motiverat utifrån säkerhetsskäl och informationen omedelbart kan presenteras i klartext. Det finns ofta starkare skäl för att kryptera räkenskapsinformation som tillhör löpande räkenskapsår än sådan som avser avslutade år. Dekryptering ska göras så snart räkenskapsinformationen inte längre är att anse som känslig och det inte längre är motiverat utifrån säkerhetsskäl (BFNAR 2013:2 punkt 7.8 med kommentar).

Överföra räkenskapsinformation

Flytt som inte är överföring

Förstöra räkenskapsinformation efter överföring

Kompletterande information

• Arkivering