Arkivering

.

Vem ansvarar för arkiveringen (bevarandet) ?

Företaget ska bevara all räkenskapsinformation, sådan utrustning och sådana system som behövs för att man ska kunna presentera räkenskapsinformationen i vanlig läsbar form (4 kap. 1 § BFL).

I en enskild näringsverksamhet

I en enskild näringsverksamhet är det alltid den fysiska personen som är ansvarig för bevarandet av företagets räkenskapsinformation, utrustning och system. Om verksamheten överlåts behåller överlåtaren skyldigheten att bevara räkenskapsinformationen m.m. Överförs räkenskapsinformationen till förvärvaren måste överlåtaren genom ett avtal försäkra sig om att denne även i fortsättningen kan fullgöra sina skyldigheter mot externa granskare. Överlåtaren kan alltså inte avtala bort ansvaret för bevarandet.

Om den enskilda näringsverksamheten upphör kvarstår skyldigheten att bevara räkenskapsinformationen m.m. till bevarandetidens slut.

Om den enskilda näringsidkaren flyttar utomlands får denne inte ta med sig räkenskapsinformationen eftersom den ska förvaras i Sverige. Däremot kan det finnas en möjlighet att förvara ett elektroniska handlingar, utrustning och system utomlands.

Om den enskilda näringsidkaren dör övertar dödsboet ansvaret för arkiveringen. När dödsboet är skiftat finns det ingen som är ansvarig för bevarandet av räkenskaperna (BFNAR 2013:2 kommentaren i 8 kap. till 4 kap. 1 § 3 BFL under rubriken Vem är ansvarig för arkiveringen?).

I en juridisk person

I en juridisk person är det den juridiska personen som sådan som är ansvarig för bevarandet av räkenskaperna. Den som bär det yttersta ansvaret är den eller de fysiska personer som är ansvariga för att bokföringsskyldigheten fullgörs, t.ex. vd, styrelsen eller den som faktiskt har hantera bevarandet

När andelarna i den juridiska personen överlåts är utgångspunkten att räkenskapsinformationen följer med företaget. Företaget kan inte avtala bort ansvaret för bevarandet Om överlåtaren av andelarna behåller en del av räkenskapsinformationen måste företaget genom avtal säkra tillgången till räkenskapsinformationen för att fullgöra sin skyldighet att bevara. Även om företaget överlåter verksamheten, s.k. inkråmsöverlåtelse, behåller det överlåtande företaget räkenskapsinformationen (BFNAR 2013:2 kommentaren i 8 kap. till 4 kap. 1 § 3 BFL under rubriken Vem är ansvarig för arkiveringen?)

I ideella föreningar och stiftelser

I ideella föreningar, stiftelser och andra subjekt som är bokföringsskyldiga enligt 2 kap. 2 och 3 §§ BFL kan bokföringsskyldigheten enligt BFL upphöra även om företaget fortsätter sin verksamhet. Skyldigheten att bevara omfattar då tiden fram till dess att bokföringsskyldigheten upphörde. Räkenskapsinformationen ska sparas bevarandetiden ut.

Vid en likvidation

Om en juridisk person har upphört genom likvidation ansvarar likvidatorn som har medverkat vid likvidationen för räkenskapsinformationen. Om någon likvidator inte har medverkat vid likvidationen av ett handelsbolag ansvarar bolagsmännen för räkenskapsinformationen (BFNAR 2013:2 punkt 8.13).

Vid en konkurs

Räkenskapsinformation för tiden före konkursen ska konkursförvaltaren återlämna till konkursgäldenären om det inte finns något hinder mot att göra detta. När konkursen avslutas, ska förvaltaren lämna tillbaka räkenskapsinformationen och annat material som rör boet och som förvaltaren har tagit hand om till gäldenären, eller om det inte är möjligt, bevara materialet. Materialet ska bevaras i enlighet med vad som i varje särskilt fall gäller om arkivering (7 kap. 22 § KonkL). Läs om till vem Skatteverket ska återlämna handlingar vid konkurs.

Ansvaret för bevarandet av räkenskapsinformationen som härrör från konkursboet ligger på konkursförvaltaren. Förvaltaren ska bevara räkenskapsmaterialet under minst sju år från utgången av det kalenderår då konkursen avslutades. I övrigt tillämpas 7 kap. bokföringslagen (7 kap. 19 § KonkL). Läs om hur bokföring i konkurs ska utföras för ett konkursbo.

Utöver bestämmelserna om bevarande i konkurslagen gäller BFL:s arkiveringsbestämmelser. Detta innebär t.ex. att det både under och efter en konkurs ska gå att komma åt räkenskapsinformationen samt att det under hela bevarandetiden ska finnas utrustning och system för att presentera räkenskapsinformationen i vanlig läsbar form (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 8.13).

Vid en fusion

Vid en fusion mellan företag övertar det övertagande företaget arkiveringsskyldigheten för det överlåtande företagets räkenskapsinformation på fusionsdagen (BFNAR 2020:5 punkt 5.2). Den löpande bokföringen som förts i det överlåtande företaget fram till fusionsdagen blir efter upplösningen av det överlåtande företaget räkenskapsinformation både i det överlåtande och övertagande företaget (BFNAR 2020:5 punkt 5.1).

Det allmänna rådet om redovisning av fusion ska tillämpas på fusioner med fusionsdag den 1 januari 2022 eller senare, men får frivilligt tillämpas tidigare och då på fusioner med fusionsdag efter den 15 oktober 2020 (ikraftträdandebestämmelserna till BFNAR 2020:5).

För fusioner med fusionsdag före den 1 januari 2022 finns motsvarande bestämmelser i det allmänna rådet Redovisning av fusion (BFNAR 2003:2 punkt 12) och i det allmänna rådet Fusion av helägt aktiebolag (BFNAR 1999:1 punkt 25). Läs om de tidigare reglerna vid en fusion i Rättslig vägledning.

Vid bokföring för flera verksamheter

Under vissa förutsättningar får ett företag, som avses i 6 kap. 1 § BFL, och som inte bedriver någon egen verksamhet utan som endast bedriver verksamhet gemensamt med andra företag ha en separat bokföring för varje enskild verksamhet. Företaget ska löpande arkivera uppgifter om ställning och resultat i de olika verksamheterna på samma plats, men åtskild från de andra verksamheternas bokföring (BFNAR 2013:2 punkt 8.12 med kommentar).

Om företaget även bedriver egen verksamhet ska uppgifterna bevaras i anslutning till bokföringen för en sådan verksamhet (4 kap. 4 § BFL).

På vilka sätt ska arkivering ske?

En skyldighet att bevara räkenskapsinformation inträder så snart ett företag tagit emot eller upprättat räkenskapsinformation. På vilket sätt bevarandet ska ske framgår av bokföringslagen och detta förtydligas i åttonde kapitlet av BFN:s allmänna råd 2013:2 med vägledning om bokföring.

Betryggande

Räkenskapsinformationen ska förvaras på ett betryggande sätt (7 kap. 2 § BFL). Det innebär att räkenskapsinformationen ska förvaras och transporteras på ett sådant sätt att den inte riskerar att förstöras eller förkomma. Det finns inte något generellt krav på att räkenskapsinformation ska förvaras i ett säkerhetsskåp. Det räcker att informationen förvaras på ett sätt som en normalt aktsam person förvarar viktiga handlingar. Förvaring i en fastighet som normalt inte står under regelbunden uppsikt, t.ex. en fritidsfastighet, är inte en godtagbar förvaringsplats. Bevarandet anses vanligtvis betryggande om förvaringsplatsen inte är mer utsatt för risk för brand, översvämning, stöld eller liknande, än andra platser som normalt kan komma ifråga för förvaring av räkenskapsinformation (BFNAR 2013:2 punkt 8.1 med kommentar).

En bedömning av vad som är förvaring på betryggande sätt ska i det enskilda fallet göras utifrån arten av räkenskapsinformation, företaget och platsen för förvaring. Bedömningen kan då påverkas av om räkenskapsinformationen är av särskild betydelse för företaget och av möjligheten att återskapa informationen. För t.ex. krypteringsnycklar är kravet på säkerhet hög. Bedömningen påverkas även av om det finns en förhöjd risk för brand eller liknande beroende på företagets verksamhet, som t.ex. kemisk–teknisk verksamhet (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 8.1).

Vid transport

Kravet på att räkenskaperna ska förvaras på ett betryggande sätt gäller även när man transporterar räkenskapsinformationen. I normalfallet kan räkenskapsinformation skickas med vanlig post, men kravet på säkerhet måste anpassas efter vilken typ av räkenskapsinformation som skickas och efter möjligheten att återskapa den (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 8.1).

När informationen är elektronisk

Även för elektronisk räkenskapsinformation gäller de generella kraven att den ska förvaras och transporteras på ett betryggande sätt. Vid bedömningen av om förvaringen sker på ett betryggande sätt kan man även behöva ta hänsyn till lagringsmediets allmänna kvalitet, d.v.s. till om det finns risk för att informationen försvinner eller inte går att läsa. Är lagringsmediets kvalitet sådan att det finns risk för att räkenskapsinformationen inte är varaktig under hela bevarandetiden måste företaget vidta åtgärder för att säkerställa att informationen är läsbar under hela innehavstiden. (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 8.2).

Räkenskapsinformation som lagras på elektroniska handlingar ska säkerhetskopieras. Hur ofta man ska säkerhetskopiera beror bl.a. på verksamhetens omfattning och intensitet. I företag med många affärshändelser kan säkerhetskopiering behöva göras varje dag. I mycket små företag med få verifikationer kan det vara tillräckligt att säkerhetskopiera en gång i månaden eller i samband med bokföringen, om den har senarelagts i enlighet med punkterna 3.7–3.9 i det allmänna rådet (BFNAR 2013:2 punkt 8.2 med kommentar).

Överskådligt, åtkomligt och i ordnat skick

Räkenskapsinformationen ska vara lätt åtkomlig och den ska förvaras på ett överskådligt sätt (7 kap. 2 § BFL).

I bokföringslagens krav på överskådlighet, åtkomlighet och ordnat skick ligger att räkenskapsinformationen ska förvaras så att t.ex. revisorer eller myndigheter utan svårighet ska kunna få tillgång till informationen. Informationen ska kunna hittas inom skälig tid, vilket gäller oberoende av om informationen lagrats elektroniskt eller på annat sätt. Arkivet behöver inte vara organiserat så att en utomstående granskare genast kan hitta all information utan att ta hjälp av den som är ansvarig för bevarandet Däremot måste bevaringen skötas så att även en utomstående granskare ges möjlighet att omedelbart överblicka vad som är bevarat. I många fall är det därför nödvändigt att företaget upprättar en arkivplan (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 8.3).

En arkivplan ska innehålla uppgifter om vad som har bevarats och var det förvaras. Om det behövs ska det även framgår hur förvaringen är uppbyggt (BFNAR 2013:2 punkt 8.3).

Av kommentaren till punkt 8.3 framgår att kravet på åtkomlighet innebär att ett företag inte får organisera förvaringen så att företaget själv inte har tillgång till räkenskapsinformationen, och därmed heller inte kan ge andra tillgång till den. Om företaget förvarar räkenskapsinformationen hos t.ex. ett arkiveringsföretag ska företaget genom ett avtal eller liknande säkerhetsställa att det har tillgång till informationen.

Hur länge ska en arkivering ske?

De pappershandingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lättåtkomliga. De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 § BFL). Det innebär att företaget under hela bevarandetiden ska hålla utrustning och system för att kunna läsa räkenskapsinformationen i en pappershandling tillgänglig i Sverige.

Bevarandetiden för räkenskapsinformation som avser en längre tid än ett räkenskapsår, t.ex. avtal, räknas från utgången av det sista räkenskapsåret som informationen avser. Det innebär att arkiveringstiden först börjar räknas fr.o.m. året efter det att ett giltigt avtal upphör att gälla och det oavsett avtalstidens längd (BFNAR 2013:2 kommentaren i 8 kap. till 7 kap. 2 § BFL under rubriken Hur länge ska räkenskapsinformation sparas?).

Tidigare förstörelse kräver tillstånd

Om det finns särskilda skäl får Skatteverket tillåta att ett företag förstör pappershandling eller elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation före utgången av den lagstadgade arkiveringstiden på sju år. Skatteverkets beslut kan förenas med villkor. Skatteverket har gett ut allmänna råd och meddelande som utvecklar vad som avses med särskilda skäl. Ansökan om tillstånd för tidigare förstörelse skickas till Skatteverket, Företagsbeskattningsavdelningen, Företagsbeskattningsenhet 9, Företagsbeskattningssektion 5, 205 30 Malmö

Företag som står under Finansinspektionens tillsyn ska ansöka hos inspektionen om tillstånd att få förstöra räkenskapsinformationen i förtid (7 kap. 7 § BFL).

Skador som företag inte kunnat råda över

Tillstånd att förstöra bör medges om sådana skador inträffat som företaget inte kunnat råda över, t.ex. vattenskada eller brandskada. I dessa fall krävs normalt inte att räkenskapsinformationen ska bevaras på något annat sätt (SKV A 2014:5 och SKV M 2014:5).

Räkenskapsinformation av särskild betydelse för företaget

För räkenskapsinformation som är av särskild betydelse för att man ska kunna bedöma företagets ekonomiska förhållanden, t.ex. årsbokslut, viktiga avtal, styrelse- och bolagsstämmoprotokoll, bör tillstånd normalt inte medges (SKV A 2014:5 och SKV M 2014:5).

Tillstånd för kommuner m.fl.

Om det finns särskilda skäl får Skatteverket tillåta att en kommun, ett kommunalförbund eller en region förstör räkenskapsinformation före utgången av den lagstadgade bevarandetiden på sju år (3 kap. 13 och 15 §§ lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning).

Ledning om vad som utgör särskilda skäl och villkor för att i förtid få förstöra räkenskapsinformation kan hämtas från det allmänna råd och meddelande om förtida förstöring för företag i allmänhet (SKV A 2014:5 och SKV M 2014:5).

Ansökan om tillstånd för tidigare förstörelse skickas till Företagsbeskattningsavdelningen, Företagsbeskattningsenhet 9, Företagsbeskattningssektion 5, 205 30 Malmö

I vilket land får arkivering ske?

De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska förvaras i Sverige (7 kap. 2 § BFL).

Under vissa förutsättningar får elektroniska handlingar förvaras permanent utomlands. Även verifikationer i pappersform får tillfälligt förvaras utomlands.

Räkenskapsinformation, utrustning och system som avser verksamhet som företaget bedriver genom ett avdelningskontor som har självständig förvaltning i utlandet behöver inte förvaras i Sverige om företaget är bokföringsskyldigt i det andra landet (7 kap. 5 § BFL).

Utomlands förvaring av elektroniska handlingar m.m.

Ett företag får under vissa förutsättningar förvara elektroniska handlingar utomlands. Är villkoren för en sådan förvaring uppfyllda räcker det att företaget gör en anmälan om detta till Skatteverket. Om företaget inte uppfyller villkoren får en sådan förvaring endast ske om det föreligger särskilda skäl och Skatteverket ger tillstånd till det.

När räcker det med en anmälan?

Även om huvudregeln är att förvaringen av räkenskapsinformation ska ske i Sverige, kan företag förvara elektroniska handlingar och hålla utrustning och system tillgängliga i ett annat land. Det ska vara ett land inom EU eller ett land utanför EU som Sverige har ingått avtal med om rättsligt instrument om ömsesidigt bistånd och administrativt samarbete med rättsverkningar som motsvarar EU-reglerna (7 kap. 3 a § BFL). Med de sistnämnda länderna avses Island, Norge och Lichtenstein.

Följande tre förutsättningar måste dock vara uppfyllda för att företaget ska få förvara elektroniska handlingar och utrustning utomlands:

• Platsen, och ändringar av den, ska anmälas till Skatteverket, eller till Finansinspektionen om företaget står under den myndighetens tillsyn.
• Om Skatteverket eller Tullverket begär det ska företaget omedelbart medge elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under bevarandetiden.
• Företaget ska genom omedelbar utskrift kunna ta fram räkenskapsinformationen i Sverige.

I anmälan bör företaget bl.a. uppge den adress i utlandet där m.m. förvaras. Anmälan bör ske senast vid den tidpunkt då räkenskapsinformationen börjar förvaras i utlandet (SKV A 2004:17 och SKV M 2005:1). Anmälan ska skickas till Företagsbeskattningsavdelningen, Företagsbeskattningsenhet 9, Företagsbeskattningssektion 5, 205 30 Malmö

När måste tillstånd sökas?

Om ett företag vill förvara elektroniska handlingar, utrustning och system utomlands och förutsättningarna i 7 kap. 3 a § BFL inte är uppfyllda måste företaget ansöka om tillstånd till sådan förvaring hos Skatteverket (7 kap. 4 § BFL).

För att man ska få tillstånd måste det finnas särskilda skäl. Skatteverket kan förena ett sådant tillstånd med villkor och tidsbegränsa det. Kostnads- eller effektivitetsskäl bör inte ha någon avgörande betydelse vid bedömningen av om det föreligger särskilda skäl. Vidare bör man göra en lämplighetsbedömning av det ansökande företaget samt av de personer eller ägargrupper som står bakom företaget. Det bör också krävas att företaget har en betryggande datasäkerhet med väl inarbetade rutiner för drift och åtkomstmöjlighet till räkenskapsinformationen, för att ett tillstånd ska medges.

Enligt det allmänna rådet får Skatteverket förena ett tillstånd med villkor, bl.a. att företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket medger omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under arkiveringstiden och att företaget utan kostnad för Skatteverket eller Tullverket ska kunna tillhandahålla räkenskapsinformationen i form av en datafil (SKV A 2004:16 och SKV M 2005:2). Ansökan om tillstånd att förvara elektroniska handlingar, utrustning och system utomlands skickas till Skatteverket, Företagsbeskattningsavdelningen, Företagsbeskattningsenhet 9, Företagsbeskattningssektion 5, 205 30 Malmö 205 30 Malmö.

Företag som står under Finansinspektionens tillsyn ska ansöka om tillstånd där för att få förvara elektroniska handlingar, utrustning och system i andra länder än EU-länder samt vissa andra länder (7 kap. 3 a § BFL).

Ovan har uttrycken maskinläsbara medier” bytts ut till ”elektroniska handlingar”, ”maskinutrustning” mot ”utrustning” och ”arkiveringstiden” har bytts ut mot ”bevarandetiden” vidare har adressen till att anmäla förvaring i utlandet har uppdaterats. Tidigare adress Skatteverket, Skattesektion 2, Skatteenhet 58, 205 30 Malmö. Vidare har länkarna till 7 kap. 3 a § samt 4 § BFL uppdaterat till att gå till den nya lydelsen. Länkar till tidigare lydelse: 7 kap. 3 a § BFL samt 7 kap. 4 § BFL.

Utomlands förvaring av verifikationer i pappersform

Pappershandlingar som innefattar räkenskapsinformation får tillfälligt förvaras utomlands om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed (7 kap. 3 § BFL). Bestämmelsen om tillfällig förvaring omfattar endast verifikationer i pappersformat.

Verifikation som behövs för bokföring m.m.

Som särskilda skäl för att tillfälligt förvara en pappershandling utomlands anges i det allmänna rådet om bokföring att handlingen behövs i utlandet för hantering, bearbetning eller bokföring (BFNAR 2013:2 punkt 8.5). Så är fallet om verifikationerna t.ex. skannas hos ett företag eller om reseräkningar skickas till en granskningscentral i ett annat land.

Återföring av pappershandlingart

När en pappershandling som innefattar en verifikation tillfälligt förts utomlands för bokföring, måste pappershandlingen återföras till Sverige så snart arbetet med redovisningsperioden avslutats. Med redovisningsperiod avses en kalendermånad eller liknande tidsperiod (BFNAR 2013:2 punkt 1.8). Om papperhandlingen tillfälligt har förvarats utomlands för bearbetning eller hantering ska verifikationen återföras till Sverige så snart pappershandlingen har tjänat sitt syfte. Det innebär att det inte är tillåtet att förvara handlingen i ett annat land, t.ex. till dess att bokslutsarbetet är färdigt (BFNAR 2013:2 punkt 8.6 med kommentar).

Senare återföring av pappershandlingar

Det finns en möjlighet att återföra en pappershandling som förvarats utomlands senare än vad som anges i punkt 8.6, dock senast tre månader efter att handlingen fördes ut ur Sverige eller togs emot utomlands för företagets räkning (BFNAR 2013:2 punkt 8.7). För att detta ska vara möjligt krävs att följande fyra villkor är uppfyllda:

• Handlingen förvaras i ett land inom EU eller i ett land som det finns rättsliga instrument om ömsesidigt bistånd med enligt 7 kap. 3 a § BFL.
• Det finns uppgifter om var handlingen förvaras, t.ex. i företagets systemdokumentation.
• Företaget har omedelbar elektronisk åtkomst till handlingen.
• Handlingen kan vid behov omedelbart återföras till Sverige.

Om företaget senarelägger bokföringen enligt punkterna 3.6–3.9 och avser att tillfälligt förvara en pappershandling utomlands med stöd av punkt 8.5 ska pappershandlingen förvaras i Sverige i avvaktan på bokföring, hantering och bearbetning utomlands (BFNAR 2013:2 punkt 8.8).

De särskilda skälen i punkt 8.5 omfattar inte att en handling som förvarats utomlands för t.ex. bokföring på nytt förs ut i samband med bokslutsarbetet. Behövs pappershandlingen på nytt utomlands får i stället en kopia skickas.

Verifikation som behövs för att återkräva skatt m.m.

Att en pappershandling behövs för att man ska kunna återkräva skatt eller av något annat skäl behöver kunna uppvisas i original är särskilda skäl för att tillfälligt förvara en handling utomlands som anges i det allmänna rådet. Om pappershandlingen förs ut ska företaget spara en kopia av handlingen i Sverige. Det ska av kopian, eller på något annat sätt, framgå när och vart originalet skickades, samt i vilket syfte handlingen skickades. Handlingen ska återföras till Sverige så snart den har tjänat sitt syfte (BFNAR 2013:2 punkterna 8.9 – 8.11).

Sköta bokföringsarbetet från ett annat land

Att sköta sin bokföring i ett annat land än Sverige blir framför allt aktuellt om företaget har tillstånd av Skatteverket eller Finansinspektionen att elektroniska handlingar utanför landet. Det finns emellertid vissa möjligheter att sköta det praktiska bokföringsarbetet i ett annat land även om företaget inte har något tillstånd. Det är förenligt med bokföringslagen att sköta bokföringsarbetet från en terminal i ett annat land så länge maskinutrustningen är placerad i Sverige (kommentaren till BFNAR 2013:2 punkterna 8.5–8.8).