Räkenskapsinformation ska bevaras på en pappershandling eller i en elektronisk handling. Räkenskapsinformationen får överföras på ett betryggande sätt från en form av bevarande till en annan.

Du får här veta de viktigaste principerna i regelverket och du behöver läsa Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring (BFNAR 2013:2) för en fullständig bild.

Former för bevarande

Räkenskapsinformationen ska enligt 7 kap. 1 § BFL bevaras i

  • vanlig läsbar form (pappershandling)
  • annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniska hjälpmedel (elektronisk handling) och som kan tas fram i en pappershandling genom omedelbar utskrift.

All räkenskapsinformation behöver inte ha samma presentationsform.

Räkenskapsinformation som tagits emot från någon annan

Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget (7 kap. 1 § andra stycket BFL). Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form.

Med räkenskapsinformation som företaget tagit emot från någon annan avses information som har kommit till företaget från en motpart i en affärshändelse som ett led i affärshändelsen. Räkenskapsinformation som en uppdragstagare, t.ex. en redovisningskonsult, sammanställer åt företaget är att likställa med information som upprättats internt inom företaget, om informationen inte avser affärshändelser där företaget och uppdragstagaren är motparter (BFNAR 2013:2 kommentaren i 7 kap. till 7 kap. 1 § andra stycket första meningen BFL).

Med uttrycket ”kom till företaget” innebär inte att det rent fysiskt måste ha kommit till företaget. Om företaget har anlitat ett annat företag, t.ex. ett redovisningsföretag eller ett inskanningsföretag, anses materialet ha kommit till företaget när uppdragstagaren har tagit emot materialet för företagets räkning (BFNAR 2013:2 kommentaren i 7 kap. till 7 kap. 1 § andra stycket första meningen BFL).

Verifikationer när anställda betalar

Hur verifikationer ska bevaras när en anställd har gjort utlägg med egna medel för företagets räkning beror på när affärshändelsen anses ha inträffat i företaget. Detta får bedömas utifrån den anställdas roll i den affärstransaktion som genererat kvittot, alltså om den anställda har agerat i affärstransaktionen för egen räkning eller för företagets räkning. Om den anställda har agerat för företagets räkning så har affärshändelsen i företaget inträffat redan vid affärstransaktionen, och den uppgift som den anställda har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot är då räkenskapsinformation och ska sparas i det skick som kvittot hade när den anställda tog emot det (BFN:s brevsvar 2017-03-20 om verifikationer när anställda betalar).

Från och med den 1 juli 2024 får ett företag föra över verifikationer avseende utlägg som gjorts av anställda till annan pappershandling eller elektronisk handling och sedan förstöra originalhandlingen. Detta förutsätter att överföringen inte innebär någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.

Elektronisk räkenskapsinformation som tas emot från någon annan

En elektronisk handling med räkenskapsinformation som företaget tagit emot från någon annan ska sparas i det format och med det innehåll som handlingen hade när företaget tog emot den (7 kap. 1 § tredje stycket BFL). PDF-filer, e-fakturor, sms och mejl är exempel på elektroniska handlingar. Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska bevaras på detta sätt under hela bevarandetiden. Företaget kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter informationen flyttats som före. Om räkenskapsinformationen överförs till ett annat format, till exempel från ett mejl till en PDF-fil, eller om informationen skrivs ut på papper, ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under Överföra räkenskapsinformation. (BFNAR 2013:2 kommentaren i 7 kap. till 7 kap. 1 § andra och tredje styckena BFL).

Räkenskapsinformation som företaget hämtar från någon annans webbplats

Räkenskapsinformation som företaget hämtar från någon annans webbplats eller liknande får sparas i det elektroniska format som räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget. Räkenskapsinformation som företaget hämtar från t.ex. internetbanken eller en leverantörs webbplats anses utgöra räkenskapsinformation i elektronisk form som företaget har tagit emot från någon annan. Sådan räkenskapsinformation får sparas i det format, t.ex. pdf, i vilket den är avsedd att presenteras i företaget. (BFNAR 2013:2 punkt 7.3 med kommentar)

Räkenskapsinformation som företaget tar emot i både elektronisk form och i pappersform

Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform, i nära anslutning till varandra, får sparas i den form som den är avsedd att presenteras i av företaget. Företaget får t.ex. ett papperskvitto i samband med köpet av en vara, och någon eller några dagar senare tar företaget emot ett elektroniskt kvitto. Företaget behöver då ta ställning till presentationsformen för räkenskapsinformationen. Om företaget har valt att presentera räkenskapsinformationen i elektronisk form ska det elektroniska kvittot sparas. Papperskvittot kan slängas (BFNAR 2013:2 punkt 7.4 med kommentar).

Det är bara när räkenskapsinformation tas emot i olika form som företaget kan välja i vilken form räkenskapsinformationer ska sparas. BFNAR 2013:2 punkt 7.4 med kommentar

Räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat

Pappershandlingar med räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat ska bevaras i det skick som materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. Elektroniska handlingar med räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat ska bevaras i det format och med det innehåll de hade när räkenskapsinformationen sammanställdes av företaget. (7 kap. 1 § andra och tredje stycket BFL). Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form.

Räkenskapsinformation som företaget själv upprättar anses sammanställd enligt 7 kap. 1 § BFL, när den har fått den form som den är avsedd att presenteras i av företaget (BFNAR 2013: punkt 7.5).

Företaget behöver ta ställning till presentationsformen för räkenskapsinformationen. Ett företag kan t.ex. välja att presentera egenupprättade verifikationer i elektronisk form medan mottagna verifikationer presenteras i pappersform. Ett företag som upprättar kundfakturor elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring ska spara dem i pappersformatet. I en datorbaserad bokföring är presentationsformen per automatik elektronisk för räkenskapsinformation som kontinuerligt tillförs uppgifter, t.ex. grundbok och huvudbok. Om sådan räkenskapsinformation skrivs ut för att sparas i pappersform räknas utskriften som en överföring av räkenskapsinformation enligt 7 kap. 6 § BFL (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 7.5).

Annan räkenskapsinformation som företaget upprättar är årsredovisningen respektive årsbokslutet som ska upprättas i vanlig läsbar form eller i elektronisk form (2 kap. 5 § ÅRL respektive 6 kap. 4 § BFL) och sparas i denna form.

Ett företag kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter det flyttats som före. Ändras formatet, t.ex. vid ett byte till ett annat bokföringssystem ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas. Se nedan under Överföra räkenskapsinformation.

Räkenskapsinformationen ska bevaras på ett varaktigt sätt

De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga (7 kap. 2 § BFL).

Kravet på att handlingarna, och därmed räkenskapsinformationen, ska vara varaktigt gäller under hela bevarandetiden. För att säkerhetsställa att räkenskapsinformationen uppfyller kravet på varaktighet behöver man bedöma handlingens kvalitet samt risken för att informationen försvinner eller inte går att läsa under hela bevarandetiden. Bedömningen ska göras oavsett om informationen tas emot eller sammanställs av företaget och sparas i elektronisk form eller i pappersform. Om handlingens kvalitet är sådan att det finns risk för att räkenskapsinformationen inte är varaktig under hela bevarandetiden måste företaget vidta åtgärder för att säkerhetsställa att informationen förblir läsbar under hela arkiveringstiden (BFNAR 2013:2 kommentaren under lagtexten till 7 kap. 2 § första meningen BFL).

Om företaget tar emot dokument med räkenskapsinformation som inte uppfyller kravet på varaktighet måste företaget överföra räkenskapsinformationen till ett annat pappersdokument, eller elektroniskt dokument som uppfyller kravet på varaktighet. Efter överföringen får den ursprungliga handlingen förstöras om överföringen inte innebär någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.(BFNAR 2013:2 punkt 7.7). Se nedan under Överföra räkenskapsinformation.

Kryptera räkenskapsinformation

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformationen alltid vara läsbar. Företaget kan ha skäl för att vilja kryptera information som innehåller känslig information ur konkurrenssynpunkt och som inte går att läsa ut ur årsredovisningen. Räkenskapsinformation får krypteras eller på annat sätt göras oläsbar för den som saknar tillgång till särskild utrusning endast om det är motiverat utifrån säkerhetsskäl och informationen omedelbart kan presenteras i klartext. Det finns ofta starkare skäl för att kryptera räkenskapsinformation som tillhör löpande räkenskapsår än sådan som avser avslutade år. Dekryptering ska göras så snart räkenskapsinformationen inte längre är att anse som känslig och det inte längre är motiverat utifrån säkerhetsskäl (BFNAR 2013:2 punkt 7.8 med kommentar).

Överföra räkenskapsinformation

Ett företag får förstöra pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation, om räkenskapsinformation har överförts till en annan pappershandling eller elektronisk handling. Handlingarna får dock endast förstöras om överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner (7 kap. 6 § BFL).

Företaget kan överföra information från en form för bevarande, t.ex. från en pappershandling till en elektronisk handling genom att skannar in dokumentet. Överföring får också göras inom en lagringsform, dvs. från en pappershandling till en annan pappershandling eller från ett elektroniskt format, till exempel pdf, till ett annat elektroniskt format. Mottagen elektronisk räkenskapsinformation kan av tekniska skäl behöva överföras (konverteras) till företagets system. T.ex. kan elektroniska fakturor tas emot av en fakturaväxel som konverterar fakturor till ett format som företages system kan läsa.

Att överföringen ska ske på ett betryggande sätt innebär att överföringen ska ske på ett sådant sätt att det inte finns någon risk för att informationen förvanskas eller förstörs.

Om räkenskapsinformationen har överförts ska man, så länge det ursprungliga materialet finns kvar, säkerställa att sambandet mellan det ursprungliga materialet och bokföringsposten går att följa (BFNAR 2013:2 kommentaren under lagtexten till 7 kap. 6 § BFL).

Flytt som inte är överföring

En elektronisk handling med räkenskapsinformation kan flyttas mellan olika elektroniska lagringsmedier eller lagringsplatser utan det är fråga om en överföring enligt 7 kap. 6 § BFL. Detta under förutsättning att handlingens format är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen är densamma efter att informationen flyttas som före. (BFNAR 2013:2 kommentaren under rubriken Överföring av räkenskaper). Se ovan under Räkenskapsinformation som tagits emot från någon annan.

Kompletterande information

Referenser på sidan

Lagar & förordningar

Övrigt