Det finns flera skyldigheter som den som ska använda kassaregister måste uppfylla. Bl.a. ska all försäljning och annan löpande användning av ett kassaregister registreras. Vid varje försäljning ska dessutom ett av kassaregistret framställt kvitto tas fram och erbjudas kunden.
Om den som ska anmäla sig för registrering enligt 7 kap. SFL är skyldig att använda kassaregister, ska anmälan innehålla uppgift om de kassaregister som finns i verksamheten (7 kap. 3 § SFL). Varje registreringsenhet (definieras i 2 kap. 13 § SKVFS 2021:18) och dess kontrollenhet eller kontrollsystem ska anmälas till Skatteverket som ett separat kassaregister (4 kap. 1 § första stycket SKVFS 2021:18).
Om en uppgift som ligger till grund för registreringen ändras, ska den som är registrerad underrätta Skatteverket om ändringen inom två veckor från det att ändringen inträffade (7 kap. 4 § SFL).
Om ett kassaregister inte fungerar ska ett företag som användare dokumentera detta och utan dröjsmål anmäla detta till Skatteverket (4 kap. 1 § andra stycket SKVFS 2021:18).
Den som är skyldig att använda ett kassaregister ska registrera all försäljning och annan löpande användning av ett kassaregister i kassaregistret (39 kap. 7 § första stycket SFL).
Skyldigheten att registrera försäljning omfattar all försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort, dvs all den försäljning av varor och tjänster som omfattas av kassaregisterskyldigheten i 39 kap. 4 § SFL (jfr. prop. 2006/07:105 s. 91).
Ett restaurangföretag sålde kuponghäften som gav kunderna rätt att mot en kupong få en lunch vid ett senare tillfälle. Försäljningen av kuponghäftena registrerades i ett kassaregister eftersom betalningen skedde med kontanter eller med kontokort. När företaget sedan tillhandahöll en lunch mot en sådan kupong registrerades detta inte i kassaregistret.
I målet uttalade Högsta förvaltningsdomstolen att tillhandahållandet av en förskottsbetalad lunch mot en kupong av detta slag inte var att betrakta som ytterligare en försäljning. Därmed fanns det inte någon registreringsskyldighet enligt 39 kap. 7 § SFL. (HFD 2014 ref. 68).
Ett företag ska utöver försäljningen även registrera all annan löpande användning av kassaregistret i kassaregistret (39 kap. 7 § första stycket SFL). I förarbetena exemplifieras annan löpande användning med utskrift av kvittokopior, lådöppningar, returer och övningsslag (prop. 2006/07:105 s. 91-92).
Ytterligare exempel på vad som kan utgöra löpande användning av ett kassaregister är
Förutom ovanstående exemplifiering är även allt övrigt som registreras i kassaregistret att se som löpande användning.
De företag som omfattas av skyldigheten att använda ett kassaregister ska vid varje försäljning ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto (39 kap. 7 § SFL). Det gäller oavsett om kunden betalar kontant eller med kontokort.
Skatteverket anser att det inte finns något krav på att det kvitto som ska framställas och erbjudas kunden ska vara i pappersform enligt 39 kap. 7 § SFL. Detta innebär att näringsidkaren har möjlighet att bestämma om den vill erbjuda kunden ett papperskvitto eller ett elektroniskt kvitto. Näringsidkaren kan även välja att erbjuda kvitto i båda formerna till sina kunder.
Texten på kvittot ska enligt 5 kap. 2 § SKVFS 2021:18 vara på svenska, danska, norska eller engelska.
Det saknar betydelse om kunden begär ett kassakvitto eller inte. Inte ens när kunden uttryckligen avstår från kvitto kan företaget låta bli att ta fram ett kassakvitto. Företaget har inte heller uppfyllt skyldigheten att erbjuda kunden ett kassakvitto genom att på ett skriftligt anslag i butiken uppmana kunderna att säga till om de önskar ett kvitto. Det krävs en aktiv handling från företaget att ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto vid varje försäljning. Någon skyldighet för kunden att ta emot kassakvittot finns dock inte (prop. 2006/07:105 s. 30).
En användare av kassaregister ska enligt 5 kap. 2 § andra stycket SKVFS 2021:18 se till att ett kassakvitto innehåller de uppgifter som framgår av 7 kap. 1 § SKVFS 2021:17. Kvittot ska innehålla uppgifter om
En kund som betalar med kontokort ska erhålla ett kassakvitto som innehåller uppgift om att betalning skett med kontokort (7 kap. 1 § första stycket k SKVFS 2021:17). Det är vanligt att det kvitto som kunden erhåller samtidigt både är kassakvitto, d.v.s. kvitto på vad som är köpt, och ett kvitto på kortbetalningen. I sådana fall är kontokortsläsaren integrerad med eller ansluten till kassaregistret, vilket är det vanliga särskilt i lite större butiker eller butikskedjor.
I främst mycket små företag förekommer det att kontokortsläsaren fungerar fristående från kassaregistret. I sådana fall ska kunden få två kvitton, ett kassakvitto från kassaregistret på vad som är köpt och ett kvitto från kontokortsläsaren på kortbetalningen.
Med returkvitto avses en utskrift från ett kassaregister med uppgifter som visar att ett tidigare uttaget kassakvitto innehåller felaktiga uppgifter, eller uppgifter om återbetalning för returnerade eller prisnedsatta varor eller tjänster (2 kap. 14 § SKVFS 2021:18). Av definitionen av returkvitto följer att ett företag inte får registrera en retur som en delpost på ett kassakvitto. Om en kund i samband med ett köp även vill returnera en tidigare köpt vara, ska företaget därför behandla detta var för sig på ett kassakvitto respektive ett returkvitto.
Det finns emellertid inget krav på att en returnerad vara ska registreras i ett kassaregister, eller att kassaregistret ska ha en sådan funktion. Ett företag har alltid möjlighet att dokumentera en retur av en vara enligt vad som gäller för fullständiga verifikationer enligt 5 kap. 7 § första stycket BFL. Detsamma gäller för en prisnedsättning av en tidigare såld vara eller tjänst.
Om ett företag väljer att använda ett kassaregister för att registrera ett returkvitto ska ett sådant returkvitto innehålla minst de uppgifter som ett kassakvitto ska innehålla (7 kap. 1 § tredje stycket SKVFS 2021:17).
Om fel betalningsmedel har angetts på ett kassakvitto ska företaget ta ut ett returkvitto som korrigerar felaktigheten, och ta fram ett kassakvitto med uppgift om rätt betalningsmedel (4 kap. 4 § första stycket SKVFS 2021:18).
Om kassaregistret saknar en funktion som medger att uppgifter om returen kan registreras, ska företaget i stället ta ut en kopia av kassakvittot och på detta anteckna uppgifter om returen (4 kap. 4 § andra stycket SKVFS 2021:18). Bestämmelsen om denna dokumentation gäller endast korrigeringar av felaktiga registreringar, t.ex. fel betalningsmedel och uppgifter om fel vara eller felaktigt pris. Det är heller inte alltid nödvändigt att dokumentera på en kopia av det felaktiga kassakvittot. Dokumentationen kan ske på det ursprungliga felaktiga kassakvittot om detta inte har lämnats till kunden.
Ett företag ska vid varje försäljningsdags början registrera den växelkassa som hör till ett kassaregister (4 kap. 2 § första stycket SKVFS 2021:18). Med växelkassa avses det belopp av olika slag av betalningsmedel som finns i den eller de kassalådor som hör till ett visst kassaregister (2 kap. 17 § SKVFS 2021:18). Insättningar och uttag ur växelkassan ska registreras i kassaregistret (4 kap. 2 § andra stycket SKVFS 2021:18).
Vid försäljningsdagens slut ska företaget skriva ut en rapport över dagens försäljning, en Z-dagrapport, för varje kassaregister som använts under dagen (4 kap. 5 § SKVFS 2021:18). Vilka uppgifter en Z-dagrapport ska innehålla framgår av 7 kap. 3 § SKVFS 2021:17.
När ett företag som anmält sitt kassaregister erhåller de skyltar med identifieringsnummer som Skatteverket skickar ska dessa omedelbart sättas fast på ett synligt och säkert sätt på respektive registreringsenhet och kontrollenhet (3 kap. 8 § SKVFS 2021:18).
Företag som använder kassaregister är ansvarigt för att obehörig programvara inte installeras i och att inte obehörig utrustning (hårdvara) ansluts till kassaregistret (3 kap. 1 § SKVFS 2021:18).
Ett företag ska ge varje sådan registreringsenhet som avses i 2 kap. 13 § SKVFS 2021:18 en unik kassabeteckning och se till att denna beteckning finns på kvitton, X-dagrapport och Z-dagrapport (3 kap. 9 § SKVFS 2021:18).
Ett företag ska se till att kassaregistrets klocka är ställd enligt svensk normaltid och att den justeras för sommartid (3 kap. 10 § SKVFS 2021:18).
Ett företag ska se till att utskrift av journalminne kan ske på den plats där försäljningen sker (3 kap. 11 § SKVFS 2021:18).
Ett företag som använder kassaregister ska se till att det till en registreringsenhet ska finnas minst en kassalåda (3 kap. 14 § SKVFS 2021:18). I en kassalåda får ett företags betalningsmedel inte sammanblandas med ett annat företags betalningsmedel (3 kap. 15 § SKVFS 2021:18). Om en kassalåda är integrerad med ett kassaregister ska den stängas omedelbart efter varje försäljning (4 kap. 3 § SKVFS 2021:18).
Om en registreringsenhet (2 kap. 13 § SKVFS 2021:18) ingår i ett nätverk ska företaget som användare av kassaregister se till att registreringarna i de olika registreringsenheterna hålls åtskilda (3 kap. 16 § SKVFS 2021:18).
Ett kassaregister och dess kontrollenhet eller kontrollsystem ska finnas inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) (6 kap. 1 § första stycket SKVFS 2021:18).
Ett kassaregister och dess kontrollenhet eller kontrollsystem får dock användas på ett transportmedel som går i person- eller godstrafik till och från Sverige (6 kap. 1 § andra stycket SKVFS 2021:18).
Vid en avyttring eller skrotning av ett kassaregister med en kontrollenhet ska kontrollenheten bevaras på ett betryggande sätt under minst tolv månader. Detta gäller även om kontrollenheten har bytts ut (6 kap. 2 § SKVFS 2021:18).
Flera företag kan använda samma kassaregister. Följande förutsättningar måste då vara uppfyllda:
Det ska även finnas en certifierad kontrollenhet ansluten till kassaregistret (3 kap. 13 § SKVFS 2021:18). Det kan antingen vara en kontrollenhet av typ C som kan hantera mer än ett företags registreringar, eller en kontrollenhet av typ A eller B för varje företag som använder det gemensamma kassaregistret.
Flera företag kan bedriva en gemensam verksamhet. Om företagen har en gemensam bokföring (4 kap. 5 § första stycket BFL) anses de som ett enda företag när Skatteverkets föreskrifter om kassaregister för den gemensamt bedrivna verksamheten tillämpas (2 kap. 3 § andra stycket SKVFS 2021:18). Detta innebär bland annat att det är tillräckligt att på kvitton och rapporter m.m. endast ange ett namn och organisationsnummer för all försäljning som sker i den gemensamt bedrivna verksamheten.