Tilldelning

Vem får begära samordningsnummer?

Alla statliga myndigheter har rätt att begära att Skatteverket tilldelar samordningsnummer för personer som inte är folkbokförda. Även enskilda utbildningsanordnare med rätt att utfärda examina får begära tilldelning av samordningsnummer.

På Universitetskanslerämbetets webbplats kan du läsa om vilka som omfattas av begreppet ”enskilda utbildningsanordnare”.

Skatteverket tilldelar samordningsnummer om det finns ett behov hos den sökande myndigheten eller utbildningsanordnaren att undvika personförväxling när de registrerar personuppgifter och för att underlätta utbyte av information med andra myndigheter eller organisationer (18 a § FOL, 5 § FOF).

Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) får begära samordningsnummer för så kallade immunitetspersoner som inte uppfyller kravet på en vistelsetid om minst ett år och därmed inte kan bli folkbokförda och få personnummer.

Kommuner och landsting samt andra företag och organisationer än utbildningsanordnare har inte rätt att begära tilldelning av samordningsnummer.

Enskilda personer har inte rätt att själva begära samordningsnummer.

Skatteverkets beslut om samordningsnummer går inte att överklaga (39 § andra stycket FOL).

Uppgifter som ska finnas i begäran

En begäran om samordningsnummer ska vara skriftlig. Av begäran ska framgå den sökande myndighetens eller utbildningsanordnarens namn, kontaktuppgifter och datum. Blanketter finns på Skatteverkets webbplats.

Nedanstående uppgifter ska finnas med i begäran för den person som samordningsnumret avser (6 § FOF).

Namn

Fullständigt namn ska anges med förnamn och efternamn i rätt ordning och med den stavning som framgår av personens pass eller annan handling. Om personen kommer från ett land där man inte använder latinska bokstäver bör namnen anges med den transkription av namnet som framgår av passet eller identitetshandlingen. Om något av personens namn anges med enbart initial eller med en förkortning i passet bör den fullständiga formen anges på blanketten, om den framgår av en annan handling eller enligt personens egen uppgift. Även uppgifter om eventuella tidigare namn bör lämnas om uppgiften är känd.

Födelsedatum

Begäran måste innehålla uppgift om födelsedatum med ordningen år, månad och dag.

Kön

Begäran måste avse en man eller en kvinna. Med hänsyn till samordningsnumrets konstruktion kan Skatteverket inte godta en uppgift om okänt kön.

Födelseort

Uppgift om födelseort ska anges med namn på stad, kommun, region eller motsvarande, samt land. Uppgiften framgår vanligtvis av hemlandspasset men även någon annan godtagbar handling kan användas som underlag. I undantagsfall kan födelseorten avse endast födelseland.

Medborgarskap

Medborgarskapet framgår normalt av en persons hemlandspass men kan också registreras med någon annan handling som underlag

Om personen har mer än ett medborgarskap kan uppgifter om ytterligare medborgarskap lämnas under blankettrubriken ”Övriga upplysningar”. I databasen är det möjligt att registrera högst tre medborgarskap.

Adress i Sverige

Personens adress i Sverige ska anges i begäran. Det ska vara en aktuell adress där personen kan nås med post. Adressen behöver inte vara en bostadsadress. Om adressen inte är känd hos den begärande myndigheten, om den inte är aktuell eller om den omfattas av sekretess är det möjligt att utelämna uppgift om adress i begäran.

Skatteverket registrerar den adress som lämnas i en begäran om samordningsnummer som en postadress om adressen finns i Sverige. Den myndighet eller enskild utbildningsanordnare som har begärt tilldelning av samordningsnumret får begära att Skatteverket ändrar adressen som angetts i begäran om tilldelning av samordningsnumret (6 a § FOF). Personen själv har också möjlighet men inte skyldighet att ändra adressen. Det ligger främst i personens eget intresse att hålla postadressen aktuell. Om det skulle visa sig att postadressen inte fungerar, till exempel genom brevreturer, bör Skatteverket kommunicera personen innan man fattar beslut om att avsluta postadressen.

Adress i utlandet

Om begäran om samordningsnummer innehåller en adress i utlandet kan denna adress inte registreras i folkbokföringen.

Om en person som har samordningsnummer själv anmäler en särskild postadress i utlandet kan Skatteverket inte registrera denna.

Om en person som har samordningsnummer anmäler adressändring till en adress i utlandet kommer den svenska adressen att avslutas utan att ny adress registreras.

Handlingar

Begäran ska innehålla uppgifter om vilka handlingar som legat till grund för identifieringen. En kopia av underlaget bör bifogas.

Regeringskansliet är enligt 6 § andra stycket FOF undantaget från kravet på att visa upp underlag.

Identitetskontroll

Huvudregeln är att det inte får råda osäkerhet om identiteten för en person som ska få samordningsnummer, 5 a § FOF.

Ansvaret för identitetskontrollen ligger på den sökande myndigheten eller organisationen, 5 b § FOF.

Rekommendationer för vilka krav som ska ställas på identifiering finns i Skatteverkets meddelande SKV M 2010:03.

Skatteverket har rätt att begära in de handlingar som har legat till grund för identifieringen. Om uppgifterna i begäran är ofullständiga och komplettering inte kommer in, kan Skatteverket med stöd av 5 a § FOF vägra att tilldela samordningsnummer om personens identitet är osäker.

Förutsatt att personens identitet är styrkt får uppgifter om samordningsnummer och adress behandlas i SPAR. Därmed blir uppgifterna tillgängliga även för andra än myndigheter.

Undantag från kravet på fastställd identitet

I vissa fall kan Skatteverket tilldela samordningsnummer även om personens identitet inte är fastställd.

Enligt 5a § FOF får samordningsnummer tilldelas i följande fall trots att det råder osäkerhet om identiteten:

• för registrering i register som förs enligt lagen (1998:620) om belastningsregister, lagen (1998:621) om misstankeregister, lagen (2010:362) om polisens allmänna spaningsregister samt polisdatalagen (2010:361)
• för annan behandling av uppgifter enligt polisdatalagen (2010:361) eller i övrigt inom rättsväsendets informationssystem
• för registrering i Migrationsverkets verksamhetsregister enligt förordningen (2001:720) om behandling av personuppgifter i verksamhet enligt utlännings- och medborgarskapslagstiftningen, när det gäller personer som omfattas av lagen (1994:137) om mottagande av asylsökande med flera
• för registrering i beskattningsdatabasen.

När Skatteverket tilldelar samordningsnummer i dessa fall ska det antecknas i folkbokföringen att personens identitet inte är styrkt.