Arbetsgivardeklaration

Vem ska lämna arbetsgivardeklaration?

Den som är skyldig att göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter ska lämna arbetsgivardeklaration. Med arbetsgivaravgifter jämställs i detta sammanhang också särskild löneskatt enligt lagen (1990:659) om särskild löneskatt på vissa förvärvsinkomster och den allmänna löneavgiften enligt lagen (1994:1920) om allmän löneavgift. Har man gjort ett skatteavdrag utan att vara skyldig till det ska man också lämna arbetsgivardeklaration. Även den som är skyldig att redovisa arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag enligt SINK och A-SINK ska lämna en arbetsgivardeklaration. Skyldigheten att deklarera framgår av 26 kap. 2 § 1 och 6 SFL.

En representant kan lämna arbetsgivardeklaration

Skatteverket kan efter ansökan från alla delägare i ett enkelt bolag eller i ett partsrederi registrera en representant. Representanten ska redovisa, betala in arbetsgivaravgifter och skatteavdrag för verksamheten (5 kap. 2 § SFL).

Föreläggande om att lämna arbetsgivardeklaration

Om den som är skyldig att deklarera inte lämnar deklaration, så får Skatteverket förelägga om att denne ska komma in med en deklaration (37 kap. 2 § SFL).

En skriftlig upplysning räcker om man inte betalt ut ersättning eller gjort skatteavdrag

Den registrerade behöver inte lämna någon arbetsgivardeklaration för redovisningsperioder om det inte har betalas ut någon ersättning eller gjorts skatteavdrag. Förutsättningen är att den registrerade skriftligen upplyser Skattverket om det. Undantaget att lämna en arbetsgivardeklaration gäller också för en utbetalare (näringsidkare) och som i egenskap av privatperson kan lämna en förenklad arbetsgivardeklaration.

Den som har gjort skatteavdrag enligt A-SINK ska lämna en bilaga till arbetsgivadeklarationen

Den som i arbetsgivardeklarationen ska redovisa skatteavdrag enligt A-SINK ska lämna en bilaga till arbetsgivardeklarationen (6 kap. 3 § SFF). Den ska innehålla uppgifter om

• namn
• personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer
• hemvistland
• utländskt skatteregistreringsnummer eller motsvarande
• medborgarskap
• skattepliktig ersättning som har betalats ut till respektive mottagare
• när, var och vilken verksamhet som har utförts för att betala ut skattepliktig ersättning
• när ersättningen betalades ut
• skatteavdrag för varje mottagare.

En utbetalare ska lämna en bilaga även om inkomsten är undantagen från skatteplikt på grund av skatteavtal enligt 8 § första stycket 4 A-SINK.

Vad ska arbetsgivardeklarationen innehålla?

En arbetsgivardeklaration ska innehålla uppgift om

• namn
• personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer
• postadress
• redovisningsperiod
• totala underlaget för skatteavdrag
• skatteavdraget
• totala underlaget för arbetsgivaravgifter
• avdrag för utgifter i arbetet (kostnadsavdrag)
• arbetsgivaravgifter.

De uppgifter som ska vara med i en arbetsgivardeklaration regleras i 26 kap. 18 och 19 §§ SFL samt i 6 kap. 1 § 1–3 SFF.

Skatteverkets uppfattning är att det totala underlaget för skatteavdraget är detsamma som det faktiska underlaget för skatteavdrag. Det innebär att man ska ta hänsyn till ett eventuellt beslut om särskild beräkningsgrund.

I det totala underlaget för arbetsgivaravgifter ska även ingå underlag för särskild löneskatt för vissa förvärvsinkomster. Det innebär att i summan för arbetsgivaravgifter kan också ingå särskild löneskatt.

Observera att underlag för särskild löneskatt för pensionskostnader (SLP) ska tas upp i inkomstdeklarationen.

Beloppen i deklarationen ska lämnas i svensk valuta (22 kap. 2 § SFF) och i hela krontal (22 kap. 1 § SFF).

Fastställt formulär och underskrift

Arbetsgivardeklaration ska lämnas på fastställt formulär, 38 kap. 1 § SFL och vara undertecknad av den uppgiftsskyldige eller en behörig ställföreträdare. Uppgifterna får, enligt 38 kap. 3 § SFL, undertecknas av ett ombud i följande fall

• om deklarationen lämnas elektroniskt (deklarationsombud), eller
• av en dödsbodelägare i egenskap av ombud för dödsboet.

När ska man lämna arbetsgivardeklaration?

Man ska lämna en arbetsgivardeklaration per redovisningsperiod (26 kap. 3 § SFL). En redovisningsperiod är en detsamma som en kalendermånad (26 kap. 10 § SFL).

Tidpunkten för att lämna arbetsgivardeklaration för en kalendermånad styrs av om den deklarationsskyldige är skyldig att lämna mervärdesskattedeklaration samt för vilket beskattningsunderlag den ska lämnas.

Tidpunkter för att lämna arbetsgivardeklaration för den som är skyldig att redovisa mervärdesskatt med beskattningsunderlag om högst 40 miljoner kr

Arbetsgivardeklarationen ska, enligt 26 kap. 26 § SFL, ha kommit in

• senast den 12:e månaden efter utgången av redovisningsperioden, dock
• senast den 17:e i januari och augusti.

Bestämmelsen har karaktär av huvudregel och gäller om inte deklarationen ska lämnas vid andra tidpunkter.

Även kommuner och landsting ska komma in med arbetsgivardeklarationer senast den 12:e i månaden efter redovisningsperioden, (26 kap. 34 § SFL).

Tidpunkter för att lämna arbetsgivardeklaration för den som är skyldig att redovisa mervärdesskatt med beskattningsunderlag som överstiger 40 miljoner kr

Arbetsgivardeklarationen ska, enligt 26 kap. 30 § SFL, ha kommit in

• senast den 26:e i månaden efter utgången av redovisningsperioden, dock
• senast den 27 december.

Observera att den som ska lämna en arbetsgivardeklaration den 26:e ska betala vid en tidigare tidpunkt. Man ska betala in arbetsgivaravgifterna och den avdragna skatten senast den 12:e (den 17:e i januari) i månaden efter redovisningsperioden (62 kap. 3 § SFL). Skatteverket kan besluta att ett företag som inte sköter sina betalningar av arbetsgivaravgifter och avdragen skatt ska redovisa den 12:e samt den 17:e i januari och augusti, (26 kap. 31 § SFL). Ett beslut om tidigare deklarationstidpunkt gäller tills vidare (prop. 1996/97:100 s. 572).

I de fall att deklarationsdagen infaller på en lördag, söndag eller helgdag ska deklarationen ha kommit in senast därefter följande närmaste vardag. Det framgår av lagen (1930:173) om lagstadgad tid.

Tidpunkter för att lämna arbetsgivardeklaration för den som inte lämnar mervärdesskattedeklaration

Arbetsgivardeklarationen ska, enligt 26 kap. 32 § SFL, ha kommit in

• senast den 12:e månaden efter utgången av redovisningsperioden, dock
• senast den 17:e i januari och augusti.

En utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe kan få lämna arbetsgivardeklaration en gång om året

Skatteverket får besluta att den som är skyldig att betala arbetsgivaravgifter och är bosatt utomlands eller är en utländsk juridisk person som saknar fast driftställe kan få redovisa vid en annan tidpunkt (26 kap. 38 SFL). Observera att skyldigheten gäller alla som betalar ut ersättning för arbete, inte bara arbetsgivare. Det krävs särskilda skäl för att kunna få ett beslut. Ett sådant skäl kan vara att det finns betydande praktiska problem att varje månad lämna en deklaration och betala arbetsgivaravgifter (prop. 1996/97:100 s. 572). Det kan finnas särskilda skäl om den som får ersättningen arbetar utomlands. En utländsk arbetsgivare är i vissa fall skyldig att betala arbetsgivaravgifter på utbetald ersättning trots den anställde inte arbetat i Sverige. En sådan skyldighet kan förekomma när EU-förordningen om samordning av de sociala trygghetssystemen blir tillämplig ((EG) nr 883/2004). Under vissa förutsättningar kan en anställd som är bosatt i Sverige utan att arbeta här, ändå tillhöra svensk socialförsäkring. Arbetsgivaren ska då betala arbetsgivaravgifter på ersättningen i Sverige. Har arbetsgivaren ingen anknytning till Sverige och det gäller att fåtal anställda, så kan det vara ett särskilt skäl att få redovisa på annat sätt eller vid en annan tidpunkt. Det kan även finnas andra situationer där EG-rätten medför avgiftsskyldighet i Sverige utan att arbetsgivaren har någon verksamhet här. Även i dessa fall så kan det finnas särskilda skäl att få redovisa på annat sätt eller vid en annan tidpunkt.

Den möjlighet som finns att redovisa vid en annan tidpunkt bör gälla under den tid som svårigheterna finns kvar. Det kan vara svårt för Skatteverket att få reda på när och om arbetsgivarens svårigheter upphör. Därför bör Skatteverket kontinuerligt kräva att arbetsgivaren beskriver den aktuella situationen. Ett beslut bör därför begränsas i tiden och normalt inte gälla längre tid än två år.

Skatteverkets beslut ska tala om när arbetsgivaren ska komma in med arbetsgivardeklarationen. Redovisningen i arbetsgivardeklaration bör inte ske senare än den 17 januari året efter beskattningsåret.

Om de anställda arbetar i Sverige anser Skattverket att den utländske arbetsgivaren ska redovisa och betala som vanligt. Beslutet kan överklagas till Förvaltningsrätten. Överklagandetiden är två månader (67 kap. 12 § SFL). Ett beslut från Förvaltningsrätten får inte överklagas (67 kap. 26 § 2 SFL). Förvaltningsrätten har vid ett flertal tillfällen prövat frågan om det har funnits särskilda skäl där de anställda har utfört arbetet i Sverige (t.ex. Förvaltningsrätten i Stockholm, mål nr 1883-03, 2001-05-21 och mål nr 12678-00, 2000-08-17). De utländska företagen har anfört olika skäl för att få redovisa en gång om året. Det har handlat om språksvårigheter, brist på administration i Sverige och kostnader för att anlita konsulthjälp för att få hjälp med redovisningen. Förvaltningsrätten menar att i dessa fall, har det inte förlegat särskilda skäl för att få redovisa och betala vid en annan tidpunkt. Observera att beslutet om särskild redovisning bara gäller för arbetsgivaravgifter. Skatteverket anser att en utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige inte ska göra skatteavdrag.

Beslut om att viss verksamhet ska redovisas för sig

I regel ska den som är skyldig att lämna arbetsgivardeklaration redovisa allt i en deklaration. Det kan dock finnas situationer där Skattverket kan kräva att viss verksamhet redovisas för sig. Ett exempel på när det kan vara nödvändigt är om en av delägarna i ett enkelt bolag eller partrederi ska svara för redovisning och betalning av skatten. Skatteverket får då besluta att den verksamheten ska redovisas för sig och inte tillsammans med annan verksamhet som delägaren bedriver (26 kap. 39 § SFL).

Uppgift om kostnad för sjuklön i arbetsgivardeklaration

En arbetsgivare ska lämna uppgift om sjuklönekostnad i arbetsgivardeklarationen. Det framgår av 17 b § lagen (1991:1047) om sjuklön. Uppgiften hämtas in för Försäkringskassans räkning och används för att beräkna om arbetsgivaren ska få tillbaka ersättning på grund av för höga sjuklönekostnader.

De kostnader som ska betalas och räknas med i underlaget enligt sjuklönelagen är:

• Kostnader för dag 2–14 i sjuklöneperioden med högst 80 procent av lönen och andra anställningsförmåner (för dig som har anställda med särskilt högriskskydd, eller allmänt högriskskydd, gäller det från dag 1).
• Arbetsgivaravgifter på sjuklönen ska räknas med. Tänk på att avgifterna är olika beroende på de anställdas ålder.
• Räkna inte med kostnader från kollektivavtal eller särskilda avtal med den anställde.

För mer information, se Försäkringskassan.

Arbetsgivaren ska lämna uppgifter om andra statliga stöd i vissa fall

Om arbetsgivaren ska tillämpa reglerna om särskild beräkning av arbetsgivaravgifter, allmän löneavgift och särskild löneskatt (växa-stöd) ska hen lämna uppgifter om annat stöd av mindre betydelse som beviljats under beskattningsåret och de två föregående beskattningsåren. Arbetsgivaren ska även lämna övriga uppgifter som behövs för att Skatteverket ska kunna göra en bedömning av rätten till ersättning (26 kap. 19 a § SFL). Paragrafen får en ny beteckning (19 f §) från och med 2018-07-01.

Exempel på övriga uppgifter som kan vara nödvändiga är uppgifter om stöd av mindre betydelse som har beviljats andra företag som den uppgiftsskyldiga står i intressegemenskap med. Med företag avses i detta sammanhang inte endast det enskilda företaget (förordning 1407/2013 artikel 2.2). Ett företag kan omfatta även andra bolag och enskilda näringsidkare som står i intressegemenskap med uppgiftsskyldige på sådant sätt att det bör ses som ett enda företag (prop. 2017/18:1 sid. 328).